淺談帕累托圖和魚骨圖在儀器設備盤虧分析中應用

張繼霞， 趙睿英

(北京理工大學 實驗室與設備管理處，北京 100081)

淺談帕累托圖和魚骨圖在儀器設備盤虧分析中應用

張繼霞， 趙睿英

(北京理工大學 實驗室與設備管理處，北京 100081)

儀器設備盤虧是高校儀器設備管理中不容回避的重要問題。造成儀器設備盤虧的原因是多方面的，有觀念陳舊、重視不夠的歷史原因，也有手段落后、管理不善的現實因素。以北京理工大學為數據源，運用帕累托圖和魚骨圖分別從定量和定性角度來分析儀器設備盤虧的主要原因和次要原因。通過統計分析，儀器設備盤虧的主要原因是機構調整未及時調賬，人員變動未及時交接，年代久遠的設備信息不完善。針對儀器設備管理中存在的這些問題，高校應增強管理意識，健全管理體制，完善管理制度，提高信息化水平，加強定期核查，從政策和制度上堵塞管理漏洞，減少乃至杜絕盤虧現象的發生。

帕累托圖； 魚骨圖； 儀器設備； 盤虧； 管理層級； 定期核查

0 引 言

為了全面規范和加強國有資產管理，推進資產管理與預算管理、財務管理相結合，財政部于2016年年初全面啟動了行政事業單位的資產清查工作。各高校積極響應，認真貫徹落實財政部的有關文件要求和精神，于2016年上半年組織開展了本單位的資產清查工作。通過資產清查，全面摸清了家底，掌握了資產的現狀，為促進資產合理配置，盤活存量資產奠定了良好的基礎[1]。儀器設備類固定資產在高校資產總量中占有很大比例，因此，各高校都把儀器設備清查工作作為資產清查工作的重中之重，而儀器設備的盤虧又是儀器設備清查工作中不容回避和忽視的重要問題[2]。如何減少和杜絕儀器設備盤虧現象的發生，首先要從分析造成儀器設備盤虧的原因入手，對癥下藥，才能從源頭上減少儀器設備帳物不符的情況。

對于儀器設備盤虧原因的分析要以盤虧的基礎數據為支撐，以及用定量和定性分析相結合。帕累托圖和魚骨圖恰恰是定量和定性分析的兩種實用工具，本文將此應用于儀器設備盤虧的分析，可以科學有效地找出造成盤虧的主要因素和次要因素，從而為儀器設備管理工作提供決策依據。

1 帕累托圖和魚骨圖的內涵

帕累托圖又叫排列圖或主次圖， 是按照發生原因頻率大小順序繪制的直方圖，表示有多少結果是由已確認類型或范疇的原因所造成。帕累托圖可以體現帕累托原則，即數據的絕大部分存在于很少類別中，極少剩下的數據分散在大部分類別中。這兩組經常被稱為“至關重要的極少數”和“微不足道的大多數”。繪制帕累托圖的目的就是區分“微不足道的大多數”和“至關重要的極少數”，從而有重點地采取糾正措施[3]。

魚骨圖又名特性因素圖或因果圖，魚骨圖能清晰直觀地表明問題的各種原因、各個原因之間的相互影響以及問題的各種解決因素，用此方法對儀器設備盤虧的主要原因進行分析，一目了然，為針對性地制定解決對策提供了方向[4-5]。

2 帕累托圖和魚骨圖在儀器設備盤虧中的應用

2.1 數據來源

由于傳統的管理觀念、落后的管理手段和低效的管理水平等各方面因素的影響，各高校在資產清查中都存在著不同程度的儀器設備盤虧。以我校為例，經2016年資產清查，儀器設備類固定資產盤虧979臺套，價值1 075萬元。各相關單位對盤虧的儀器設備進行了仔細追查和認真分析，造成這部分儀器設備盤虧的主要原因是：機構多次調整、合并、拆分，儀器設備賬目未及時做相應的調整；房屋資源調整、搬家等，造成部分儀器設備丟失[6]；學校房屋資源緊張，無報廢周轉庫，造成待報廢設備無地方存放，而學校組織報廢需成批進行，造成處置不及時和部分儀器設備丟失；有的儀器設備領用人在內部調動、退休、離職、去世等人員的變動，未及時辦理調撥手續，導致儀器設備丟失；2000年以前的儀器設備管理未實行信息化管理模式，主要依靠手工紙質單據，有些年代久遠的儀器設備，領用人、存放地點等為空，無從查證，此次資產清查也未找到這些設備，造成儀器設備損失[7]；盤虧的儀器設備中還有部分實驗消耗材料，其價格雖然超過了固定資產建賬標準，但使用年限不足1年就壞掉了，有的實驗耗材甚至在爆炸實驗中一次性損毀，殘體無法回收；有的儀器設備已經進行了實物處置，由于紙質申報文件或批復文件丟失導致無法銷賬而成為呆賬。

