信息化在高速公路檔案管理的應用探究

摘 要：高速公路檔案管理是高速公路工程管理的重要組成部分，本文對信息化技術在高速公路工程的檔案管理中的應用進行系統介紹，分析檔案信息化的特點，對高速公路工程建設項目資料檔案管理系統這一信息化檔案管理平臺的運作步驟進行詳細分析和探討，同時總結信息檔案管理中的注意事項。

關鍵詞：高速公路工程；檔案管理；信息化技術

高速公路建設工作中的檔案管理工作對于高速公路工程的管理具有重要的意義，然而高速公路工程的相關資料及其檔案涵蓋建設周期的各階段，卷帙浩繁，給檔案管理工作帶來不少困難，另外工程檔案還將為日后的維修養護和大修改造提供參考，尤其是對于隱蔽工程和不易檢測的構件具有重要意義，因此檔案的完整和準確度是檔案工作的重點，近年來由于信息化技術的發展，信息化不斷應用于高速公路工程的檔案管理工作中，有效提高檔案歸檔效率，保證檔案信息的完整程度和準確程度。本文對高速公路建設信息化的相關內容進行分析，為類似問題提供參考。

1 檔案信息化的特點分析

傳統的高速公路建設項目的檔案大多是采用紙質版，紙質檔案的缺點較多，主要是：紙質檔案需要耗費較多的人力和時間進行編制，紙質檔案涉及整個建設周期，內容較多、數量龐大，如要存儲，需要大量的空間和配套的檔案柜等設備，保管和利用成本都比較大，查找效率低，不便于查找。

隨著信息技術的發展，信息技術不斷應用于檔案管理中，紙質檔案的上述缺點可以得到解決和改善。目前高速公路工程項目除在建設單位留存一份完整檔案外，其他信息可通過其他載體保留檔案，以便減少存檔的空間和設備，減少庫房的使用，另外通過電子信息查檔，可以更為快捷地提高檔案的檢索效率，實現遠程實時查詢。目前的技術手段，主要是采用先進快捷的現代化網絡技術及通信技術管理所有檔案的資料和文件信息，從而改變以往的紙質化管理，提高檔案管理效率和逐漸實現檔案管理信息化。

新的技術手段在檔案管理工作中的應用，經常結合高速公路工程的特點作為依據及基礎，將開發成基于高速公路工程項目的檔案管理系統，即形成以集項目化辦公為一體的系統，將建設單位、設計單位、施工承包商之間的業務統一到管理軟件中，各方收集各自的檔案，各自按規范歸檔至系統中，數據可共享，這是檔案信息化的重要一個優勢。信息化的檔案管理系統執行的標準和規范應與國家和地方標準的相關內容相一致，依據工程建設標準化建設工程檔案，保證其符合各項要求。

高速公路工程建設的資料和信息具有原始性，另外還要求具有法律效力，這些都對檔案管理提出較高要求，同時出于保密性的要求，對于系統安全的防護性能，防泄漏防黑客等有特殊要求和規定。在網絡信息中，將采取更為先進的加密軟件，嚴格限制用戶權限，防止被盜用，從而保證網絡管理中資料的安全。同時無論是網絡信息系統還是管理軟件都應安排專業人員定時進行系統的維護和管理，保證系統的暢通無阻。此外，在實踐中，還應建立和健全信息化管理系統中與現行高速公路工程資料管理相匹配的管理制度，主要在于以檔案管理系統有目的、有針對性的對各施工過程進行檢查，從而保證相關的工程資料不漏做，真實、可靠以及全面。

2 信息化在高速公路工程中的應用

2.1 信息化平臺

高速公路工程施工過程中的相關資料和文件應和建設周期同步，且各項資料都應進行及時的管理，紙質版的檔案管理常常出現資料后補，更新慢等問題。而信息化手段則可以解決這種弊端，本文以“高速公路工程建設項目資料檔案管理系統”這一信息化檔案管理平臺為例，介紹信息化在檔案管理中的應用。

該信息化管理平臺是基于整個項目的建設周期，且執行國家相關檔案管理的要求和規定。整個平臺采用C/S及B/S的管理結構，支持客戶端到服務器和瀏覽器到服務器的這兩種執行模式，目前建設單位通常采用前者，而施工承包單位則采用后者，查詢功能通過B/S模式執行，有利于提高檢索效率和提高通用性。平臺的設計可分為三個層次，第一層主要提供平臺介紹用戶指令，第二層將接受的指令轉化為計算機語言，第三層是數據儲存平臺，專門存儲數據，以便支持用戶訪問和定期的維護。

平臺還配備數字化處理系統，可處理資料掃描、處理圖像的切黑邊、糾偏等。另外支持DWG、PDF、JPEG、BMP等多種類型，方便數據的引用，通過項目信息的檢索可快速搜索出相應文件及相關資料。

2.2 平臺做法具體步驟

（1）高速公路工程的劃分及項目信息錄入，根據相關規范和要求，建立存檔分類。

（2）根據分類及標準，以竣工文件分類方案、參建單位及單位工程、分部分項工程等建立結構樹，建立相關的目錄，為索引及材料上傳和掃描做準備，檔案的分類及相關進度緊密配合，滿足高速公路工程的檔案使用。

（3）按目錄收集項目的相關技術資料和文件，將資料和文件上傳到服務器。

（4）整理文檔，根據目錄，將收集的文件和資料進行編號和整理。

（5）圖像整理，通過內置的軟件，對文件、資料等進行文件圖像掃描及處理，處理完成后進行編號整理排序。工程的原始資料可采用平臺支持的TIFF格式的文件，而相關圖紙及告訴公路工程監管的照片則可以使用平臺支持的圖像文件DWG和JPEG。

（6）索引。掃描完成的文件與前面所建立的目錄進行掛鉤鏈接。

（7）錄入平臺。將信息錄入平臺中，檢查文件鏈接、文件名的正確性和匹配性。

（8）組卷。平臺可以自動組卷和多方塊組卷，組卷速度每小時可達1500卷，從而大大提高高速公路工程檔案的組卷編制效率。

（9）制作光盤。對于已經完成的高速公路工程的檔案，將所有信息等資料制作成能獨立檢索的高速公路工程的現場檔案光盤。

3 高速公路工程信息檔案管理中的注意事項

1、定期對入庫后的高速公路工程進行隨機抽查，以驗證檔案的檢索可靠性及完整性。

2、檔案平臺的資料隨平臺升級而更換儲存載體，但為防止升級過程中的數據丟失，應按要求進行舊版本備份。

3、對于檔案信息平臺服務器的溫度控制和相對濕度等有特別要求，另外還應防火、防塵等。

4、平臺在支持網絡檢索時，應采取安全保密措施，提供可靠監管措施。

5、在銷毀檔案時，應及時在后臺服務器中刪除檔案的目錄。

4 結語

信息化技術在高速公路工程管理的應用越來越廣泛，信息化為高速公路工程檔案管理提供便捷、高效、安全的管理模式，可有效降低管理成本和提高工作效率，推動高速公路工程檔案管理的快速發展。

參考文獻

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作者簡介

鐘媚（1987-），女，湖南新邵人，大學本科，從事高速公路檔案管理工作。endprint