淺談供熱項目檔案管理思路

趙良杰

摘要：供熱項目檔案是供熱企業在工程建設過程中不可或缺的一項重要工作，涉及到工程建設的方方面面，因此必須把供熱項目檔案工作納入科學化、規范化的管理軌道，全面規范企業檔案工作，提高現代化管理水平，為建設一流的供熱項目提供檔案方面的保證。本文結合供熱項目檔案資料的特點及分類管理原則，針對當前管理工作中存在的問題通過建立信息化操作平臺、加強部門人員培訓等措施來改善現狀，全面提高檔案管理水平。

Abstract： The heating project archives management is an important work which is indispensable for the heating enterprises in the construction process. It involves all aspects of the project construction. Therefore， it is necessary to incorporate the archives of the heating project into the scientific and standardized management track， and improve the level of modern management， to provide file assurance for the construction of first-class heating project. In this paper， based on the characteristics of the archives of heating projects and the principles of classification management， in view of the current management problems， the archives management level is comprehensively improved through establishing information technology platform， strengthening departmental training and other measures.

關鍵詞：供熱項目；檔案管理；編制

Key words： heating project；archives management；compilation

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）16-0019-03

0 引言

供熱項目檔案資料是在項目實施過程中與工程進度同步形成的，是從供熱項目立項開始直到實施結束、竣工驗收為止，各階段所產生的、與供熱系統相關的各種文件、資料、設計圖紙、圖表、計算資料、試驗報告與試驗資料、工程照片、記錄照片、錄像、光盤等。供熱項目檔案資料作為一種從科技和經濟領域衍生出來的重要的科技信息資源，在企業的運營和管理中發揮著至關重要的作用。在日常工作隨時注意對檔案資料的收集、整理或者檢索、應用，促進檔案系統日趨完善、規整，同時達到通用的要求，對于供熱項目的順利實施，以及供熱設備的維護和管理，都有非常重要的意義。本文結合供熱項目檔案資料的特點及分類管理原則，針對當前管理工作中存在的問題通過建立信息化操作平臺、加強部門人員培訓等措施來改善現狀，全面提高檔案管理水平。

1 供熱項目的檔案特點、分類及檔案編制原則

1.1 供熱項目檔案資料的特點

1.1.1 成套性

對于供熱管網項目，從項目立項（核準、可研、評估）、項目設計、項目準備、項目管理、項目施工到項目竣工，形成的檔案相互聯系、不可根據供熱區域的延伸和熱負荷的需要，可能還會有新建鍋爐工程，還會涉及設備維修、改造等，生成相應的檔案。因此，供熱管兩項目從建設到生產運營所形成的檔案有較強的獨立性、成套性特點。

1.1.2 復雜性和多樣性

對于熱電聯產項目，為了最大限度發揮供熱潛力，使供熱管網在安全、穩定的狀態下充分滿足采暖高峰期的熱負荷需求，同時有效平衡熱網投資。需要建設與供熱管網配套的調峰熱源廠，在電廠突發故障后，以確保供熱管網持續供熱維持熱力系統正常運行。調峰熱源廠主要選用燃煤高溫熱水鍋爐為階段性調峰鍋爐，經換熱站進行熱力交換后為終端用戶送出采暖低溫水。熱力管網工程主要包括一次管網和二次管網。一次管網指的是蒸汽網、高溫水網，二次管網主要指的是居民小區的供暖網，兩套管網系統通過設在廠外的熱力站實現連接，采暖熱水網由熱網站引出后直接連接各換熱站，利用換熱站中的水換熱加熱。二級熱水網直接連接終端用戶。熱水網和蒸汽網均以預制保溫管直埋敷設到位，過路段采用鋼套鋼管直埋敷設，架空管道采用無推力旋轉補償器對管道熱膨脹進行補償，直埋管道采用外壓式波紋補償器。

因此，對于像熱電聯產項目一類的專業多、輻射面廣、采用不同方式供熱的項目，就需要加強熱網技術的研究，相應的檔案系統也應該建立起來。檔案管理人員應該熟悉供熱項目檔案資料的特點，根據這些特點制定出可靠的管理方案才能提高檔案管理效率。

1.2 供熱項目檔案編制原則

1.2.1 熱電聯產項目

熱電聯產項目即以發電為主、供熱為輔的供熱項目。借助兩臺機組抽汽管道抽汽，再通過換熱站和配套的熱力管網輸送終端用戶，相應的銷售檔案和技術資料一律參考DIVT241—2012《火電建設項自文件收集及植案整理規范》，按照規范的目錄號和分類號進行編制。

1.2.2 過渡熱源項目及配套熱源項目

在供熱項目前，在初期必須先投建配套的蒸汽鍋爐，以滿足項目在建期間的用汽需要。為了充分發揮供熱系統的供熱能力，特別是在系統出現事故的條件下保證持續供熱，滿足熱電聯產企業在采暖高峰期的熱負荷需求，除了蒸汽鍋爐，還須建設調峰熱源項目。

對于過渡熱源和配套的調峰熱源項目的檔案資料，從項目通過審批，到設計、施工，再到交付后投入運營，每個環節的檔案資料都是相對獨立的，但從整體來看所有的檔案資料基于項目建設過程又構成了一個檔案系統。為確保對過渡及配套熱源項目檔案資料規范化，應該將該部分的文件、資料從整個項目中區分出來，做成獨立的檔案系統進行妥善管理。

2 供熱項目檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理的意識不強，各項規章制度執行不到位

當前，由于企業及施工各方對檔案意識相當薄弱，檔案管理人員對形成的原始資料不注意及時存檔，未按要求定期檢查參建單位工程檔案整理情況，致使工程完工后資料短缺。而且，由于供熱項目建設檔案管理規章制度不健全，實施細則未及時跟上，缺乏完善的約束機制，造成執行不到位，而供熱項目建設一般牽扯多方，且各自相互獨立，容易出現檔案管理工作相互推諉、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良現象。

