提高醫院檔案管理工作效率的途徑分析

聞鈺婷

[摘要]醫院檔案是醫院不可缺少的一部分，是醫院的寶貴財富，是醫院建設和發展的歷史憑證，它是衡量醫院醫療質量及管理水平的重要標志之一。它不僅對維護醫院自身權益有重要的作用，而且對醫院繼續發展也有十分重要的意義。本文主要對提高醫院檔案管理工作的效率提幾點建議。它能優化醫院檔案信息資源的管理，對醫院的發展有著重要的意義。隨著社會的逐步發展，傳統的檔案管理模式也在日益低揭露其存在的缺點。要想高效地管理醫院檔案必須要改變檔案的管理方式。本文分析了數字化時代醫院檔案管理所存在的問題，并針對相關問題列出了提高醫院檔案管理工作效率的方法，希望能對醫院檔案管理起到有效作用。

[關鍵詞]醫院 檔案管理 工作效率

引言

當前醫院進行全民公益性醫改，發展處在社會經濟變革的突變時期，全民醫保和醫保政策的改變，為醫院發展提供了新的機遇，但同時也面臨著更嚴峻的挑戰。因此，如何進一步提高醫院檔案的管理水平，提高工作效率顯得愈發重要。為使醫院檔案在醫院的日常工作中發揮重要而獨特的作用，就必須認真做好醫院檔案管理工作。那如何在醫院檔案管理的過程中，發現問題、解決問題，使得醫院在社會主義市場經濟體制下更好地發展，檔案的管理模式也得到相應的提高？怎樣在發展新時期醫院檔案管理工作中使檔案規范化、科學化的管理，更好的為醫院事業、醫院管理及患者服務，提高檔案的使用價值？現就如何提高醫院檔案管理工作效率的途徑進行以下分析。

一、當前醫院檔案管理工作所出現的問題

醫院不同于政府部門，醫院檔案的種類繁多，形式多樣，在現實的管理中，有部分醫院只重視病歷的檔案管理，忽視了醫院行政文件的檔案管理保存，從而在綜合性檔案管理的軟件設施、硬件設施、相關設備、管理條例、人員配置等等不夠重視、以至于檔案丟失、泄密、保存不全等情況發生，嚴重降低檔案管理的工作效率，影響了醫院管理質量。加上傳統的檔案管理方式操作起來較為麻煩，以至于檔案無實質性的利用價值，同時醫院對檔案重視不夠，出現有文不歸的現象，導致一些病歷檔案、行政文件擱置一旁并沒有實現它對醫療方面的價值和意義，以致浪費了一些寶貴的科研、學習信息及歷史資料。嚴重地影響檔案管理工作的效率。

二、有利于提高醫院檔案管理工作效率的方法

檔案管理創新是提高其效率的有效途徑。現如今我國社會正處于轉型期，有些行業的老舊工作方式和規章制度已經無法滿足日新月異的社會發展需求，國家又陸續出臺了信宜改方案和配套政策，在這樣的大背景下，信息在社會的作用顯得極為重要，這不僅是新的挑戰還是個很好的機遇。為了更好地利用醫院檔案，讓醫院在飛速發展的社會中更好的發展，在衛生醫療行業中超凡入勝，這就需要醫院檔案管理工作走向創新。

（1）提高檔案管理者的意識

這就需要醫院的各級領導更新自己的管理觀念，提高對檔案工作的認識，改變傳統的檔案管理模式，只有領導大力支持醫院檔案管理的創新，以及素質過高的檔案管理人員，才能盡早地完成創新的艱巨任務。各部門也需加強意識，配備兼職檔案收集員，只有從上而下，層層有人負責，環環相扣，鼎力配合，才能全方位做好檔案收集工作的基礎。

（2）提升管理人員專業的素質

醫院檔案管理是一門專業性很強的工作，需專人專工，而把統籌管理醫院檔案的管理員簡稱為“綜合檔案員”。綜合檔案員需要檔案專管人員需要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，并有著扎實的檔案管理理論知識、各部門基礎業務知識和熟悉的電子操作技能。

檔案管理人員需不斷的對自身專業進行培訓、學習，養成良好的習慣。對檔案借閱和移交的檔案進行登記、簽名，并對移交檔案每個環節，要層層把關，每個細節，重重把關；多舉行院內學習、外出交流等活動來提升管理員的能力，提高個人素質更出色地完成管理工作。

（3）檔案管理實現數字化

如今是數字化信息時代，數字化管理模式相比傳統的檔案管理方法更加高效，不僅成為了醫院檔案管理的熱捧，還順應了時代的發展。醫院檔案數字化管理的優勢主要有以下幾點。首先，大大地簡化了工作流程。數字化檔案管理大多采用現代化技術等，數字化的檔案信息取代了傳統紙質的資源、相比傳統的人工整理、登記，節省了大量的人力、物力以及財力。其次，數字化的儲存模式可以讓資源得到及時利用、有效共享，不但滿足了內部信息交流的需要，而且還連接各方面的資源。靈活、直觀性強的數字化管理讓我們方便快捷地查詢檔案的借記情況、及時地獲取想要的信息。不僅提高了管理人員的效率，還大大提高了檢索的準確率。然而，任何事物都具有兩面性，數字化技術也有其缺點，因為其不受實踐以及地域的限制，電子文件不受載體的限制，而數字化的信息內容的位置可能會隨著時間和空間的變化而發生改變，如果在沒有做好安全措施的情況下，很有可能會引起信息泄露等安全問題的發生。在使用信息化管理時，安全防范意識要落實到位，可以通過安裝防病毒軟件、建立網關、防火墻等措施來維持電子檔案網絡管理的正常運行。

三、總結

總而言之，我們只有完善一系列的管理制度、不斷提高管理者的自身素質和檔案的管理質量、采用現代化高科技技術，使檔案管理工作能夠順利的發展，更好更快地利用檔案資料，物盡其用，提高醫院檔案管理的效率，為醫院帶來更大的效益，更好地服務百姓。