運用office宏實現工程資料高效歸集與檢索

楊志軍

摘 要：隨著辦公自動化系統的發展和不斷完善，基于計算機網絡技術的無紙化辦公得到廣泛應用，其對信息的快速合成與傳遞是傳統辦公模式無法比擬的。運用Excel電子表格的強大功能，能夠方便地處理多重文件、交叉文件、復雜文件，起到事半功倍的效果。介紹了如何通過Excel宏和相關鏈接技術集中管理工程資料，以方便快速、準確、高效地查閱工程資料，共享數據信息。

關鍵詞：office宏；工程資料；歸集與檢索；無紙化辦公

中圖分類號：TP317 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.08.097

1 背景分析

隨著計算機的普及和辦公軟件的不斷完善，無紙化辦公已逐漸滲入到各個領域，計算機在工程建設領域也得到了廣泛應用。使應用程序自動化還是充滿挑戰的領域。對每個需要自動化的應用程序，人們不得不學習一種不同的自動化語言。隨著Microsoft Office辦公自動化軟件的不斷普及，綜合統計分析人員都能較為熟練地操作Excel電子表格軟件。例如，可以用Excel的宏語言來使Excel自動化，使用Word Basic使Word自動化等。微軟決定讓它開發出來的應用程序共享一種通用的自動化語言——VBA，可以認為VBA是非常流行的應用程序開發語言Visual Basic的子集。VB具有自己的開發環境，而VBA必須寄生于已有的應用程序。運行VB開發的應用程序，用戶不必安裝VB，因為VB開發出的應用程序是可執行文件（*.EXE），而VBA開發的程序必須依賴于它的“父”應用程序，例如Excel。

Excel電子表格軟件是應用最廣泛的軟件之一，它的數據處理、圖表功能及各種函數和工具深受廣大用戶的喜愛。Excel的強大優勢還在于它提供的宏語言Visual Basic for Application（VBA）。Visual Basic是Windows環境下開發應用軟件的一種通用程序設計語言，功能強大，簡便易用。VBA是它的一個子集，可以廣泛地應用于Microsoft公司開發的各種軟件中，例如Word、Excel、Access等。

多數Office程序（包括Excel）所用的宏代碼語言都是VBA。VBA可以稱作Excel的“遙控器”。通過逐步執行程序為您保存的操作而在Excel中錄制過宏。錄制宏時，Excel會在附加到工作簿的模塊中錄制描述操作的VBA代碼。Excel中的宏是存儲在工作簿中的代碼段，它可以自動處理重復的任務，快速地組織數據。宏可以使我們的工作和生活更加方便。這正是它值得關注的原因。模塊是用于存儲宏的容器，宏用VBA語言編寫。

2 實施步驟

2.1 在文件中加入超級鏈接

對于存儲在本地、工作組或者局域網中共享的文件數據，可通過在文件中設置超級鏈接來定位文件，如圖1所示。

文件的超級鏈接一方面可以快速定位和打開所需文件，另一方面可以杜絕文件出錯。一旦文件不存在或讀取錯誤，文件就會中斷自動合成并跳出提示信息。點擊“調試”，出錯信息就會以突出的背景色顯示在Visual Basic編輯器的代碼段中。

2.2 錄制宏

記錄宏其實就是將工作的一系列操作結果錄制下來，可以使用office菜單“工具→宏→錄制新宏”，這樣將產生一個宏。可是宏記錄器只允許用戶完成用VBA可能完成的一部分，而不少工作必須通過編寫VBA程序來完成。具體步驟是通過office菜單“工具”→“宏”，選中需編輯的宏，按“編輯”鍵，就可以對這個宏進行編輯。也可以通過在“工具”菜單上，指向“宏”，然后單擊打開“Visual Basic編輯器”。“Visual Basic編輯器”是一個用于編寫和編輯VBA的工具。我們可以在過程中加入程序，也可在宏中加入新的過程。插入一個模塊，作為存儲宏的容器。在開始編寫宏之前，需要先想好將宏保存在哪里。模塊是存儲宏的容器，它通過VBA項目更大的容器附加到工作簿中。Excel和Word中的許多操作都可以是一個“宏”。“記錄宏”其實就是將工作的一系列操作結果錄制下來，并命名存儲（相當于VB中一個子程序）。在Excel和Word中，“記錄宏”僅記錄操作結果，而不記錄操作過程。

錄制完成后，使用Excel和Word菜單“工具→宏→停止錄制”，選擇“工具→宏”，點擊運行，可以測試和編輯新錄制的宏。

2.3 設置快捷鍵

在Excel和Word“工具”菜單上，指向“宏”，選擇需要設置快捷鍵的宏，單擊“選項”，設置運行該宏的快捷鍵。因為在Excel和Word中可能包含多個不同功能的宏，例如當您需要對某一數據區域執行多次操作或對多個數據區域執行操作時，便可使用嵌套循環，宏的嵌套循環就需要多個宏的運行來實現。設置快捷鍵可以快速找到并運行需要的宏，防止出錯，如圖2所示。3 結束語

就大型建設項目而言，大量的業務和運營數據對企業的經營分析活動具有至關重要的作用，是企業經營決策層進行決策活動的依據和基礎。大量的信息由企業IT部門的工作人員依據數據庫中的數據生成統計信息和相關的文件，展現給企業的綜合統計分析人員。宏技術優勢體現為速度快、正確率高，主要適合于處理大量重復的統計數據和文件的制作組卷合成，有利于降低勞動強度，對于工序煩瑣、易出錯的各類文件，有很好的應用前景。

〔編輯：劉曉芳〕