辦公室秘書公文寫作方法探究與應(yīng)用

唐曉云+白佗+李維陽+辛飛

【摘要】辦公室作為一個單位的參謀助手、綜合協(xié)調(diào)的重要部門，尤其是辦公室秘書作為領(lǐng)導(dǎo)干部的智囊和助手，如何發(fā)揮好以文輔政的作用，是辦公室秘書人員需要深入研討的課題，本文系統(tǒng)分析了辦公室秘書的公文寫作方法及其應(yīng)用，希望對相關(guān)工作有所幫助。

【關(guān)鍵詞】辦公室秘書；公文；寫作方法；探究；應(yīng)用

公文寫作是辦公室秘書的工作之一，也是辦公室秘書需要掌握的重要技能，公文的寫作思路和其他文種的寫作有一定的聯(lián)系，也有較大的區(qū)別，在難度上并不低于其他文種，行文措辭、謀篇布局都需要字斟句酌。同時在公文寫作中，不僅僅要遵循常見的規(guī)則，還有一些特殊的規(guī)律，這也是公文寫作的難度所在。

一、分清公文的種類和特點

目前我國的公文文種較多，根據(jù)黨政、地區(qū)的不同也存在著較大的差異，在應(yīng)用范圍上也會有差別，因此在公文寫作之前，需要選擇合適的公文文種，如果選擇不當(dāng)，很容易影響最終的公文質(zhì)量，在公文主旨的表達(dá)上也會出現(xiàn)不準(zhǔn)確的情況。辦公室秘書在實際的公文寫作中，需要首先明確公文文種，常見的公文文種包括通知、請示、紀(jì)要、報告、講話等，分辨每一種公文的具體要求和功用，明晰每一類公文的語言風(fēng)格和用詞特點，才能在選擇時保證準(zhǔn)確，尤其是一些較為相近的文種，更需要進(jìn)行區(qū)分，避免二者混淆。

二、明確寫作的要求和主旨

公文寫作是需要解決具體問題的，這就注定了公文的目的性較強(qiáng)，特別是工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話等重要文稿要明確表達(dá)企業(yè)的管理策略和方向，闡明領(lǐng)導(dǎo)的工作方法和思路，包括面臨的形勢、應(yīng)對的措施等等，這些都需要辦公室秘書結(jié)合實際情況擬稿成文。如何準(zhǔn)確掌握并充分表達(dá)寫作意圖？要學(xué)會換位思考，站在所在單位和領(lǐng)導(dǎo)的角度想問題、謀出路，表達(dá)全局的思想，而非個人的看法，才能保證文稿的立場不偏，內(nèi)容上要真實準(zhǔn)確，保證文字精煉、主線清晰、主次分明。要善于主動學(xué)習(xí)，特別是剛從業(yè)的辦公室人員，公文寫作容易出現(xiàn)描述粗淺、辭不達(dá)意等情況，要更廣泛地搜集學(xué)習(xí)資料，及時溝通交流、掌握領(lǐng)導(dǎo)思路，從而避免主旨不明、立意不準(zhǔn)的情況發(fā)生。

三、注重材料的收集和分析

一般情況下，公文的寫作需要準(zhǔn)確，并且和實踐相結(jié)合，在短時間內(nèi)需要撰寫出公文，并且保證公文質(zhì)量，這就需要辦公室秘書在平時收集資料，做到“工作做在前頭、功夫下在平時”，在公文寫作時間較為緊急的時候，才能有“資源”可以調(diào)用，避免言之無物的情況發(fā)生。收集資料是辦公室秘書公文寫作不可缺少的環(huán)節(jié)，資料要求的范圍較廣，包括政治時事、各方形勢、企業(yè)當(dāng)前存在問題等等，同時要結(jié)合本單位實際針對性地梳理分析，整理成文，這樣才能在實際寫作上使“巧婦能為有米之炊”，即使在時間較為緊張時也能保證質(zhì)量。

四、理清寫作的思路和脈絡(luò)

在公文寫作之前，確定公文主旨之后，需要根據(jù)公文想要表達(dá)內(nèi)容的不同，確定不同的文種和類型，并且確定寫作層次和開頭結(jié)尾的規(guī)劃。在公文寫作中，每一個文種類型大體上都是按照一定的邏輯和思路完成的，因此可以針對不同的文種總結(jié)寫作思路，這樣在實際的寫作上，也會更加簡便。例如，常見的寫作思路總結(jié)如下：告知類的公文寫作需要明確一件事，并不需要讀者進(jìn)行深入思考，因此寫作思路為“事件-原因-表現(xiàn)形式”，在公告、通知、報告、意見等寫作上都可以按照這一思路進(jìn)行，祈使類的公文一般都是告知讀者做某件事情的原因和具體行動，因此寫作思路為“原因-內(nèi)容-具體方法”，報告類公文一般都是總結(jié)工作業(yè)績，安排下步工作，寫作思路為“工作成績-形勢問題-工作部署”。根據(jù)公文類型的不同，第一時間理清協(xié)作思路，從而保障快速完成文稿寫作。

五、學(xué)會使用公文慣用語句

辦公室秘書在撰寫公文時，想要保證公文的質(zhì)量，就需要學(xué)會使用公文慣用語，并且在實踐中靈活使用，這就對辦公室秘書的綜合素質(zhì)，尤其是語言表達(dá)能力有較高的要求。公文寫作盡管也是文章的寫作，但是和其他文種有較大的差異，不僅僅是寫作時間較短，同時要準(zhǔn)確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并沒有充分的時間字斟句酌，但還要保證表達(dá)的準(zhǔn)確性，這就需要辦公室秘書熟練掌握公文慣用語，恰到好處的準(zhǔn)確表達(dá)。公文慣用語是在眾多公文寫作中總結(jié)積累的“萬能用語”，甚至受到公文種類、公文主旨等方面的影響較小，因此可以降低辦公室秘書的公文寫作難度，也能更為簡明的表達(dá)，例如，常見的公文慣用語包括“敬請批復(fù)”“來函收悉”“特此函復(fù)”等。此外，還可以結(jié)合單位實際和領(lǐng)導(dǎo)語言特點，針對性地總結(jié)提煉慣用語句，這樣往往能夠極為準(zhǔn)確地表達(dá)了領(lǐng)導(dǎo)的想法，又不會顯得冗雜，這也正是公文慣用語的優(yōu)勢所在。

六、結(jié)語

綜上所述，公文寫作在辦公室秘書工作中的重要性不言而喻，地位也逐漸升高，掌握公文寫作的方法和技巧能更為準(zhǔn)確、快速地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的想法和見解，這在實際工作中極為重要。通過本文總結(jié)的辦公室秘書公文寫作的方法和應(yīng)用，能使公文寫作符合相關(guān)規(guī)律和原則，更好地提升公文寫作的質(zhì)量。

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