城建檔案電子文件歸檔的制約因素分析及策略探析

王菊秋

【摘要】本文主要對現(xiàn)階段城建檔案電子文件歸檔的制約因素作深入分析，針對出現(xiàn)的問題制定針對性的解決策略。

【關(guān)鍵詞】城建檔案；電子文件歸檔；制約因素；解決策略

在設(shè)計(jì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的大環(huán)境下，管理部門、文件檔案室也需順應(yīng)電子政務(wù)管理，做好各項(xiàng)電子文件歸檔、文件管理工作。而且在電子政務(wù)背景下，城建檔案管理部門應(yīng)接受全新的管理理念，深入分析新問題，以進(jìn)一步順應(yīng)電子政務(wù)管理發(fā)展，積極做好城建檔案電子文件歸檔工作，應(yīng)引起檔案管理部門重視。因此，此次重點(diǎn)對城建檔案電子文件歸檔的制約因素以及相應(yīng)的解決對策展開如下分析。

一、關(guān)于城建檔案電子文件歸檔的制約因素分析

（一）電子文件歸檔的真實(shí)性出現(xiàn)問題。整個(gè)城建檔案電子文件歸檔管理工作開展期間，除受以上因素制約外，還會(huì)受到文件真實(shí)性、可讀性的影響，主要表現(xiàn)為：部分城建工程的電子文件為掩蓋工程項(xiàng)目，可能會(huì)在內(nèi)容方面造假，或是單位內(nèi)部的檔案管理工作人員對檔案管理工作不夠重視，從而影響到電子文件可讀性，以上因素均會(huì)使城建檔案電子文件提供的內(nèi)容受影響。

（二）電子文件歸檔制度方面出現(xiàn)問題。城建檔案的電子文件歸檔工作重點(diǎn)是把信息與實(shí)體區(qū)分開，且電子文件自身可讀性和文件保存價(jià)值有直接聯(lián)系，對于以往的紙質(zhì)檔案，很容易產(chǎn)生字跡模糊、老化、破損等方面的問題，從而影響保存價(jià)值。而針對電子文件，大部分經(jīng)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存，盡管儲(chǔ)存起來較方便，但也會(huì)有病毒威脅，使所保存的數(shù)據(jù)信息失真、被盜等，這也會(huì)降低電子文檔的閱讀價(jià)值。就當(dāng)前國內(nèi)城建檔案電子文檔工作展開情況看，管理還未形成專門的法律法規(guī)，若文件在管理期間出現(xiàn)任何問題，很難利用法律法規(guī)做界定，最終影響電子文件歸檔工作的有序開展。

（三）電子文件歸檔工作人員出現(xiàn)問題。首先，工作人員對于電子文檔規(guī)范范圍認(rèn)識(shí)并不是很清楚，未做出有效的評(píng)判，這就常常會(huì)使文件歸檔工作中，出現(xiàn)文件歸檔不夠準(zhǔn)時(shí)、文件遺漏等問題出現(xiàn)。其次，個(gè)別城建檔案室內(nèi)的管理人員的綜合素質(zhì)偏低，專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能相對較弱，在實(shí)際管理工作中會(huì)引發(fā)很多問題。最后，工作人員的工作責(zé)任意識(shí)偏低，且工作積極性較差，例如，出現(xiàn)員工調(diào)離或是調(diào)動(dòng)時(shí)，未及時(shí)把電子文件移交或是上傳，很多重要文件丟失等，最終對城建檔案電子文件歸檔管理質(zhì)量產(chǎn)生較大影響。

