對優化事業單位檔案管理工作的思考

黃偉明

【摘要】本文從檔案管理對事業單位發展現階段的重要性出發，總結了主要需要解決的問題，并且就檔案管理意識、人力保障以及基礎支撐等方面提出了改進事業單位該項工作的措施。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；優化

事業單位是從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會組織，匯集了專業人員開展專業服務活動，是社會經濟順利運轉的重要力量。而檔案管理工作立足于檔案信息的收錄和整理，在事業單位日常管理和全面發展中占據著重要地位，既要為社會提供專業服務信息，也要為單位人員的遴選、錄取和提拔等管理活動提供決策支持，因此，在事業單位的運行和發展中發揮著不可替代的重要作用。目前，事業單位分類已基本完成，新的事業單位管理體制和運行機制即將形成，這對檔案管理工作提出了新的挑戰。如果停留在過去的模式和水平上沒有及時適應新環境和新要求，檔案管理就難以解決信息整理、轉化和運用等工作中的新問題，也就無法跟上事業單位健康有序發展的步伐。所以，為保證新形勢和新需求下事業單位能更好地發揮專業技術優勢，服務經濟社會發展，改進檔案工作，提升檔案管理規范會水平已迫在眉睫。

一、優化事業單位檔案管理面臨的主要問題及其后果

（一）檔案管理受關注度較低。事業單位經費來源較復雜，有財政全額撥款、差額撥款也有單位自收自支。無論是哪一種經費來源，與行政機關相比，事業單位行政經費都是相對緊張的，因此給予檔案經費支持較弱。與此同時，檔案工作在事業單位中普遍受關注度相對較低，在管理運用上也更簡單。以人事檔案為例，由于工作人員受專業技術限制，流動性較小，一般在新進人員建檔后，除了升職等較少的場合需要一些檔案變動之外，基本上都處于檔案保存的靜止狀態。因此，主要的精力都放在專業職能的落實上的事業單位在對待檔案管理時表現出可有可無的態度較為普遍。由于檔案管理沒有得到應有的重視，一是該項管理工作被輕視的后果還會造成檔案信息的不完整，例如，有的事業單位不按照正常周期完成檔案更新任務，甚至只要上級不檢查就不開展檔案完善工作，造成了相關資料不但雜亂而且缺少重要的信息，一旦面對檔案查詢或調用等工作要求時，手忙腳亂或不能給予充分滿足的情況就常常發生。二是會削弱檔案工作人員的管理意識和工作積極性，不但會降低檔案工作的日常效率，而且會在面對事業單位的機制變革時，因為缺少創新意識和創新能力而難以適應新的環境，對事業單位的健康成長帶來不利影響。

（二）檔案管理專業力量較弱。目前，除了如人才中心等少數設置專門檔案室的事業單位外，多數的事業單位的檔案工作由兼職檔案員完成。這種現象較為普遍。檔案員身兼數職，在檔案工作中投入的時間和精力都嚴重不足，檔案收集的完整程度和齊全程度得不到保障，檔案丟失，應歸未歸的現象時有發生。此外，多數檔案員僅接受了簡易的任職培訓，業務能力弱，以致多數事業單位檔案規范化水平低。特別是與行政機關單位不同，事業單位除文書檔案、人事檔案、會計檔案外，還有科技檔案和專業檔案。科技檔案和專業檔案是反映專門領域活動的檔案，對檔案員的業務能力要求更高。檔案員專業技術水平較弱，流動性強，已成為了事業單位提升檔案管理水平的直接制約因素。

