企事業單位會議費管理的有效分析

周曉翔

【摘要】本文主要根據現階段我國在企事業單位的會議費用管理上存在的問題，有針對性地提出相應的管理對策：首先建立健全的會議費用內部管理和控制系統；其次是注重會議開展之前和會中相關機構之間的溝通和聯系；再次就是加強承接會議單位對會議的監督和約束；最后就是監理內部的考核以及問責的機制，保證會議經費透明可控性強。

【關鍵詞】會議費管理 ；內部控制

“精簡會議”“厲行勤儉節約”這是我國中央八項規定中提出的需要各企事業單位貫徹的精神，我國相關機構更是印發了《中央和國家機關會議費用管理辦法》對會議經費進行約束。在《辦法》中，就會議的管理、分類以及審批和費用開支等做出了非常詳細的規定，為的就是能夠把會議費用控制在合理的范圍之內，由此可以看出，我國比較重視會議費用的治理，相關制度的推行也是要致力于建立一個高效、廉潔的政府，而如何才能更好地建立這一系統，是我國各相關機關單位需要重視的課題之一。

一、我國會議費支出的現狀

現在很多單位把一些其他方面的費用以“會議費”的形式支出，并且額度過大，而實際上所出的費用與會議無關，主要有以下幾種形式：

第一種，把招待費用以會議費用名頭支出。國家嚴控“三公”費用支出，很多單位為了避免招待費用超支，就把超支的招待費以“會議費”的形式報銷。最常見的做法是把超支的酒店招待、賓館招待費用發票開成“會議費”的名頭，這樣就順利地成為了會議費。

第二種，將各地旅游費用以會議費報銷。很多上級主管部門借助外出會議、學習之名組織單位員工到各地旅游，然后將旅游過程中產生的費用以“會議費”的形式報銷，這樣就讓旅游費用報銷合理化，甚至很多旅游公司也可以把旅游發票直接開具成“會議費”發票，這樣讓相關部門報銷起來更加的肆無忌憚。

第三種，過節福利、禮品以及日常的職工福利費用的支出以會議費報銷。很多單位在年節的時候都會給職工發放一些福利，而這些福利會以“會議禮品”等形式記賬，這樣就自然而然的歸納到“會議費用”之中了。

第四種，一些無法報銷的費用以會議費用報銷。有些單位產生一些不會規定或者根本無法報銷的開支，而這些費用的產生則會通過賓館、酒店等場所轉換成會議費用支出，逃避相關部門的審查。

第五種，是將會議費用套現。很多單位為了中飽私囊、套取現金，則會虛開會議或者謊報參加會議的人數，這樣就會以會議費用的名義虛列會議費用的支出，把多出來的資金放進自己的腰包中，或者把會議費用名義撥付到賓館或酒店的費用以“返現”的形式返還給單位，為單位甚至是個人使用。

第六種，把贊助款隱藏在會議費用中。有些單位為了套取資金，在一些會議召開的時候會要求出席的單位交一部分的贊助款，然后把贊助款轉到會議賓館中，這樣就會把應該的會議費用節省下來為個人所用，套取現金，這樣都會加大會議費用的負擔。

二、會議費用管理的意見

（一）建立健全的會議管理辦法。根據國家出臺的相關政策對會議費用的申請、支出等關鍵環節進行控制和管理，每一個節點都能有嚴格的制度進行支持，通過健全內部的管理系統，將會議費用管理監控起來，使每一筆費用的支出都有理有據。

首先，要制定合理的會議申請、審批的管理制度，對于不同類別的會議、不同級別的會議費用申請以及審批的權限做好嚴格的劃分。其次，是嚴格規定預算的編制程序，每一筆費用的申請、審批流程進行梳理，增強會議費用預算編制的合理性和有效性，提高預算的執行力。再次，要重申會議費用到底是哪些費用，而哪些費用是禁止加入到會議費用之中的，規范會議費用的使用。然后，是完善企業內部會議支出的審批，部門在會議費用使用上需要有哪些部門的審批一定要嚴格把關、相互監督，建立健全的機制。最后，是要有完善的報銷流程，一切都要按照手續辦事，所有報銷的憑證要齊全，會議費用使用一定要充分且有理有據，不能對模棱兩可或者是憑證不全的會議費用進行報銷。

（二）會議承接單位的約束。對于在定點酒店、賓館進行會議的，一定要加強對定點地方舉行會議的審批管理，在與舉辦會議地點進行服務協議簽署的時候，必須要把內部審計規則以及會議費用計算的相關規定列舉，并且定點單位也需要無條件配合會議單位的審核，如果不配合審核或者是提供不真實業務的單位，要明確所要承擔的相關責任，這樣也是對雙方進行的約束。對定點單位納入到內部審計的范圍中，加強日常的監督檢查，防止出現弄虛作假的行為，也會對虛假的報銷進行限制。

（三）建立內部的考核制度。對于會議費用的管理，相關領導必須加強重視，只有領導的重視并且在此起到指導和示范的作用，帶頭執行會議管理的相關制度，這樣才能保證內部的制度能夠順利推行下去。因此，可以把會議費用的控制和審核加入到領導和整個部門的考核制度中，算是對單位主要負責人考核的重要指標之一，并且建立明確的獎懲制度，使單位管理人員能有責任感和緊迫感，采取強有力的措施，這樣也是保證會議費用管理更好落到實處的有效方法，會起到非常明顯的效果。

同時，還要加強審計部門的檢查工作，審計部門如果發現企事業單位在會議管理費用中存在違規違法問題時，一定要嚴格追究，并且加大懲處的力度，找到相關的責任人，對其進行責任的追究，必要使進行通報或者更加嚴重的懲罰措施，這樣形成一股股強大的震懾力，逐漸糾正謊報會議管理費用的不良之風。

【參考文獻】：

[1]吳順智.剎住濫收會議費的歪風[J].上海會計.2013（07）.

[2]原風.會議費再也不能這樣漲！[J].浙江財稅與會計. 2016（02）.