二、提升城建檔案電子文件歸檔管理水平的核心策略

（一）構(gòu)建完善的電子文件歸檔管理制度。企業(yè)與政府應(yīng)該結(jié)合實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)一步健全并完善已有的電子文件檔案管理制度，這是因?yàn)楫?dāng)前的城建檔案電子文件歸檔管理所涉及的內(nèi)容很多，如電子文件數(shù)據(jù)信息管理、信息數(shù)據(jù)錄入等，對此，應(yīng)在內(nèi)部構(gòu)建完善的規(guī)章制度，充分明確各個(gè)部門、工作人員的工作職責(zé)，進(jìn)而保持城建檔案電子文件歸檔內(nèi)容更加準(zhǔn)確、真實(shí)，同時(shí)使電子文檔真實(shí)反映公眾日常活動(dòng)。電子文件管理人員可由電子文件的形式，對相關(guān)操作做相應(yīng)的管理登記，以確保電子文件處理、產(chǎn)生過程均與規(guī)范要求相符。例如，在城建檔案電子文件的生成至歸檔全過程，要確保電子文件原始性，并做好文件的監(jiān)管及保護(hù)工作，以免電子文件被隨意刪除或是改動(dòng)。

（二）確保電子文件歸檔、整理符合標(biāo)準(zhǔn)。首先，文件檔案管理人員需根據(jù)不同文件保管期限、組織機(jī)構(gòu)、年代等作初步的歸類整理；按照不同組織機(jī)構(gòu)特點(diǎn)、年代、保管期限，把有關(guān)電子文件做分類、分盤管理，上述城建檔案電子文件歸檔管理方法的實(shí)施，在大大提升電子文件整理、拷貝效率的基礎(chǔ)上，還可長時(shí)間保管電子文件。而且把同一個(gè)部門的有關(guān)文件直接歸檔并保存在存盤內(nèi)，便于之后管理。其次，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)城建檔案電子文件的規(guī)范化歸檔管理，這就要求檔案管理人員收到各種資料且對其做歸檔處理時(shí)，應(yīng)盡量做到統(tǒng)一、規(guī)范，待檔案整理結(jié)束之后，管理人員還針對不同電子文件做相對應(yīng)的命題，同時(shí)為歸檔完整的電子文件作一個(gè)檔案目錄，這樣便于之后運(yùn)用計(jì)算機(jī)查找各種類型的存儲(chǔ)文件。最后，做好外來文件的歸檔工作：城建檔案室內(nèi)的工作人員應(yīng)做好對外來文件的各種處理和歸檔方面的工作，運(yùn)用現(xiàn)代化的掃描技術(shù)，將一些外來紙質(zhì)文件直接轉(zhuǎn)換為電子或是影像類文件，把其直接連接到網(wǎng)絡(luò)，最終實(shí)現(xiàn)公文互相傳遞、督辦、批辦工作網(wǎng)絡(luò)化。而且經(jīng)事業(yè)單位檔案管理部門所負(fù)責(zé)并立即歸檔的有關(guān)電子文件，檔案管理工作人員需仔細(xì)審查并填寫檔案信息，如仔細(xì)區(qū)分各種文件類型、檔號(hào)，而后把歸檔整理好的電子文件直接錄入數(shù)據(jù)庫內(nèi)，若需要哪一種電子文件，就可運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)終端查詢所需文件。

（三）保證電子文件信息真實(shí)、完整。檔案管理工作者想要保證城建檔案的電子文件歸檔工作順利展開，就需要深入到當(dāng)前的電子文件工作當(dāng)中，對大量檔案電子文件接收、處置、儲(chǔ)存等方面的工作做相應(yīng)的指導(dǎo)，確保電子文件內(nèi)的原始信息完整、真實(shí)，并深入了解電子文件類型。即對電子文件做相應(yīng)的技術(shù)處理，把已經(jīng)歸檔的城建檔案電子文件直接轉(zhuǎn)為只讀性的文件，也就是僅僅能讀而不能將其寫下的不可更改電子文件，以便保護(hù)、識(shí)別城建檔案電子文件原始結(jié)構(gòu)，確保文件可靠性，使文件和一般的紙質(zhì)文件充分發(fā)揮相應(yīng)的社會(huì)效用。而且，現(xiàn)階段大多數(shù)城建檔案電子文件歸檔保存的方法主要是脫機(jī)，因而，在實(shí)際的文件保存工作中，所保存下的文件存儲(chǔ)方式涉及到磁盤、硬盤（或是光盤），軟磁盤最大的缺陷表現(xiàn)在，抗干擾能力相對較弱，且結(jié)構(gòu)不夠穩(wěn)定，會(huì)影響到城建檔案電子文件歸檔保存及管理，一旦出現(xiàn)此種情況，城建檔案部門可把事先分類整理好、歸檔好的電子文件直接刻錄在光盤內(nèi)儲(chǔ)存。

