試述檔案管理人員職業素養的培養及提高

邢曉玲

【摘要】檔案管理人員應該與時俱進，全面提高職業道德素養以及業務能力，增強自身能力，更好地適應新興的檔案管理模式，才能夠更好地服務于受眾。本文對檔案管理人員的職業素養展開了探討，提出了幾點提高檔案管理人員素質的建議，希望能對檔案管理者有所啟發。

【關鍵詞】檔案管理；職業素養；職業技能；職業道德

隨著國家不斷發展進步，檔案工作在經濟社會中的重要作用和受重視程度日益凸顯，也對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員，作為檔案管理工作中的能動要素和主導要素，發揮著決定性作用。因此，檔案管理人員應該具備什么樣的素質，如何提高檔案管理水平，是檔案管理者在如何為實現中國夢而努力必須認真思考的問題。2016年3月23日，習近平同志視察國防大學并接見國防大學第六次黨代表大會全體代表和師以上領導干部時，他再次強調，要解放思想、實事求是、與時俱進，積極推進院校改革創新，不斷提高辦學育人水平，為實現中國夢強軍夢提供有力的人才和智力支持。同樣，檔案管理人員要想在實現中國夢的偉大實踐中有所建樹，必須在提高檔案管理人員素質方面下功夫。

一、目前檔案管理人員的職業素質令人擔憂

隨著時代的發展，信息化技術在各個領域都得到了廣泛的應用，這同時也促進了檔案管理的發展與前進，檔案管理人員隊伍在不斷壯大，檔案管理人員素質也在不斷增強。但是，我們也發現，新時期檔案工作面臨諸多的新問題，從大的方面來看，如滯后的檔案管理和信息資源的開發利用工作的模式和方式方法，與日益增長的全球信息需求、多樣化與及時性之間的矛盾，亟待健全和完善的相關法律法規與國際接軌要求之間的矛盾。從小的方面來看，基層國家綜合檔案館和機關、企事業單位檔案室，因領導不重視而普遍存在的問題；基礎設備設施差、檔案資源建設匱乏、檔案為社會服務缺乏有效機制、檔案管理人員隊伍建設缺乏激勵機制。這些看得見的問題，都是目前乃至于相當長的時間，影響基層國家檔案館和機關、企事業單位檔案工作健康發展的主要因素。但是，筆者認為，關鍵的問題，還是檔案管理人員隊伍的素質問題。主要表現在以下幾方面：

首先，是思想認識問題。長期以來，相對來說，基層的檔案管理部門和檔案工作，一直都是最容易被忽視的地方，檔案管理人員隊伍建設和檔案工作，是非常容易淡出人們視線的。如，從領導層方面講，重視不夠，很少有從檔案部門內部直接提拔其負責人的，而且提拔或調入檔案部門當局（館）長的人，不是年齡偏大，就是暫時到檔案部門過渡等；再就是如果沒有國家財政支持，很難向地方政府申請到建設檔案館庫、添置檔案保護必須的設施設備所需的經費。

其次，部分檔案工作人員對自身要求不嚴，對檔案工作的重要性認識不足，對職業的政治敏感性不強。特別是機關、企事業單位檔案工作人員，認為領導對基層檔案工作不重視，自己又是兼職的，沒有必要把精力都投入到檔案工作上，缺乏對檔案工作盡心盡責的態度。

再次，檔案專業人才缺乏，隊伍不穩定。推動事業發展的關鍵動力因素是人才。對基層檔案管理部門和基層檔案管理工作，檔案干部隊伍建設和單位檔案工作人員配制的重視程度不同，都對檔案工作的好壞起決定性作用。在人才的配備上無法達到專業配制，從事檔案管理的人員中具有檔案專業學歷的人甚少。就機關、企事業單位而言，缺乏檔案專業人才，隊伍不穩定的問題更加突出。他們身兼數職，流動性大，直接影響基層檔案工作規范化、法治化、信息化的建設，影響到檔案事業的全面健康發展的穩定性。

二、檔案管理人員的職業素質要求

不論是在何種單位，檔案管理工作的有序開展都是組織正常運行的一大保障。檔案管理對于各機關、企事業單位的正常運營、工作的順利開展、其內部管理秩序的穩定都有著不可替代的作用。檔案管理者到底需要怎樣的職業素質要求仍值得討論，以下為筆者的看法。

（一）檔案管理人員的道德素質要求。檔案管理者管理的對象是文件信息，服務的則是檔案的形成者和使用者。檔案的服務屬性和基礎性使得檔案管理者必須擁有良好的政治素養和服務精神。這主要表現在檔案管理者在工作過程中所體現的吃苦耐勞、敬業愛崗、銳意改革、努力創新的工作精神。檔案管理人員只有擁有了較高的職業道德素質，才能促進檔案管理工作高效地展開。只有檔案管理者安于環境，有以苦為樂的奉獻精神，才能高效地處理工作。此外，檔案文件的機密性也對檔案管理者的道德素質提出了更高的要求，不能受利益的誘惑，更不能蓄意破壞。

（二）檔案管理人員的技能素質。隨著檔案管理從以前的純文件管理轉變為現在的信息化管理，檔案工作者除了必備的檔案管理知識外，也應當掌握更多的信息化管理方式。計算機的普及和網絡的發展要求檔案管理人員能夠熟練地操控計算機，進行信息管理。更多的信息獲取渠道要求管理者能夠深刻分析信息，使用信息化數據庫，做到信息收集、分析、分類、歸檔、管理和移交，科學、高效地管理檔案。

