現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的信息化研究

紅霞

摘 要：隨著醫(yī)療衛(wèi)生制度改革的不斷深化，醫(yī)院管理模式也逐漸向現(xiàn)代化發(fā)展。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)，存在著信息量大、檔案類型多等特點(diǎn)，因此在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化勢(shì)在必行。本文在對(duì)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要性，并提出了幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代醫(yī)院；檔案管理；信息化

隨著科技的進(jìn)步，現(xiàn)代化的信息技術(shù)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用到了醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域。檔案管理部門作為醫(yī)療衛(wèi)生信息資源的聚集地，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用于當(dāng)前的醫(yī)療環(huán)境。

只有實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化，才能促進(jìn)醫(yī)療信息資源的共享，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生制度改革的進(jìn)程。

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案繁多而人手不足

在醫(yī)院檔案管理部門現(xiàn)有檔案類型中主要分為對(duì)內(nèi)與對(duì)外兩種檔案類型。對(duì)內(nèi)檔案包括業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案、培訓(xùn)檔案、醫(yī)藥檔案、技術(shù)檔案、設(shè)備管理檔案、環(huán)保檔案等，而對(duì)外檔案包括人事檔案、技術(shù)檔案、文件檔案、黨務(wù)團(tuán)務(wù)檔案、工會(huì)檔案、消防安保檔案等。類型眾多且涉及范圍廣，再加上檔案管理部門人手不足，使得檔案管理工作量繁重，人工歸檔與管理的方式也會(huì)造成檔案的遺失與處理錯(cuò)誤。

（二）檔案流通困難

許多醫(yī)院所采取的檔案管理方式先是以科室為單位進(jìn)行檔案的管理與歸類，最后集中匯總到檔案管理部門。由于醫(yī)院人員構(gòu)成復(fù)雜、部門眾多，在檔案最終匯總方面存在著部門歸檔效率差、部門與部門之間檔案流通困難等問(wèn)題，對(duì)檔案管理部門的工作造成了一定影響。

（三）不利于檔案查找

傳統(tǒng)醫(yī)院的內(nèi)外檔案一般是以卷宗封存的形式進(jìn)行管理，隨著時(shí)間的推移，卷宗會(huì)越來(lái)越多。再加上卷宗檔案容易受到外界因素如潮濕、意外火災(zāi)而腐爛或者損壞，不利于對(duì)檔案資料的查找，影響醫(yī)院管理工作效率。

（四）檔案更新困難

在醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理方式中，一旦出現(xiàn)檔案需要更新的情況，就必須從大量的檔案卷宗中找到原有檔案，這樣會(huì)增加檔案管理工作人員的工作量，單純的人工查找效率地下，同時(shí)也會(huì)增加出錯(cuò)的概率。[ 1 ]

二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作信息化的必要性

（一）是提高檔案管理效率的要求

傳統(tǒng)的檔案管理工作量大、查找與更新的效率低，因此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，建立醫(yī)院內(nèi)部檔案管理數(shù)字化平臺(tái)。利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，能夠最大程度地避免工作人員的繁重工作，從而對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)有效的處理，大大提高檔案管理的效率。

（二）是實(shí)現(xiàn)信息資源優(yōu)化配置的要求

通過(guò)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)各部門之間的信息流通，能夠幫助用戶盡快地完成檔案的歸檔、更新與查找，保證管理效率。同時(shí)，醫(yī)院管理者也可以通過(guò)這一數(shù)字化平臺(tái)集中對(duì)醫(yī)院各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的了解與分析，從而制定科學(xué)合理的管理方針。[ 2 ]

（三）是醫(yī)院管理現(xiàn)代化的要求

現(xiàn)代化的醫(yī)院管理，是以計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟應(yīng)用為前提的。檔案管理工作信息化是醫(yī)院現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是構(gòu)建數(shù)字化的醫(yī)療衛(wèi)生管理平臺(tái)的基礎(chǔ)，其可以提高醫(yī)院管理的科學(xué)性，保證管理效率，促進(jìn)醫(yī)院的有序發(fā)展。構(gòu)建檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，管理效率提高，所需要的人力資源就相對(duì)減少。再加上檔案管理信息化平臺(tái)是建立在互聯(lián)網(wǎng)中的，不像傳統(tǒng)卷宗管理那樣需要占據(jù)大量的庫(kù)存空間，因此能在最大程度上減少人力、物力、才力的浪費(fèi)，從而節(jié)省醫(yī)院支出。

三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作信息化的途徑

（一）引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)與設(shè)備

要建立檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)，必須借助先進(jìn)的技術(shù)與硬件、軟件設(shè)備。

首先，要通過(guò)終端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議以及網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)等基本網(wǎng)絡(luò)設(shè)施構(gòu)建覆蓋醫(yī)院的局域網(wǎng)。

其次，要在互聯(lián)網(wǎng)上利用服務(wù)器等設(shè)備構(gòu)建基本的數(shù)字化平臺(tái)，再通過(guò)相關(guān)軟件與應(yīng)用的添加加以完善，同時(shí)還要保證該平臺(tái)的安全性，避免黑客入侵與病毒植入現(xiàn)象的發(fā)生。

最后，再由專業(yè)的檔案管理人員將原有的檔案數(shù)據(jù)錄入到數(shù)字化平臺(tái)中并加以保存。

（二）建立明確的歸檔方案

由于醫(yī)院檔案類型復(fù)雜、內(nèi)容豐富、使用率高，因此需要制定明確的歸檔方案與原則。在歸檔時(shí)，可以采用以人建檔的方式，來(lái)保證歸檔的科學(xué)性，從而提高管理效率。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

信息化背景下的檔案管理人員不僅僅要具備應(yīng)有的檔案管理技能，還需要熟練地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)，能夠獨(dú)立完成數(shù)據(jù)的錄入、搜集、管理工作。因此醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，在保證其具備專業(yè)的職業(yè)技能的同時(shí)，積極開展政工工作，培養(yǎng)其良好的思想政治素質(zhì)。[ 3 ]

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要環(huán)節(jié)，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化才能提高檔案管理的科學(xué)性與高效性。通過(guò)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)的建立、檔案管理方案的制定以及具備良好職業(yè)技能的檔案管理人員的培養(yǎng)，推進(jìn)檔案管理工作的信息化，從而為醫(yī)院現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李琳.現(xiàn)代信息化視閾中的醫(yī)院檔案管理研究[J].中國(guó)社區(qū)醫(yī)師，2015，29：168-169.

[2] 趙爽.如何加強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].電子世界，2014，02：16.

[3] 張志聰.淺談信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江史志，2014，09：103+105.