事業單位檔案管理新思路分析

王虹博

【摘要】為適應社會的變革，為了事業單位能夠有序、協調、高效地運行，檔案管理的方法也必須進行創新。本文即對事業單位檔案管理工作中存在的問題闡述了具體的創新思路，以期能為相關工作提供參考。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；新思路

一、目前事業單位檔案管理的問題

首先，在現代信息技術的應用促進下，通過計算機管理的方式，電子計算機和網絡所形成的各種檔案除了傳統的紙質檔案，也有越來越多的電子檔案。但是紙質檔案仍然占有相當大的比重，有的紙質檔案與電子檔案存在著聯系，如何進行紙質檔案和電子檔案的管理給單位檔案管理帶來了雙重壓力，難度也大大增加，使檔案管理工作產生了許多的問題，嚴重影響了檔案的利用。第二，檔案管理的基礎業務較差，管理人員缺乏科學的管理理念，有的單位有專門的部門，但是在崗的管理人員在檔案管理觀念上卻十分落后，進行檔案管理實際上只能將現有資料進行統一存放或者在計算機中進行存檔，不是真正意義上的檔案管理。對于一些電子檔案，事業單位檔案管理也是簡單地進行電子存檔，而沒有通過計算機進行整理分類，而且是在本部門內部存檔，在本部門或者其他部門需要時，查找起來還是不便，影響檔案資料的共享和利用。第三， 隨著時代的不斷發展，不少基層事業單位領導由于思想意識和經濟發展方面的限制對檔案管理工作的重視程度不足，導致不少檔案管理模式仍然以傳統的形式為主，對科學技術的應用程度嚴重不足。檔案信息化管理程度較低，管理水平難以得到有效的提高。管理部門的相關設備明顯落后，使得檔案的開發、存儲、調整以及分類等工作無法執行到位，嚴重影響檔案后期資源的利用度。

二、事業單位檔案管理的新思路

（一）強化檔案管理的現代化管理理念。首先，現代事業單位檔案管理不能再沿用傳統的方式，而是應該將檔案管理的媒介從人力轉變為現代的信息化技術，完善管理體制。強制性要求檔案管理人員更改管理方式，不得再以傳統方法作為主要管理方法，即使完成了信息化檔案管理系統的建立工作，也需要人員對基礎指令進行操作。因此，應該采用不定期的培訓方式學習如何利用現代網絡計算機進行檔案管理，從而促進效率的提升，所以必須要求所有檔案管理人員都要參與現代的信息化技術管理學習培訓工作，提高檔案管理的信息化水平，促進檔案管理效率的提升。

（二）構建檔案管理信息化建設平臺。首先要構建檔案管理信息化建設平臺，對數據資料進行統一的搜集和處理，為信息時代下檔案管理工作提供更為廣闊的發展空間，再次需要加強檔案管理部門的設備改進力度，增加設備引入的投資金額，為檔案管理部門提供最好的硬件基礎，加快研究解決電子政務環境下檔案工作的新技術新問題，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，逐步實現公文辦理和檔案管理的規范化與一體化。利用電子政務平臺，積極開展已公開現行文件和檔案信息網上查詢服務，穩步推進館藏檔案的數字化，全面提高檔案利用的效率和質量，最大限度地滿足檔案利用需求。同時，依托電子政務平臺建立電子文件中心，實現電子文件和電子檔案的網上接收。加快檔案信息化基礎設施建設，加強檔案資源信息化建設，努力構建檔案信息化必須的標準化體系、安全保障體系、社會服務體系，促進檔案信息化建設持續、快速、健康地發展，以此來共同形成信息化檔案管理平臺，有效地提高檔案管理工作的效率和水平。

（三）電子文件歸檔管理。隨著計算機和網絡技術的普及，越來越多的文件直接在電腦上產生和傳輸，電子文件檔案將成為傳統文件的必要補充和完善，因此做好電子文件歸檔管理工作尤為重要，是當前檔案管理人員面臨的重要課題，面對這一挑戰，檔案部門唯有更新觀念，調整工作職責，把眼光投向電子文件，電子信息才能生存并獲得新生。要想使電子檔案管理工作提前步入電子文件的運作與管理就要把規范管理的觸角延伸到歸檔前電子文件的形成，充分發揮電子文件在計算機網絡中便于檢索、傳遞、利用的特點，對電子文件進行規范化管理，制定一系列管理制度從文件收集、整理、歸檔、移交、保管、利用等方面制定具體標準和規范顯得尤為重要。

三、結語

基于現代新形式下計算機的運用，檔案管理工作必須借助計算機和互聯網技術，實現對以往紙質檔案的數字轉化，確保檔案的完整與安全，電子檔案同樣要遵循紙質檔案管理的基本原則，同時還要建立事業單位自己的數據庫，方便對信息進行存儲。

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