辦公室“工作四寶”

顏家佳

【摘要】本文針對(duì)辦公室工作特點(diǎn)，結(jié)合作者自身經(jīng)歷，提出了一些有利于工作、有利于成長(zhǎng)的方法。經(jīng)過(guò)對(duì)工作方法的詳細(xì)闡述，對(duì)每一個(gè)方法的意義、內(nèi)容、要點(diǎn)進(jìn)行了細(xì)致說(shuō)明，使得工作方法具有較強(qiáng)的應(yīng)用性、可操作性，以便于辦公室人員學(xué)習(xí)借鑒。

【關(guān)鍵詞】辦公室；工作；方法

辦公室是一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的中樞部門，承擔(dān)著參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)的重要職能，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的關(guān)鍵作用。辦公室工作既光榮又艱巨，既重要又平常，既系統(tǒng)又繁雜，辦公室人員必須具備較高的思想素質(zhì)、溝通能力和工作水平。回憶多年工作，結(jié)合自身感悟，筆者認(rèn)為辦公室人員干好工作、實(shí)現(xiàn)成長(zhǎng)，可以用好“工作四寶”，即工作日志、學(xué)習(xí)筆記、錯(cuò)誤集錦、會(huì)議記錄。

工作日志是干好工作、實(shí)現(xiàn)成長(zhǎng)的根本。作好工作日志，要做到日記錄、周整理、月小結(jié)、年總結(jié)。其中，日記錄最根本，也最重要，可以分為班頭計(jì)劃、班中調(diào)整、班尾梳理、工作心得四個(gè)步驟。班頭計(jì)劃就是每天上班的開(kāi)頭，把當(dāng)天的工作計(jì)劃列出來(lái)，合理安排一天的工作內(nèi)容。班中調(diào)整就是依據(jù)每天工作中的實(shí)際情況，區(qū)分輕重緩急、難易多少，及時(shí)對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，該加的加、該減的減。班尾梳理就是每天上班的末尾，對(duì)一天的工作進(jìn)行梳理，看看完成的如何，以便進(jìn)行第二天的工作計(jì)劃。工作心得就是把工作中瞬間的感想隨時(shí)地記錄下來(lái)、加以固化、形成文字，這些靈感就變成了自己的東西。周整理、月小結(jié)、年總結(jié)就是每周、每月、每年對(duì)階段性工作進(jìn)行梳理匯總，看看都做了哪些工作，取得了哪些成績(jī)，存在著哪些不足，有怎樣的工作體會(huì)，以及下一階段的努力方向。日記錄要是做得扎實(shí)，周整理、月小結(jié)、年總結(jié)自然就不是問(wèn)題。

錯(cuò)誤集錦是干好工作、實(shí)現(xiàn)成長(zhǎng)的基礎(chǔ)。“前事不忘，后事之師”。工作中的錯(cuò)誤也是寶貴的財(cái)富。重點(diǎn)在于，對(duì)待錯(cuò)誤，我們是怎么看、怎么辦。首先，要有強(qiáng)烈的反省意識(shí)。以“一日三省吾身”的精神，經(jīng)常性地進(jìn)行反思，想想工作中有哪些話說(shuō)得不妥，那些事做得不對(duì)。以“存疑必究”的態(tài)度，對(duì)工作中不確定對(duì)錯(cuò)的地方，進(jìn)行深入研究，甄別是非對(duì)錯(cuò)。其次，要深入地分析錯(cuò)誤。針對(duì)錯(cuò)誤發(fā)生的外在表現(xiàn)，實(shí)事求是、客觀公正地分析錯(cuò)誤產(chǎn)生的內(nèi)在原因。切不能偏袒自己、自欺欺人，找出一個(gè)不疼不癢、似是而非的理由，那樣只會(huì)導(dǎo)致一錯(cuò)再錯(cuò)、錯(cuò)上加錯(cuò)。最后，也是最要緊的，要堅(jiān)決地改正錯(cuò)誤。對(duì)每一個(gè)錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)有針對(duì)地制定切實(shí)可行的改正措施，在工作中嚴(yán)格要求自己，堅(jiān)決改正錯(cuò)誤，確保類似問(wèn)題不再發(fā)生。這樣，通過(guò)反省、分析、改正三道工序，不好的錯(cuò)誤就能被變成有用的經(jīng)驗(yàn)。