（四）積極落實(shí)電子文件歸檔管理工作。第一，城建檔案電子文件歸檔工作人員應(yīng)該在實(shí)際的文件管理中，不斷創(chuàng)新并積極探索電子文件歸檔、管理工作的新措施，以便尋找一種高效、合理、科學(xué)的城建檔案電子文件歸檔、管理手段。從某種程度來說，各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人需充分重視檔案電子文件歸檔工作，檔案管理部門應(yīng)該全程參與，并積極介入電子文件歸檔的信息化、現(xiàn)代化管理工作中，以進(jìn)一步保證城建檔案電子文件歸檔設(shè)計(jì)和所構(gòu)建的電子信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)相符，以便充分滿足標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化的電子文件歸檔系統(tǒng)。其次，有關(guān)的城建檔案電子文件管理部門應(yīng)該互相加強(qiáng)合作，共同進(jìn)步，也就是促進(jìn)文件信息化管理、文書管理、檔案管理等有關(guān)部門之間的合作，并在實(shí)際文件管理與基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的實(shí)踐過程中，多關(guān)注各部門之間的聯(lián)系，同步結(jié)合、共同發(fā)展。最后，城建檔案部門也應(yīng)該積極地參與到整個(gè)電子文件歸檔工作當(dāng)中，積極介入相關(guān)電子公文管理、歸檔工作，以保證電子文件能夠重復(fù)應(yīng)用。而且在電子文件歸檔的信息管理背景下，構(gòu)建相關(guān)的城建檔案工作和電子文書工作間的界限較模糊，且電子文件檔案的一體化、全面化、綜合化管理也是檔案信息化辦公的一種必然趨勢。除此之外，城建檔案管理為保證歸檔以后的電子文件內(nèi)容完整、真實(shí)且能夠持續(xù)運(yùn)用，將其當(dāng)作出發(fā)點(diǎn)，全面、嚴(yán)格地控制整個(gè)城建檔案電子文件的建設(shè)工作，以進(jìn)一步保證電子文件內(nèi)的原數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)信息資料真實(shí)、完整。而要想保證以上工作得以順利開展，就需檔案部門內(nèi)部的工作人員更加積極開展，例如，若對電子文件歸檔工作不夠重視，則會(huì)使電子文件在歸檔之后數(shù)據(jù)和信息存在偏差或是缺失，最終影響整個(gè)文件內(nèi)容，這對各單位后續(xù)工作的開展也會(huì)產(chǎn)生很大影響。

三、結(jié)語

綜上闡述，本文經(jīng)分析城建檔案電子文件歸檔的制約因素，主要包括：電子文件歸檔制度方面出現(xiàn)問題、電子文件歸檔的真實(shí)性出現(xiàn)問題、電子文件歸檔工作人員出現(xiàn)問題等方面，針對以上制約因素，制定有效的電子文件歸檔管理策略，以高效、科學(xué)、合理地做好各項(xiàng)電子文件歸檔與管理工作，如積極落實(shí)電子文件歸檔管理工作、確保電子文件歸檔、整理符合標(biāo)準(zhǔn)、構(gòu)建完善的電子文件歸檔管理制度、保證電子文件信息真實(shí)、完整等，以確保電子文件歸檔工作得以順利展開，這對之后進(jìn)一步提升城建檔案工作電子文件歸檔管理效率具有重要參考意義。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊曉麗，張瑞香.關(guān)于建筑工程電子文件與電子檔案全程管理信息系統(tǒng)的研究[J].城建檔案，2016（4）：37-38.

[2]張燕雙.城建檔案信息管理系統(tǒng)改造與應(yīng)對措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）：167-168.

[3]胡虹.紙質(zhì)文檔一體化管理繼承的電子文件全程管理研究[J].城建檔案，2015（12）：46-47.