淺談檔案管理工作的重要性

孫麗

摘 要：企業檔案管理工作是企業管理工作中的重要部分之一，它記錄著企業的發展歷程，也是企業文化內涵的一種承載。隨著我國改革開放的不斷深入，企業檔案工作也越發受重視。雖然如此，可在實際的檔案管理工作中還是存在著許多的問題與不足，這些問題給企業的發展帶來許多的不利影響，因此就需要對企業檔案工作進行深入的研究，針對出現的各種問題進行有針對性解決，在實際工作中用創新的理念去改善檔案管理工作，使其能夠更加成熟完善，為企業的發展做出貢獻。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 重要性 策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）03（b）-0166-02

檔案管理工作不但記錄著企業的發展，同時也是一個職工的工作經歷的記錄，無論是單位還是個人檔案都是很重要的。一般來說，檔案管理工作算是企業人力資源管理的工作范疇，它詳細記錄著一個職工從初到單位到最后從工作崗位上退下來的所有歷程，也是人的人生狀態的真實寫照，在這個過程中我們可以了解到其在企業發展中都發揮著怎樣的作用。而對于企業來說，檔案管理工作不僅能記錄職工的發展情況，同時也是對企業的發展進行真實的記錄，它保存下了企業每個階段的發展狀態，也為企業的未來發展提供著參考資料，在企業的人事管理上也是很有益處的。既然如此，我們就更應該對檔案管理工作進行詳細的研究，了解其重要性，也為管理層提供更多的幫助。

1 檔案管理作用

檔案既是歷史的記錄者同時也是未來的指引者，相關人員通過對檔案的查閱可以對企業未來的發展做出科學的規劃，因此檔案管理工作是具有重要意義的。

1.1 行政管理作用

檔案管理也是行政管理工作的一部分，它為企業的各項規章制度的制定提供了管理的參考依據，況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考，因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據。

1.2 項目運營作用

檔案詳細真實地記錄著企業的各種業務往來，它是有憑證和參考作用的。這種業務記錄為企業的管理提供了各種管理數據，各種項目上的檔案整理會給整個企業的運營提供了促進的作用，也能不斷地提升項目的盈利和管理水平。

1.3 企業文化作用

檔案是與企業文化息息相關的，它是企業文化的重要組成部分，它見證著企業的發展歷程，為企業的發展做好記錄；同時它也是企業精神文化與價值觀的一種體現，記錄著企業的各種文化氛圍，一張張真實的照片，一段段真實的影像，都是企業真實的回憶，也是企業員工的珍貴經歷，它凝聚著企業的向心力，因此它在企業文化中有著無可取代的作用。

1.4 法律咨詢作用

檔案的真實性決定了它是證據提供的有力數據，它真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業務活動，是最真實的反映者，它能保護企業與員工的利益不受到損害，在法律上得到保證，也使得各方面的責任更加明確，減少不必要的糾紛。

1.5 培訓作用

檔案其實也是一種教育資源，它在企業對員工進行培訓時可以用作教材與參考資料，只因它是真實的記錄和反映，它對比其他的資料來說更加具有說服力，也更能讓人信服，尤其是其中記錄的真實案例。

2 檔案管理工作中存在的相關問題

2.1 檔案管理人員缺乏責任心

檔案管理工作人員缺乏責任心重要體現在兩個方面：其一，是不重視檔案管理工作，在實際工作中，只關注檔案的保存工作，忽視了對檔案的分類、管理以及整理工作，使得檔案的管理十分混亂，無章可循，在這種情況下，一旦管理層或相關人員需要查閱答案時，不能及時找出相關檔案，降低了檔案查閱的效率。其二，管理層對檔案管理工作的忽視，使得檔案管理工作崗位上人員，缺乏專業的檔案管理知識，無法開展良好的檔案管理工作。

2.2 乏檔案管理工作規范

檔案管理工作人員在檔案管理工作中，沒有依照相關的規范與標準進行，忽視檔案管理中立卷與歸檔工作的規范性，使得歸檔與格式無法統一，最終出現分類不準確、不恰當的標題草擬等情況。

2.3 檔案收集的問題

檔案管理中需要保證檔案內容的全面性，這就需要所有部門上交相關的檔案信息，而有的部門為了方便自身使用檔案，就少上交檔案，使得部分的檔案信息無法進行全面的收集。比如，有的工作人員要出國考察，其檔案資料以及成果只能被相關工作人員了解，而檔案中卻沒有涉及，使得檔案信息出現缺失。

2.4 檔案的編研與鑒定問題

目前，管理層與相關工作人員忽視檔案管理工作的現象是十分常見的，一些檔案資料也會出現嚴重的管理問題，這就是因為對檔案信息資料缺乏編研工作。而且，一些管理層與工作人員為了節省精力，就忽視對歸檔檔案材料進行鑒定，或者是材料鑒定工作較為龐雜或簡單化。還有一些檔案管理人員過于小心，留下較多沒有用的材料，使得管理強度增加，也占用了大量的空間。

3 加強檔案管理工作的措施

3.1 加強檔案管理工作人員的培訓

首先，檔案管理的領導層，要重視檔案管理工作，在人力、物力上支持檔案管理工作，自上而下地讓檔案管理工作人員重視檔案管理工作。可以組織檔案管理工作人員學習《檔案法》，使得其檔案管理能力不斷提升。其次，可以制定一些獎懲制度，鼓勵檔案管理人員對工作的積極性，也能有效避免檔案管理人員懶散、懈怠的工作狀態，進而促使檔案工作的質量與效率得到提高。

3.2 做好檔案收集工作

檔案管理需要做好檔案收集工作，這樣才能保證檔案內容的全面性與廣泛性。管理層可以做好檔案管理的收集工作，提高檔案管理者的收集意識，以及檔案所有者的提交檔案的意識，保證檔案管理人員能及時進行檔案的歸檔與分類工作。

3.3 做好檔案價值鑒定工作

檔案價值的鑒定工作主要指在龐雜的檔案資料中選擇一些有保存價值的內容，進而實施分類與歸檔工作，這就需要檔案管理人員具備扎實的專業知識，才能辨別出檔案的各種檔案資料的價值，能分析出檔案的歷史價值與全面性價值，最終決定對資料進行存檔。

3.4 利用現代化技術手段

近年來，計算機網絡技術的快速發展，檔案管理工作中也可以加入網絡技術，使得檔案管理工作能更加全面、更高效地進行。不可否認的是，信息技術已經成為人們生活中不可或缺的一部分，因此，要在檔案管理中利用現代化技術手段，結合計算機技術的管理，使檔案管理工作效率得到較大的提升。而且在檔案管理工作中，結合網絡技術能最大化呈現出檔案管理的社會價值。

4 結語

隨著時代的進步，檔案管理工作不僅僅只是作為信息的記錄載體，而是應該加強對其的應用。管理層及相關工作人員要想提高經濟效益，提升單位的市場競爭力，就必須通過檔案管理進行資源的整合和戰略的規劃。文章通過闡述檔案管理的重要性及存在問題，提出檔案管理有效措施，供參考借鑒。

參考文獻

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