（三）檔案管理人員的綜合素質。檔案信息的日益專業化使得檔案管理工作的難度更大。文件信息可讀性下降，專業性增強使得檔案管理人員對被管理專業應該有更加深刻的認識和見解。這要求管理人員在工作之余也要學習更多的專業技能，博覽群書，對各門知識都有所涉獵。檔案管理人員只有更加深入地了解管理內容，才能夠更好地對檔案進行分類和整理，否則檔案的管理質量就得不到保障。

三、檔案管理人員職業素養的培養策略

（一）提高政治道德素養。檔案管理工作的服務性和基礎性要求檔案管理者的職責不僅僅是對檔案進行收集和分類，更重要的是對所收集檔案進行管理保存，對有價值的檔案信息資源進行有效的開發利用。檔案中所記錄的信息都是重要的，有借鑒價值的，或有轉折意義的。保證檔案的完整、安全就成了檔案管理人員工作的首要職責。盡職盡責的檔案管理人員應能夠很好地保護檔案，維護各方的利益。

在眾多受管理的檔案中，不乏有黨政機關內部和公司重要的機密、企業信息和眾多的個人資料，有些甚至于關系到國家的安全。對于檔案所涉及的人群和組織，任何檔案資料的泄露和破壞都會造成損失。小到考題泄題，大到國家資料的泄密，這些都是檔案管理人員缺乏必要的政治素養所造成的，無一不會造成巨大損失。如今的檔案管理人員更應該嚴格要求自己，深刻自省，樹立正確的人生觀、價值觀、道德觀，在利益面前不低頭，在自己的崗位上體現價值。

（二）加強職業技能。檔案管理與時代一起進步，檔案管理已經由純文件管理轉向電子化管理方式。文件的收集、存儲、歸檔、保存、移交等等一系列工作都將有計算機的參與。使用計算機進行文檔的檢索，查找和移交也能夠很好地提高檔案管理效率。檔案管理人員應當適應時代的潮流，學習使用計算機技術收集和管理檔案。學習網絡檢索，認知網絡管理體系，了解信息化檔案數據庫都是新時代檔案管理者應當掌握的新技能。網絡環境下資料的保存和防損壞更是檔案管理人員值得研究的新課題。

（三）優化服務模式。檔案管理者為檔案使用者提供服務，檔案管理人員應當認識到檔案管理工作的服務性質。檔案管理的進步要求檔案管理者能夠優化服務模式。快速、精準地找到檔案使用者所需求的檔案正是檔案管理人員工作的核心內容，因此，檔案管理優化的首要目標就是加強檔案管理人員自身的檔案管理能力，加強自身與外界的溝通。只有這樣，才能夠更好地完善服務模式，為被服務對象提供更滿意的成果。

（四）豐富知識結構。檔案管理的基礎工作分為檔案的收集、整理、分檔、鑒定、保管和提供利用。一名優秀的檔案管理人員，其工作一定不是簡簡單單的分類保存，而是具有更強的專業性和技巧性。檔案管理專業知識是檔案管理人員知識體系的核心，檔案管理人員應通過閱讀專業書籍等方式來豐富自己的知識儲備，如《文書工作與檔案管理》《檔案管理概率論》《檔案學概論》等書籍都是非檔案管理專業畢業的優秀檔案管理人應當閱讀的。將檔案管理理論運用于實際的檔案管理工作，更需要檔案管理人員對專業知識運用的能力，要求檔案管理人員站在一個新高度看待檔案管理。

隨著國際化的發展，各行業所參與的國際交流日益頻繁，國際化貿易、跨國交流等等活動所留下的國際化文獻出現的頻率也越來越高。檔案管理者想要更好地管理此類檔案，必須掌握良好的外語能力，以語言為工具，對檔案信息分類和管理。因此，檔案管理者也需要具備相當的外語水平。

（五）積極開拓創新。隨著國家的發展，社會架構的復雜化，檔案人員每天處理的文件正在以指數形式增長。大量增長的文件使得老舊的檔案管理模式正在一點一點地脫離社會對檔案管理的需求，開拓新的檔案管理模式迫在眉睫。如何能夠將計算機技術、電子通信技術、網絡檢索技術、數據庫管理技術等等加以利用與檔案管理有機地結合起來，正是新一代檔案管理人員所需要開拓創新的方向。

四、結語

總之，黨的十八大以來 ，習總書記把“中國夢”定義為“實現中華民族偉大復興”，具體表現是國家富強、民族振興、人民幸福，實現途徑是走中國特色的社會主義道路、堅持中國特色社會主義理論體系、弘揚民族精神、凝聚中國力量，實施手段是政治、經濟、文化、社會、生態文明五位一體建設。

我們有足夠的理由相信，檔案管理工作者和檔案事業，在實現中華民族偉大復興——“中國夢”的進程中是不可或缺的部分，檔案管理人員在其中發揮著不可替代的作用。提高檔案管理人員的職業素養和技能都是永恒不變的課題，是推動檔案管理進步的根本動力。信息化的發展對檔案管理人員既是一次機遇，也是一場挑戰，如何在逆流中仍能穩步前進，就看檔案管理人員自身的技能。只有抓住機遇，直面挑戰，站在新的高度看待整個行業，才能夠做新時代合格的檔案管理者。

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