2.2 檔案管理人員配備不足且素質不高

建立一支專業化的人才隊伍是提高檔案管理效率的基本前提。要做好檔案管理工作，檔案管理人員首先要具備足夠的專業水準。但是在現實條件下，部分供熱企業對經濟效益的關注程度高于一切，對供熱項目建設檔案管理不重視，配備的檔案人員少，而且從事工程項目資料管理的人員大多是臨時抽調、沒有經過專業培訓的人員，他們身兼數職、不穩定，又不了解其專業知識、工作程序、行業標準，對檔案資料的收集、整理、歸檔等環節不規范、不標準，使檔案不能真正反映建設項目的實際情況，在工程竣工、移交上帶來很多不必要的麻煩。

2.3 檔案歸檔不及時且質量不高

有的供熱項目建設長達數年，其中征地、環境保護批復等重要文件辦理周期較長，而檔案文件的收集整理工作又具有持續性、階段性和成套性，部分供熱企業對重點供熱項目建設過程中生成的文件、資料沒有在第一時間進行收集整理或者不能定期整理歸檔，不能在規定的時間內完整移交，遠遠滯后于工程建設的進度；部分鍋爐、管網的竣工圖和相關技術資料缺失，現有資料修改質量達不到歸檔要求，導致最終形成的竣工圖與現實狀況存在差距；歸檔中有些數據存在明顯的誤差，審核人簽署時存在部分數據項漏缺的問題，有的工程圖紙違背了編制規則，部分標識不統一，造成最終收集的竣工圖出現很大的誤差，甚至部分數據失真。按照相關規定，項目竣工后必須進行質量驗收并辦理竣工驗收手續。在驗收環節重新組織工作人員話費大量時間和精力來突擊補充檔案資料，而此時由于周期過長，致使檔案資料的真實性、完整性、準確性受到影響。

3 供熱項目檔案管理思路

3.1 基于互聯網平臺加快建設檔案資料信息化管理平臺

當前，隨著網絡科技在檔案領域的逐漸普及，項目檔案資料的收集效率及檔案管理水平大幅度提升。檔案工作不再局限于紙質，而是通過一套支持快速錄入、修改、打印、檢索和整理等操作功能的檔案管理平臺實現（見圖1），這給檔案工作帶來了巨大的挑戰，為了應對挑戰，要求檔案管理人員必須全面掌握檔案管理軟件的操作方法，利用信息手段將紙質文件轉換成電子文件，大幅度提高檔案錄入效率，同時組建檔案目錄系統數據庫，對紙質文件和電子文件同步管理，促進信息資源共享，為供熱項目建設服務。

3.2 建立健全供熱項目檔案管理制度

要保證供熱項目檔案資料完整，就必須建立一套統一的檔案管理模式，結合國家政策以及行業中的相關規定，在供熱項目實施的現實條件的基礎上秉承“規范、合理、實用”的原則建立或完善檔案管理制度，按照文件資料的形成、收集、分類匯總、移交的工作順序重新樹立檔案工作流程，對各個環節提出規范化的工作要求，以實現對文件資料的集中管理。另外，要根據文件資料的形成過程組建專業化的檔案工作組，由負責人集中協調各個組員的工作任務，明確個成員以及各相關部門的職責和義務，使檔案管理工作真正成為供熱項目建設的目標之一，基于工作目標建立業務考核體系，確保工程檔案的規范性和完整性。

3.3 梳理檔案管理流程，加強檔案管理人員的技能培訓

為了實現供熱項目建設檔案的有序管理，提高企業對檔案工作重要性的認識，全面推進檔案宣傳培訓工作，將相關制度、歸檔文件范圍、分類標準、整理流程到各個參建單位，并進行有針對性的講解、答疑，確保工程檔案的完整、準確，提高他們做好供熱項目建設檔案管理的自覺性和責任感，及時將工程建設過程中形成的資料歸檔并送交專門檔案管理人員，避免檔案的丟失，確保工程檔案的完整性。

3.4 根據供熱項目的建設進度及時搜集并完善相應的檔案資料

在供熱項目實施過程中，為了在保證相關文件、資料真實可靠的前提下將其及時歸檔保管，檔案管理部門必須在項目實施開始前提前介入，并在項目實施過程中和實施后實時關注文件、資料的生成和收集，使檔案工作真正滲透到項目實施的全過程。負責收集和整理文件、資料的檔案工作人員，必須主動深入現場展開跟蹤調研并提供業務指導，以確保隨時掌握第一手資料，特別是要對關系到項目建設質量的關鍵節點的資料加強跟蹤收集工作，發現問題及時解決。

4 結束語

供熱項目檔案是項目建設中不可或缺的數據信息，涉及到工程建設的方方面面，因此必須把供熱項目檔案工作納入科學化、規范化的管理軌道，全面規范企業檔案工作，提高現代化管理水平，為建設一流的供熱項目項目提供檔案方面的保證。在本文中，筆者結合供熱工程檔案資料的特點、分類管理原則及檔案管理工作中存在的問題進行了分析和探討，從明確各參與方責任、規范化收集整理和實行科學化管理體系、加強檔案管理人員的指導等方面提出了加強檔案資料的管理措施，從而為整個項目的管理提供了必要的保障。在實際管理工作中，不同的供熱項目在檔案資料的搜集和整理方面會有不同的要求，檔案管理工作人員應該結合具體項目的特點及檔案管理要求有針對性的開展檔案工作，使檔案管理真正成為整個供熱項目的有效保障。

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