做好規(guī)劃檔案管理工作的研究與探討

摘 要：檔案管理工作的目的在于為國民經(jīng)濟及其各項工作服務提供信息，為城市發(fā)展、規(guī)劃提供正確的決策依據(jù)。黨的十八大以來，檔案管理工作隨著經(jīng)濟的發(fā)展面臨著更多的挑戰(zhàn)，也引來了更多的機遇。本文將從檔案規(guī)劃管理的意義和特點為出發(fā)點，來探討新時代下檔案管理中存在的問題和解決方法，使其更有效率。

關鍵詞：檔案管理；問題與方法；工作探討

城市規(guī)劃檔案來源于城市規(guī)劃部門在日常各項業(yè)務，是城市規(guī)劃部門對于其業(yè)務的總結與記錄，為將來工作的備案資料，既包括城市規(guī)劃的申請、證件、文件、方案，還包括相關部門的批示、相關會議紀要以及記錄這些資料的光盤。所以，如何合理規(guī)劃保存這些重要的檔案，探討妥善管理這些檔案的意義，找出目前管理工作中的問題并解決，才是我們目前工作的中心。

1 規(guī)劃檔案的特點及意義

城市規(guī)劃檔案具有三個主要特點。首先，城市規(guī)劃檔案具有一定的法律權威性。城市規(guī)劃檔案是在相關政府部門依照城鄉(xiāng)規(guī)劃法所形成的關于建筑工程的一書兩證的文件以及其他相關法律文件。這些檔案匯集了幾乎所有相關政府職能部門的相關意見，是土地使用和建設的重要依據(jù)，具有一定的法律權威性。在公民辦理建筑物產(chǎn)權、產(chǎn)籍證等相關業(yè)務的過程中，城市規(guī)劃檔案可以起到法律憑證作用，這是其他的城建檔案無法起到的作用。其次，城市規(guī)劃檔案的具有客觀真實性。城市規(guī)劃檔案在相關文件上明確了城市建設工程的造價、功能、面積、性質(zhì)、建筑單位等相關信息，是城市建設工程的最為客觀和直接的反映。通過相關政府部門批復后的建筑工程是需要根據(jù)相關文件證明進行驗收和監(jiān)督的，只有滿足規(guī)劃檔案要求的城市建設工程才是最為合格的。最后，城市規(guī)劃檔案內(nèi)容具有廣泛性的特點。城市規(guī)劃檔案的主要內(nèi)容既包括兼職工程的報建、廣告招牌、建筑功能，還包括規(guī)劃的建設單位、建筑類型等信息，內(nèi)容十分廣泛。

城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案是我國長期城鄉(xiāng)規(guī)劃建設中形成的寶貴歷史資料，做好城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理，對于推進城市化進程，促進城鄉(xiāng)規(guī)劃管理水平的不斷提高有著重要的意義。

2 規(guī)劃檔案管理工作中存在的問題

當前城市規(guī)劃檔案管理工作中還存在較多的問題，主要包括：檔案整理、歸檔的問題，檔案利用率低，管理水平低下，信息水平較低，檔案管理專業(yè)人才不足等。檔案整理、歸檔的問題，規(guī)劃檔案在整理、歸檔過程中普遍存在遺漏，相關內(nèi)容記錄不準確，圖紙缺頁、破頁，批復材料不健全等問題。檔案利用率低，由于規(guī)劃檔案管理機構對規(guī)劃檔案的重要性重視程度不夠，相關部門對于規(guī)劃檔案的查閱次數(shù)十分少，從而造成規(guī)劃檔案的利用頻率、調(diào)檔、查檔、閱檔等指標低，難以發(fā)揮檔案作為工作和記載重要信息抓手的作用。管理水平不高，鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃檔案管理水平低、分類不科學、上架不整齊、存放不規(guī)范，隨意存放，沒有制定規(guī)范的管理流程和調(diào)、查、閱檔程序，調(diào)檔、查檔、閱檔隨意性大。信息水平較低，在鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃檔案管理部門，特別是鎮(zhèn)區(qū)政府部門，完全采用計算機管理檔案、實現(xiàn)檔案管理信息化操作的不多，目前依然采取傳統(tǒng)的管理模式和操作方式，信息化水平低，在一定程度上制約了檔案管理的效率和利用效果。.檔案管理專業(yè)人才不足。新形勢下，規(guī)劃檔案管理需要專業(yè)的檔案管理人才。但當前規(guī)劃檔案管理工作人員大部分是業(yè)余的或者是年齡比較大的干部，年輕干部對檔案管理工作不專業(yè)、不上心，不盡心，檔案管理人員逐漸流失，鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃檔案管理發(fā)展舉步維艱。