學(xué)習(xí)筆記是干好工作、實(shí)現(xiàn)成長(zhǎng)的關(guān)鍵。自古以來(lái)，許多名人有抄書的讀書習(xí)慣。像蘇東坡、毛澤東等大人物，除一生都酷愛(ài)讀書外，還有一個(gè)共同的愛(ài)好，就是特別喜歡抄書。他們一生能取得那么偉大的成就，跟抄書的讀書習(xí)慣是不無(wú)關(guān)系的。對(duì)于我們學(xué)習(xí)而言，也應(yīng)該培養(yǎng)邊學(xué)邊記的學(xué)習(xí)習(xí)慣。用筆學(xué)習(xí)，至少有這么幾點(diǎn)好處。一是心能靜下來(lái)。現(xiàn)代社會(huì)，信息時(shí)代，物欲橫流，人心浮躁，想要靜下心來(lái)學(xué)點(diǎn)什么已是越來(lái)越難，而用筆學(xué)習(xí)則可以讓人放慢節(jié)奏、靜下心來(lái)，能夠?qū)W得進(jìn)去、入腦入心。二是理解更深刻。“好記性不如爛筆頭”，看十遍的印象可能不如寫一遍印象深刻。在慢慢寫的過(guò)程中，邊記邊思、邊思邊悟，每一個(gè)字、每一個(gè)詞、每一句話蘊(yùn)含的深層次意思將會(huì)更加明了。所以，寫并不是表面地記一記、畫一畫，而是一個(gè)深入思考、深切領(lǐng)悟、深刻理解的內(nèi)在過(guò)程。三是復(fù)習(xí)更方便。“學(xué)而時(shí)習(xí)之”“溫故而知新”。學(xué)習(xí)之后、記錄之后，并不是就可以把學(xué)習(xí)記錄束之高閣、放在一旁了，還有更重要的一環(huán)，那就是復(fù)習(xí)。復(fù)習(xí)的重要性自是不言而喻，而且復(fù)習(xí)是沒(méi)有止境的，每一次復(fù)習(xí)或許都會(huì)有新體會(huì)、新收獲。對(duì)于日常學(xué)習(xí)而言，可能是零碎的、粗糙的，而學(xué)習(xí)筆記則是整體的、精細(xì)的，是日常學(xué)習(xí)中的精華部分。對(duì)這些精華時(shí)常進(jìn)行復(fù)習(xí)，學(xué)習(xí)的效果會(huì)進(jìn)一步鞏固、拓展、升華。

會(huì)議記錄是干好工作、實(shí)現(xiàn)成長(zhǎng)的保證。辦公室工作是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)的，更是為領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)的。對(duì)于辦公室人員而言，正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖、創(chuàng)造地開(kāi)展工作，既是必須的，又是必要的，既是基本要求，也是努力方向。而要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，除了日常工作，很重要的一點(diǎn)就是把握好會(huì)議。一方面，要注重“專”和“快”，作好會(huì)議記錄，把領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議安排盡可能詳細(xì)準(zhǔn)確地記錄下來(lái)。“專”就是專心，心無(wú)旁騖、一心一意地聽(tīng)。“快”就是快速，緊跟會(huì)議、馬不停蹄地記。另一方面，要注重“深”和“實(shí)”，學(xué)好會(huì)議記錄，領(lǐng)悟會(huì)議精神。“深”就是深入，由此及彼、由表及里地學(xué)。“實(shí)”就是落實(shí)，結(jié)合實(shí)際、不折不扣地做。知行合一、學(xué)做結(jié)合，將會(huì)議的意義、領(lǐng)導(dǎo)的要求、個(gè)人的任務(wù)深化在認(rèn)識(shí)里、落實(shí)在行動(dòng)上、體現(xiàn)在實(shí)效中。

凡事貴在堅(jiān)持，亦難在堅(jiān)持。工作日志記幾天，學(xué)習(xí)筆記寫幾頁(yè)，錯(cuò)誤集錦整幾條，會(huì)議記錄學(xué)幾次，這些并不難，難的是工作日志記幾年，學(xué)習(xí)筆記寫幾本，錯(cuò)誤集錦上百條，會(huì)議記錄上百次。很多人，很多時(shí)候，工作也好，學(xué)習(xí)也好，不是沒(méi)有好的方法，而是缺乏足夠的毅力。辦公室人員要用好“工作四寶”，一定要有恒心、下苦功、勤思考，才能充分發(fā)揮出“工作四寶”的作用，才能真正有利于干好工作，有利于自身成長(zhǎng)。