將上面的盤虧原因進行統計分類，大致分為5類(見表1)。

表1 盤虧原因統計分類

2.2 繪制帕累托圖

為結合實際，簡化數據分析，本文對帕累托圖進行提煉，選取可以代表此原理的最關鍵的指標——頻率和累計頻率來分析儀器設備盤虧的主次要原因，排列圖用角坐標系表示，縱坐標表示頻率，分析線表示累計頻率，橫坐標表示影響結果的各項因素，按影響程度的大小(即出現頻數多少)從左到右排列，通過對排列圖的觀察分析可以抓住主要因素，頻率是指頻數除以盤虧總數量，百分比進行表示；累計頻率是頻率的累加[8](見圖1)。

圖1 儀器設備盤虧原因的帕累托圖

由圖1可見，儀器設備盤虧原因的1～3項累計頻率在34%～80%區間，稱為主要因素，記A類；第4項累計頻率在80%～90%區間，稱為次要因素，記B類；第5項累計頻率在90%～100%區間，稱為一般因素，記C 類。帕累托圖分析結果見表2。

表2 帕累托圖分析結果

2.3 繪制魚骨圖

通過運用帕累托圖對儀器設備盤虧的原因分類統計顯示，導致儀器設備盤虧的主要因素是機構調整未及時調賬，人員變動未及時交接，年代久遠的設備信息不完善。而導致這些現象發生的原因又是多方面的，通過魚骨圖可很清晰地看到盤虧的原因[9](見圖2)。

圖2 儀器設備盤虧原因(A類因素)分析

3 改進建議

3.1 增強管理意識

受傳統觀念的影響，高校往往把學校工作重心放在教學和科研兩個方面，未能將儀器設備管理工作放到應有的重要位置。同時，由于高等教育的特殊性，教師隊伍往往是相對松散的組織，更強調自我管理，儀器設備領用人也并不是專職管設備的實驗技術人員，未能完全盡到對設備的保管責任，對儀器設備管理的意識也相對薄弱，對于儀器設備的處置較為隨意，造成儀器設備損壞甚至丟失。儀器設備作為高校的公共資源，往往分散放置在各個實驗室，常常陷入一種“有人用，無人管”的尷尬境地[10-11]。高校只有自上而下尤其是領導層充分重視儀器設備管理工作，全員參與到儀器設備管理的工作中，營造良好的氛圍，儀器設備管理工作才會事半功倍(見圖3)。

圖3 儀器設備管理金字塔

3.2 健全管理體制

目前高等學校的儀器設備管理體制基本上是校院室3級管理。3個管理層級的職能和定位有模糊的界限，易出現“功勞對半，責任分擔”“無功無過無作為”的不良現象，從而導致管理制度無法落實，責任無法追究，管理水平低效等管理弊端。隨著高校儀器設備資產量的日益增加，儀器設備管理部門的管理任務也日益加重，容易被繁瑣的事務性工作牽絆，分身乏術。學院在儀器設備管理過程中并未真正起到依托管理的重要作用，很多管理到最后都流于流程化形式化[12]。儀器設備領用人也沒有主動承擔起管理的責任，在日常管理上有很多隨意的成分。要解決現行的管理體制存在的這些問題，必須要重新定義角色(見表3)，尋求定位，以充分發揮各個管理層級的主觀能動性，確保儀器設備管理責權明晰，各司其職。作為管理部門，應充分放權，不把住權力不放手，也不越俎代庖。作為學院，應努力克服 “坐等靠”，主動承擔起管理責任。作為各級各類實驗室要盡職責，樹立責任意識。管理體制變革的另外一個重要方面就是要成立儀器設備管理委員會，委員會由管理部門、相關職能部門、各個領域的專家組成，委員會主要負責監督體制運行，發揮智囊決策作用。

表3 儀器設備管理層級角色定位

3.3 完善管理制度

很多儀器設備管理的漏洞都是由于制度不夠完善導致的。要堵塞管理的漏洞，就要完善相關管理制度，從管理源頭上明確保管責任，確保帳物變化的實時互動，防止儀器設備損壞丟失[13]。①要建立健全防止儀器設備盤虧的變動調撥制度，建立協同聯動機制。針對機構調整、房屋資源調整，人員變動等涉及到的儀器設備變動，要實行全環節覆蓋。相關學院要立刻報備，相關管理部門要支持配合，儀器設備管理部門要迅速反應，及時調賬，真正做到賬實相符。比如，內部調動、離職、退休等人員變動，需要學院和人事部門的協同，須經過儀器設備管理部門的審核，方可履行人事變動手續。比如，房屋資源調整，需要學院和房屋管理部門的協同，在未履行完報廢調撥或報廢手續之前不得搬遷。再比如，機構拆分合并，需要學院和機構認定部門的協同，在完成儀器設備拆分合并后，方可啟用機構公章。②要建立健全儀器設備盤虧后的丟失賠償機制。由于缺乏上級指導性文件，絕大多數高校并沒有出臺專門針對儀器設備丟失賠償的管理辦法，即便想追究相關責任人的責任卻苦于無章可循，無據可依，最后往往不了了之。長此以往，只會使責任意識更加淡薄，賠償意識更加弱化。2016年的資產清查正是出臺丟失賠償管理制度的最好契機，各個高校應抓住這個機遇，出臺適合自身校情的賠償管理辦法，以提高保管意識，對于隨意處置資產的行為起到警示和約束作用。③建立健全考核機制。再好的制度如果不能夠落到實處，也是一紙空談，而制度的落實需要和考核掛鉤，有激勵，有獎懲，這樣才能真正調動各方面的積極性。高校可探索將儀器設備管理效果作為學院考核指標的二級指標，儀器設備盤虧作為考核的3級指標。 唯有如此，才能發揮政策的指揮棒作用。

