大數據時代背景下的檔案管理探討

熊焰

摘 要：新時代的背景之下，對檔案行業造成了較大的沖擊，其發展也帶了了較大的影響。在大數據背景之下如何能夠提高檔案管理水平是值得深入研究的問題。本篇從多個方向研究目前檔案管理所面臨的嚴峻形勢，同時分析出未來的發展趨勢。面對激烈的市場競爭，檔案管理必須要充分認識到自身存在的一些問題，提高檔案管理的價值。筆者通過多年的實踐經驗總結出。

關鍵詞：新時代；檔案管理；挑戰；機遇；價值

時代向前發展，技術和知識也在不斷的進步，任何行業的技術都在向前發展，也能夠體現該社會的進步特性。現代化的社會中出現了較多先進的技術，比如，互聯網、計算機等等，計算機數據更新非常快，并且不停的在變化，實現數據的輸入和輸出。根據目前數據的標準來，經過5年的發展，將會有130萬ZB數據出現，其形式全部為電子版本，是當前數量的20倍，這就促進了我國大數據時代的到來，。

1 大數據下傳統檔案管理變化

1.1 管理理念的改變

傳統的檔案管理是將檔案進行分類處理，其主要形式為紙質版本，與圖書的性質相同，每一個類別都非常明了，同時有層次，此時才能很好的管理檔案資料。大數據時代的到來將檔案的所有大量的信息綜合在一起，建成海量的數據庫信息，必須要有強大的決策能力以及較強的信息分析能力才能完成，這與傳統管理觀念有著巨大的不同。

1.2 工作性質的挑戰

隨著時代的發展，大數據管理的形成，使得檔案管理已經不會全部的紙質答案，還涉及到大量的電子檔案。此時，許多通過先進的技術手段對數據進行合理的儲存和分類處理，同時在所有的檔案信息中及時的掌握其存在的信息價值，因此，在大數據的背景下能夠促進提高檔案管理的水平和效率，保證人們可以快速的查閱檔案，也給工作人員帶來了巨大的挑戰。

1.3 工作人員應該積極學習新技能

大數據技術的發展，檔案管理也走進了新的發展階段，為了能夠更好的提供服務，及時的查閱所需要的檔案信息，同時將所有信息進行數字化處理，實現多元化的發展，是未來發展的必然趨勢。比如，大數據能夠將所有的信息架構分類處理各個方面的信息，此時就要求從事檔案管理的人員必須要不斷學習新技術、新技能，才能正確的理解管理觀念，提高工作效率，具備較高的專業技術水平。

2 大數據時代促進檔案管理的發展

2.1大數據檔案信息給使用者帶來了巨大的益處，政府部門以及工業企業在進行工作時，都會形成大量的文件資料，而隨著業務量的不斷增加，其資料數量也在不斷上升，對于未來文件的發展帶了了巨大的考驗。雖然所有的部門在工作時會建立一個數據庫來完成對于檔案的管理工作，但是以往的數據庫容量不能存儲海量信息，數據庫更新較慢，不能很快的提取信息，這就限制了其發展。各個事業單位每天都大量的工作需要處理，因為數據庫容量的問題，在存儲新文件時必然會損壞其中一些文件，以保證有足夠的空間可以使用。損壞的文件將不會重復利用，也就導致了文件的損失，甚至會造成巨大的經濟損失。大數據時代的到來正好能夠解決這一問題，及時的修正因為容量不足而造成的信息損壞。首先對舊檔案進行備份，及時檔案已經損壞或者消失，管理員仍然可以通過備份文件查找，同時大數據將儲存空間擴大了幾倍甚至幾十倍，可以大量的存儲檔案。這種方式非常的高效，其可以通過計算機隨時查閱，還能夠加速新信息的儲存，又能防止就檔案的丟失。

2.2 大數據時代帶來的巨大便利

傳統的檔案管理通常管理的是紙質檔案，各種檔案基本是被動的進行管理，要想查閱檔案需要大量的時間才能完成，導致工作鞋效率的降低。大數據的到來能夠從根本上改變這種工作狀況，其與云技術結合在一起，在短時間內就能夠完成信息的查閱，提高了工作效率，同時能夠節約大量的社會資源，也是社會發展的一個主要標志。

3 大數據帶來的新型檔案管理價值

3.1 合理配置資源，減少檔案管理人員的數量，提高工作效率

檔案管理的工作狀態與人員的素質有著密切的關系，能夠直接影響整個檔案管理業的發展。而大數據時代的來勁，管理檔案的方式也有了巨大的改變，管理人員水平在不斷提高，觀念也在不斷改變，并且要求其具有較高的專業素質，要滿足大數據時代的需求，而且能夠更好的完成檔案管理的工作。大數據時代進行檔案管理也就擯棄了傳統的人工管理的方式，促進理念的產生。目前我國許多的高等教育學校都設置了檔案管理專業，為我國檔案業培養更多的專業人員，由此可見，如果檔案館在工作中需要人員的時候，可以優先考慮這些高素質的人才，通過專業的培訓和學習，真正的提高該行業的整體水平，當遇到發展瓶頸的時候，可以及時的改變發展方向，帶來發展機遇。

3.2選擇數據管理檔案的時候，檔案館可以將自身的業務與國內上一些商務的公司或者從事檔案管理的機構合作，在管理人員工作時，可以使用數據進行管理。只有將數據與管理方式有效的結合才能從根本上提高技術水平，將兩者高效的結合在一起。打破傳統思想對于檔案業發展的限制，同時應該加強研發工作，尋求一條高效的發展之路，切實提高檔案管理的技術水平。在大數據發展時代，一臺計算機已經不能夠勝任到所有的檔案管理，如果要將所有的文件信息進行分層管理，那么就必須要運用云計算技術。檔案管理的工作一成不變的，需要多個機構和領域緊密結合，才能夠意識到管理方面存在的不足，不斷改善和提高技術水平，從而促進工作效率的提升。

3.3 要建立合理的管理機制

大數據時代為檔案管理帶來了巨大的益處，同時使管理工作更加的方便和便捷，同時能夠減輕工作人員的強度和壓力，但是也面臨著巨大的挑戰。大數據時代，信息比較開放，并且人們加速了信息的互換和交流。但是在這個過程中，信息容易發生損失和流失，造成安全性能較低的現象，因此必須建立合理的管理機制，保障信息的安全。這種情況下，管理人員通過管理大量的信息，保護了檔案的安全性，防止在進行交流時損失重要的文件資料，帶來巨大的損失。政府機構應該更加重視檔案管理的安全性，積極進行現代化的信息化建設，提高其技術水平。政府部門檔案信息非常重要，在其有力的支持下，我國檔案工作也能夠積極的發展，從根本上提高其水平。

4 結束語

大數據的時代是未來發展的必然趨勢，在促進社會不斷發展的同時能夠保證答案管理的前進和發展。檔案工作人員在大數據時代面臨著巨大的工作壓力和挑戰，必須要不斷學習新專業、新技能才能適應時代的步伐。新技術、新時代的促進下，我們應該提高檔案管理的水平和技術，使用高水平的技術，挖掘檔案信息中存在的巨大寶藏，促進該行業更好的服務社會。

參考文獻

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