數字化檔案管理中存在的問題及對策

張仁芬

【摘要】隨著計算機網絡技術的快速發展和廣泛應用，檔案管理逐步實現了數字化，極大提高了辦公效率，使檔案管理事業取得了實質性進展。與此同時我們應該看到現實中的數字化檔案管理還存在一些問題，制約著檔案管理數字化建設的進程。對此，本文簡單闡述了數字化檔案管理的內涵，分析了其問題所在，并提出了控制對策。

【關鍵詞】數字化檔案管理；問題；對策

檔案工作自古至今就是各個時期政治和社會管理的記錄過程，是社會發展過程中的主要記錄者。檔案記錄了社會發展中的方方面面，是一個歷史的客觀記錄，可以用來集中反映一個時期決策層的決策、的過程和成果，以給后人留下寶貴的財富。隨著計算機技術的飛速發展，加速了檔案信息化的建設，也必然給檔案的工作產生重要的影響，一方面，網絡信息化技術為檔案信息開發提供了技術支持。另一方面，檔案信息的數字化又要求加快對檔案信息的開發利用。檔案信息的數字化也存在著信息不安全等問題，同時在操作層面也存在一些調整。整體而言，信息技術的快速發展，對檔案資源數字化的開發，既是一種機遇也是一個挑戰，如何更好地實現檔案信息的數字化，是很多政府和企事業單位面臨的共同問題。

一、數字化檔案管理內涵

數字化檔案管理是將檔案的各種原始資料，如紙張、錄像、錄音等傳統儲存介質，利用掃描、錄入、轉化等技術手段將其存儲于計算機，并對其進行分類管理，從而便于快捷檢索，及時找到所需檔案，大大提高了辦公效率，同時還具有諸多優點，如存儲空間較小、備份和維護簡便、安全性較強等。因此建設數字化檔案管理是對時代發展要求的回應，是檔案管理自身發展的必然趨勢，對于服務社會大眾、促進國家經濟發展具有重要意義。

二、檔案信息數字化的優點分析

檔案信息的數字化是檔案管理中的重要環節，是提高檔案信息管理的重要手段和方法，也是實現檔案信息更安全、更有效管理的前提。

1.檔案信息的數字化可以方便檢索

檔案信息數字化之后，檔案就可以存儲于光盤或磁盤上，很方便用于計算機來查詢。由于計算機自身強大的搜索能力，使得信息檔案的管理更為快捷和方便。同時檔案信息數字化之后改變了傳統紙質材料的操作方式，避免了因為手工操作的不準確、不完整信息帶來的問題，提高了效率，且僅需要在電腦上就可以完成操作，時間大大縮短，方便快捷，效率大大提高。

2.檔案信息的數字化可以方便保存

數字化之后檔案存儲于光盤和磁盤上。這樣和傳統的檔案相比較，可以有效防止發潮、發霉以及一些天災的情況，可以重復使用，不僅節約了大量的紙張，而且很環保，且使用壽命很長。更可以避免紙張發生的被氧化或者腐蝕的文獻，存儲容量大，占用空間小，大大提高了檔案信息管理的質量。

3.檔案信息的數字化可以有效實現資源的共享

紙質的檔案管理模式難以實現部門之間檔案信息的共享，大量的檔案被存放和閑置著，造成資源的大量浪費。信息化的時代，使得數字化的檔案可以方便人們實現信息共享，利用網絡實現信息的傳輸。

4.檔案信息的數字化可以有效提高了檔案傳輸的安全性

傳統的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，經常出現傳輸過程中的信息丟失，同時郵寄過程安全性也很低。檔案信息的數字化可以方便地進行傳輸，不會造成檔案的延誤或者丟失現象，綠色節能，大大節省了人力、物力和財力。

三、檔案信息數字化的缺點分析

1.檔案信息的數字化難以保證信息的真實性

早檔案信息電子化之后，因為電子信息的可讀寫性，人們可以對檔案信息進行多次的修改，并且沒有修改后的特殊標記。這樣保持的檔案信息可能失去了其原有的信息，而且難以通過傳統的辨認字體來尋找信息的原始性，且檔案信息沒有親身簽名，難以辨別真偽，就難以保證信息的真實性。

2.檔案信息的數字化帶來的安全問題很嚴峻

現在社會，通過網絡黑客或者網絡病毒攔截網上信息的時有發生，通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，或者使用計算機病毒，入侵電腦使得信息丟失，這些問題都使得檔案信息的數字化安全上帶來了較大的威脅。通過殺毒軟件可以減少病毒和黑客和入侵，但是不能絕對防止，而且計算機和局域網維護，也給信息的管理額外增加了一筆經費開支。

3.檔案信息的數字化對對管理人員的要求大大提高

檔案信息數字化的管理不僅要求工作人員懂得在紙質檔案管理的操作方法和操作技巧，還要求工作人員能夠熟練使用電子計算機，熟練掌握網絡技術，需要較高的字數文化層次。但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。

