淺議信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化

宿艷芳

【摘要】計算機以及互聯網技術的快速發展為行政事業單位的檔案管理工作帶來了很多便利，本文首先分析了當前檔案管理工作的不足，進而提出應對策略。

【關鍵詞】信息化；行政事業單位；檔案管理；科學化

一、前言

計算機與互聯網的運用將大大提升檔案管理的效率，基于此加速信息化管理勢在必行。

二、事業單位檔案管理現狀

1.檔案管理工作缺少足夠的重視。與國際發達國家相比，我國的行政事業單位的信息檔案管理的能力還存在欠缺。經過分析得出原因是：很多事業單位并沒有對檔案的信息化管理給予足夠的重視；檔案管理工作的開展也缺少完善的制度來做依據，而且檔案管理工作多而復雜，因而當前檔案管理水平普遍不高。

2.檔案管理現代化水平不高。隨著社會的發展以及科技水平的提高，有更多的先進的設備應用在事業單位檔案管理之中，然而一些單位對其利用程度卻不高，因而使得管理的水平與質量始終無法有質的提升。

3.管理人員參差不齊。就當前來看，很多的事業單位的管理人員不管是業務能力還是管理能力都無法滿足檔案管理工作的實際需求，特別是對于一些鄉鎮管理單位，其管理人員的專業能力以及文化程度都遠遠達不到應有的要求，甚至一些管理人員從其他位置轉調過來不懂也無法勝任檔案管理工作，又沒有針對這些職工的專門培訓，這些都影響了檔案管理的科學化發展。

三、提升行政事業單位檔案管理科學化的具體措施

1.提升組織領導的互聯網思維水平，構建起單位檔案管理的信息化制度。在行政事業單位推動單位檔案管理信息建設過程中，組織領導的互聯網思維水平以及對于信息化建設的重視，將直接決定信息化建設的質量與效果。如果領導具有超前的互聯網思維，在運用互聯網方面有著較高的水平，就會知道實現了檔案管理的信息化才能實現檔案管理的科學化，進而就會采取相應的措施來促進信息化建設。然而如果領導的思維水平無法跟上時代的步伐，還是采取傳統的思維方式來進行檔案資料的管理，就會大大限制檔案管理的信息化建設。基于此對行政事業單位各級領導來說，應該轉變傳統思維方式，轉變觀念，緊跟時代的潮流，充分認識到互聯網在檔案信息化管理中的作用，進而推動檔案的信息化管理建設。要堅持從實際出發并將檔案的信息化建設作為一項重點工程，重視其具體建設進展并重視矛盾的協調以及具體困難的處理。例如可以通過投資與外包公司關于檔案電子化掃描加工簽訂協議，進而加速推動檔案掃描工作進展，而且也要針對工作的具體進展狀況作不定期檢查，以保證檔案質量滿足要求。

2.構建起完善的人才培養制度，量化考核，落實責任。由于人才才是檔案信息化建設的核心，因而應該構建起檔案信息化人才培養制度，通過培養一批高素質的檔案管理人才，切實提升檔案管理的效果與質量。加強對人才的實踐培養，加強檔案管理人員與信息化知識之間的連接力度，進而提升自主創新水平。提升檔案管理人員的責任感，重點是強化推動訴訟檔案轉化利用層次上的責任感，以便訴訟檔案順利的收入、移交、利用以及保存。強化量化考核制度建設，把檔案管理工作加入到職工日常考核之中，同時各部門也要建立檔案管理制度，并通過專人管理提升檔案管理質量。在專人進行檔案管理的過程中，針對檔案的核對、簽字、拆封以及檢查等流程必須嚴格控制，而對于材料弄錯、缺失、公章缺乏的問題應該及時的糾正，確保檔案的完整性與檔案信息的正確性。

3.充分發揮數字化、信息化檔案管理服務功能。隨著當前“以人為本”理念的倡導，檔案數字化工程的不斷開展能夠滿足人們對檔案信息查詢的需求。檔案一旦為民所用便會煥發活力，這些檔案表面看是不重要但是卻能夠維護個人的切實利益，減少人們之間的矛盾，進而維護社會的和諧穩定是具有重要意義的。如果將歷史假設成是一面鏡子，那么檔案則是鏡子里那一抹陽光，能夠反映出歷史，進而讓人沉浸在歷史的長河里去感受歷史發生的一切。尤其現在民生問題正在受到人們的重視，而檔案在解決民生問題中的重要性越來越明顯。

四、結束語

在當前“互聯網+信息化”的時代，檔案信息化工作不僅能夠為行政事業單位的檔案管理工作帶來方便，同時還能夠將自身的資源優勢讓全社會共享，進而大大推動檔案資源的信息化服務功能。所以檔案管理人員應積極推進當前的組織架構改革，進而實行統一領導、科學管理的策略，以便加速構建檔案管理信息制度、提升檔案管理的科學化水準，最終服務于全社會。

【參考文獻】

[1]信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的思考[J].談亞芳.檔案與建設.2015（03）

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