（三）基礎設施設備建設不完善。檔案工作在需要升級發展的今天，尤其需要在更加先進的基礎設施支持下才能達到更高的高度。例如，要使得檔案管理脫離“信息孤島”的困境，實現信息的廣泛共享和交流來加大檔案信息的價值體現，就需要在硬件設施設備上升級，增加計算機硬軟件等提供必要的處理能力和信息流通渠道。而當前的狀況顯示，事業單位在這一領域的工作中對設施、設備的配備都不是很好。其中，在設施上，事業單位將舊有的辦公室直接用作檔案管理室的情況很常見，基本的防火安全工作要求都難以保證；在設備上，最多會配備一兩部電腦作為基本的錄入保存工具，而防止一些紙質材料變異的除潮除濕裝備等非常少見。另外，在面對信息化時代發展環境時，事業單位在檔案工作上也逐漸開始進行了一定的信息化改造，但主要是進行了計算機數據儲存和聯網信息傳遞，很少采用專業檔案管理軟件來替代原有的人工管理，因此，難以提升管理效率，在檔案服務上落后于當前事業單位發展的需要。

二、優化事業單位檔案管理工作的重點措施

（一）營造重視檔案管理的氛圍。事業單位要更好地服務社會經濟的發展，加強檔案管理等基礎性工作是基本前提。為了將檔案工作放在應有的位置上，需要事業單位的各級領導率先深化對這項工作的認識，只有清楚地認識到其中存在的重要價值，利用行政組織的力量直接推動對檔案管理的重視就會順理成章，容易實現成效。同時，要在工作安排和工作計劃中，明確檔案管理的內容，并對該項工作制定可行的考核和業務指標，將該項工作納入健康發展的軌道。在上述基礎上，逐步形成專門適用于事業單位的檔案管理制度，并且制定相應的落實保障措施，從而利用制度化建設來保證檔案管理工作在事業單位發展中占據合適的位置，使得檔案管理走上持續升級進步的優化道路。

（二）努力強化專業管理力量。檔案工作的改善，最終還要落實在工作人員的身上。只有管理力量的強化和升級，檔案管理的各項創新改進活動才能得到及時的開展，管理規定也才能一一落實到位。因此，為了強化檔案管理力量，首先要配備專門的檔案員，以專職人員來保證專業管理，進而通過對專業工作人員的職業道德和專業素質培訓上加大工作力度，通過專業工作素質提升來推動日常檔案管理工作效率的提升，通過專業創新意識的培育來打開檔案工作的新格局。在當前，為了達到檔案管理專業力量強化的目的，事業單位不但要重視管理人員的檔案管理專業素養的更新換代，而且要重視對他們的現代信息技術和處理能力的培養，促使事業單位能夠真正地將現代信息工具應用到日常檔案管理里，為檔案的規范化管理和精細化管理提供良好的技術和智力支持，從而借助于先進技術力量來增添檔案管理的處理能力和工作質量，更好地滿足事業單位轉型升級等發展要求。

（三）逐步完善檔案管理基礎。在提高檔案管理意識，擺正管理位置的前提下，事業單位應當按照上級部門要求，逐步提高對這一工作的經費投入，在設施和設備上加大支持和保障力度，有計劃、有層次地逐步構建完成專門的檔案儲存空間。首先應當努力爭取為檔案提供一個專門的房間作為儲藏地，同時，從安全、保密等角度逐一考慮需要配備的設備，將密集架、去濕機等逐步投入使用，并且根據現代檔案管理發展的需要，增添網絡聯通和網絡安全設備，在提升檔案管理的信息利用率的同時，嚴格落實安全管理條例，使得檔案管理不只是滿足當前工作的需要，也具備進一步提升的基礎平臺，為事業單位的檔案管理的規范化、科學化發展增強基礎支撐，為檔案的信息化綜合利用提供更加充分條件。此外，事業單位應當在檔案管理實踐中提煉出更多的要求，啟發相關軟件設計的思路，為形成專門符合事業單位特點的檔案管理信息化工具做好反饋工作，為整體的管理水平提升提供動力。在落實上述重點措施的基礎上，事業單位在檔案管理中應當積極總結成熟的經驗，提煉出檔案管理對本單位發展的重要價值，在服務決策、指導基層、推動經濟等方面呈現出新的面貌，為檔案管理優化工作形成良性循環提供動力。

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