3 提升規(guī)劃檔案管理水平的方法

3.1 堅持服務優(yōu)先的理念，創(chuàng)新管理服務機制

城市規(guī)劃檔案的自身三個特點要求相關檔案管理人員必須具有一定的創(chuàng)新精神，開拓相關服務領域，充分開發(fā)城市規(guī)劃檔案的作用，為整個城市的發(fā)展提供指導與依據(jù)。檔案管理人員在思想觀念上要與時俱進，不斷學習新方法新理念，從而摒棄掉陳文舊規(guī)，改善管理方法和服務方式，加強檔案管理人員的服務意識，從而積極地提供檔案的重要服務性能，發(fā)揮規(guī)劃檔案的自身價值，為城市建設與發(fā)展提供實質(zhì)性的服務。此外，檔案管理工作需要簡化利用手續(xù)，便于提供服務，加強檢索性能的提升，最大化發(fā)揮規(guī)劃檔案的積極作用。

3.2 堅持科學化管理，將一切工作規(guī)范化

城市規(guī)劃檔案管理工作是一項綜合性的管理工作，必須將各類信息載體與各類規(guī)劃檔案內(nèi)容融為一體，進行統(tǒng)一的科學化管理，提升檔案的管理效率，使檔案管理更加的規(guī)范。在規(guī)劃檔案的管理過程中要加強對規(guī)劃檔案的保護性工作，對相關風險進行深入分析，建立相關機制，預防有關問題的出現(xiàn)。在歸檔過程對相關文件資料的破損以及確實狀況進行詳細記錄，并深入分析，起到有效補救作用。通過科技手段你對相關資料進行備份保存，從而有效提高相關規(guī)劃檔案資料的使用壽命，發(fā)揮規(guī)劃檔案的深遠作用。檔案管理工作是一項目標性的管理項目，必須在充分分析城市發(fā)展的狀況的基礎上，最大限度地實現(xiàn)地梁管理，對管理目標進行剖析，全面落實相關管理目標，根據(jù)相關管理準則，做到每一項工作有章可循，使規(guī)劃檔案的管理實現(xiàn)規(guī)范化，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

3.3 切實提升規(guī)劃檔案管理工作人員的自身素質(zhì)

近年來，隨著我國城市建設的不斷推進，城市規(guī)模不斷發(fā)展，各級政府部門對城市建設的要求更高，這在很大程度上對規(guī)劃檔案的管理工作提出了更高的要求。實現(xiàn)規(guī)劃檔案管理的完美管理，充分發(fā)揮規(guī)劃檔案的作用就必須要求建設一支有能力和水平的規(guī)劃檔案管理人員，這就要求我們在實際工作中全面提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。具體方式包括：專業(yè)培訓、檔案管理課題講座、現(xiàn)場幫扶操作、相關兄弟單位的實地考察等等。只有將這些工作落到實處，才能切實提升劃檔案管理人員的水平與綜合素質(zhì)。此外，除了加強對規(guī)劃檔案管理人員的檔案管理培訓的同時，還需要提升其相關技能，包括計算機技術水平、外語水平等，這樣才保證規(guī)劃檔案管理者人員在實際檔案管理中游刃有余，提升規(guī)劃檔案管理的有序化和科學化。

4 結語

城市規(guī)劃檔案管理對于城市建設的發(fā)展具有重要的指導作用，必須認真對待。城市規(guī)劃檔案具有法律權威性、客觀真實性、內(nèi)容廣泛性等特點，在實際管理中存在較多的問題，包括：檔案整理、歸檔的問題，檔案利用率低，管理水平低下，信息水平較低，檔案管理專業(yè)人才不足等。檔案整理、歸檔的問題，規(guī)劃檔案在整理、歸檔過程中普遍存在遺漏，相關內(nèi)容記錄不準確，圖紙缺頁、破頁，批復材料不健全等。這就要求在實際的檔案管理中堅持服務優(yōu)先的理念，創(chuàng)新管理服務機制，堅持科學化管理，將一切工作規(guī)范化，切實的提升規(guī)劃檔案管理工作人員的自身素質(zhì)。

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作者簡介

嚴曉慶（1984-），女，江蘇省揚中人，本科，畢業(yè)于鹽城師范學院，中學一級教師，目前研究方向：規(guī)劃檔案管理。endprint