4.檔案信息的數字化存在電子文件兼容問題

電子文件的通用問題比較嚴重，現在全世界各大軟件開發公司都相對獨立，為了獲得更多經濟效益，不同信息之間的信息不一定能夠兼容，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，這也為檔案管理人員增加了工作量，同時也增加了經費的支出。

四、檔案信息數字化的對策

1.樹立檔案信息數字化的原則

檔案信息數字化要堅持下面三個原則：

（一）科學化規范化和精細化原則。標準化、規范化、精細化是強化檔案信息數字化的重要原則，因為檔案信息本身就是一項嚴謹細致的工作，必須要進一步細化檔案工作標準和規范，才能提高檔案管理的質量和效率要求。

（二）快捷與安全同步的原則。信息的數字化在提高辦事效率、質量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰。所以，要在確保安全基礎上提高工作效率，不斷增強信息化條件下檔案管理的全安系數，強調安全使用和管理。

（三）效益與質量兼顧的原則。因為檔案信息數字化建設的艱巨性、復雜性和繁重性，因此需要投入相當的人、財、物力，所以，要堅持效益與質量兼顧的原則，研究自身實力，分析客戶需求，思考

快捷安全建檔的途徑。

2.檔案信息數字化的觀念創新

現在很多企業和政府關于檔案信息管理的思維還很長呢就，隨著信息技術的發展，以及企業經營范圍的逐步擴大。

政府和企業應該樹立檔案信息是一種寶貴資源的觀念。有些領導還停留在“檔案就是寫在紙上的書面材料”，檔案信息在流動和傳播中不斷增值的知識，是企業經營管理活動中生成的重要的信息資源。因此，必須把檔案信息的數字化當成單位信息化推進的整體進程中間去，充分發揮其作用。知識經濟是以科技為導向，要不斷培育自己的核心競爭力，不僅要靠企業的技術和整體戰略，同時還要靠最新的信息以及人才的優勢。誰掌握了最新的信息，就占有最新的機會。因此，檔案信息的數字化事關單位的工作效率，事關整個單位的整體發展水平。必須改變以往的觀念，促進檔案信息數字化的統一意識，提供一種全方位的平臺。

3.檔案信息數字化業務的創新

面對知識經濟的迅猛發展，檔案信息的工作也要圍繞一個企業的大局來。

首先應加大檔案信息資源的采集，擴展信息資源的范圍，增加信息資源的儲備，特別是加大對單位的戰略布局、管理方式資等信息的收集管理。其次，要優化檔案資源的結構。需要重新審視檔案室的結構和質量，增加高層次檔案信息含量，豐富檔案的載體形式。另外，要加強檔案的整理、鑒定，保證檔案信息資源的優化，制定合理的歸檔范圍和保管期限。

在檔案信息的鑒定的基礎上，對一些永久保存的紙質檔案采取必要的保護措施；對可以通過計算機建立的檔案，盡快建立信息化數字化檔案。

4.檔案信息數字化的管理創新

傳統的信息管理都是一種封閉式的管理，一般檔案室的材料只限定本單位的特定范圍，服務的對象也主要是本單位的一些主要負責人。隨著信息化的發展，現代企業對信息資源的依賴性越來越大，以后的檔案信息管理應該是一種開放式的服務咨詢機構。所以檔案的信息化比如納入本單位的整體信息化系統中，發揮檔案信息資源網的輻射作用，使檔案真正成為本單位信息服務系統的重要組成部分。檔案信息數字化的管理創新要求在觀念和體制創新的基礎上對檔案管理全程進行創新。

5.檔案工作的技術創新

技術創新是檔案信息數字化工作的根本手段。檔案信息管理要改變原有的通過人工操作方法和分割的組織體系，就要大力引入現代科技手段，建立檔案信息中心，實現檔案信息收集、整理、鑒定、保存、檢索、利用和傳播的自動化和網絡化。實現信息的一體化，借助多媒體技術，對企業檔案進行存儲、加工，使檔案信息資源達到圖、文、聲一體化傳輸服務，使重要的歷史資料得以長久保護和有效修復，也為未來檔案信息資源進一步轉換利用創造條件。

6.加強人員管理，定期進行教育培訓

檔案信息數字化發展緩慢，檔案人員專業知識、業務素質偏低也是一個制約因素。要加強人員的培訓，經過定期的教育培訓，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強的責任心，同時，提高他們的綜合文化水平，比如計算機操作水平等，加強思想教育，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發生，達到檔案管理的保密要求。

五、結語

現代社會是一個信息高速發展的社會，檔案信息為檔案管理的重要組成部分，是歷史軌跡的再現者。隨著科學技術發展日新月異，檔案信息電子化已經成為當前信息檔案管理的重要手段。信息化檔案已經逐步取代紙板的檔案，為實現檔案信息的精細化管理提供有效前提，加強。加強科學管理，確保檔案電子信息的安全可靠，使其準確地提供可靠的，使其在社會生活中發揮更大的作用，有重要的現實意義。

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