3.4 提高信息化水平

在儀器設備管理的手工記賬時代，很多儀器設備的原始單據一旦丟失，則信息傳遞過程就中斷了，導致儀器設備丟失后無從查證，更無法追責。隨著儀器設備管理信息化水平的不管提高，儀器設備管理逐步擺脫了手工錄入和紙質單據，儀器設備信息的收集也更齊全，儀器設備一旦盤虧，便可通過各種線索追查到儀器設備管理環節的種種痕跡，無形之中強化了領用人的責任意識，也更有利于追查儀器設備的下落。目前，我校儀器設備管理平臺，實行的是學校統一身份認證登錄，領用人和經辦人需要具有認證身份方可網上申請辦理相關業務。而且，儀器設備管理平臺和人事管理平臺及財務管理部門都是對接的，實時進行數據交換。這樣一來，通過信息化建設，就確保了管理環節的無縫對接和閉環。以前對于易耗品的管理屬于真空地帶，將很多金額超過固定資產建賬標準的易耗品也納入了固定資產管理范疇，導致了部分儀器設備的盤虧。為了加強易耗品的管理，我校開發了材料、低值易耗品管理平臺，與儀器設備管理形成了互補，全方位的管理模式，有效防止了國有資產的流失。下一步，我校將實現儀器設備與房屋管理部門的管理平臺對接，防止出現信息不填、亂填的現象，確保儀器設備管理更到位，更規范。

3.5 加強定期核查

再完善的制度缺乏監督，也會走樣。儀器設備管理不能單純依靠老師的自覺性，儀器設備管理部門應加強定期核查，將儀器設備清查工作日常化，制度化。①可以督促領用人妥善保管儀器設備，②可以在核查中發現問題，解決問題，完善制度，改進流程，將問題化整為零，防止積壓問題集中爆發。定期核查周期可以半年，可以1年；核查形式可以開展時限檢查，也可以開展標簽檢查、貴重儀器設備檢查等專項檢查。在核查過程中杜絕走形式，走過場，無論是賬內賬外、單位內外、出租出借的儀器設備都要全面地、徹底地進行清查，做到帳物清楚。對于核查結果要及時通報，督促整改，在核查中總結經驗教訓，在整改中提高管理水平，讓老師們心中時刻都有一根弦，將儀器設備管理視為己任。

4 結 語

2016年資產清查暴露了高校在資產管理中存在的很多管理問題，儀器設備盤虧現象的普遍性也說明高校在儀器設備管理過程中存在著很多共性的問題。高校應以此次資產清查為契機，認真查擺問題，分析原因，從政策和制度上堵塞管理中的漏洞，在規范管理，確保資產完好率，發揮存量資源的效益，提高資源利用率等方面積極探索并大膽實踐。

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A Talk on Application of Pareto Diagram and Fishbone Diagram in the Quantitative and Qualitative Analysis of Instruments and equipment Inventory Loss.

ZHANGJixia,ZHAORuiying

(Department of Laboratory and Equipment Administration， Beijing Institute of Technology， Beijing 100081， China)

The instruments and equipment inventory loss is an important and unavoidable issue in the instruments and equipment management of colleges and universities. The causes of equipment inventory loss are various, including the historical reasons such as old concepts and insufficient attention, and also practical factors such as backward, poor management and so on. With the data of Beijing Institute of Technology， the paper used the Pareto diagram and fishbone diagram to analyze the causes of equipment inventory loss respectively from quantitative and qualitative viewpoints. The main reason and the secondary reason were found. Through analysis, the main reason is that account adjustment is not timely along with the institution adjustment, transfer is not timely along with personnel changes, old equipment information is not perfect. According to the these problems existing in the management of equipment, colleges and universities should strengthen management consciousness, perfect and improve the management system, improve the level of information, strengthen the regular verification. From the policy and mechanism loopholes should be plugged, such that the inventory losses can be reduced or even eliminated.

Pareto diagram; fishbone diagram; instruments and equipment； inventory loss; layers of management; regular verification

2016-09-20

張繼霞(1978-) 女， 山東章丘人，碩士，助理研究員，科長， 研究方向：儀器設備管理、實驗室管理。

Tel.：13810098647,010-68918794； E-mail：ssczjx@bit.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2017)04-0276-04