淺談國有企業(yè)印章（電子印章）的管理與使用

國有企業(yè)印章（電子印章）是國有企業(yè)行使職權(quán)的重要工具和憑證，具有一定的法定效力，而印章（電子印章）的合法性和權(quán)威性則代表了企業(yè)的責任與權(quán)益。因此，必須加強和規(guī)范國有企業(yè)印章（電子印章）的管理和使用。

一、國有企業(yè)印章（電子印章）的保管與使用應給予足夠的重視

保管要安全有序。印章是組織身份的象征。不管是對內(nèi)還是對外，都象征本單位的名稱，印章就代表著本單位這個名稱。印章象征著其合法性、權(quán)威性。國有企業(yè)法人單位的印章都必須指定專人保管使用，明確保管人和責任部門，不能“齊抓共管”更不能隨便交給他人代管。印章保管人如有事外出，無論時間長短，交由他人代管的都必須經(jīng)過主管領導批準。印章應避免出現(xiàn)無人監(jiān)督、任人使用的現(xiàn)象，必須存放在有一定安全措施的保險柜或明柜內(nèi)，以防撬盜偷蓋。

用印手續(xù)必須齊全。印章的使用必須在指定的場所進行，保管人員使用時要認真負責。特殊情況保管人員使用要帶出辦公室時，應經(jīng)過主管領導批準，保管人員作到人不離章。文書材料一經(jīng)加蓋印章，就必須承擔法定義務和法律責任。公務往來的文書文件和各類技術資料具有法定效力。另外保管人員應親自蓋章，電子文檔套印時，做到到場監(jiān)督。印章使用要辦理必要的審批程序，審批程序是印章使用要辦理過程中不可省略的。根據(jù)印章效力明確印章使用審批權(quán)限辦理用印手續(xù)，以備查考。

電子印章與實物印章一樣具有同等法律效力。電子印章是科技與印章結(jié)合的新品種印章。隨著科技的進步發(fā)展和國有企業(yè)業(yè)務量的擴大，電子印章開始普遍推廣使用。電子印章的推廣應用，有利于加強公安機關對印章的統(tǒng)一管理和監(jiān)控，有效地打擊由印章引起的刑事犯罪活動，推進國家信息化建設。電子印章從審批制作開始，便具有從源頭杜絕造假的優(yōu)勢。電子公章的審批制作，必須嚴格按照有關規(guī)定，同時進入全程監(jiān)控的計算機管理系統(tǒng)，加強監(jiān)管。

二、國有企業(yè)印章（電子印章）在保管與使用過程中應注意的主要問題

國有企業(yè)印章（電子印章），特別是公章、負責人名章、財務專用章、合同專用章等重要印章，是企業(yè)從事經(jīng)營和管理過程中最常用的工具之一，可以在一定范圍內(nèi)直接代表企業(yè)，具有嚴肅性和一定的法律效力。如果保管使用不當，會造成諸多問題，必須引起足夠重視。

印章（電子印章）刻制不規(guī)范。印章（電子印章）的刻制必須在公安部門指定的單位進行。如果不在公安機關備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，就會埋下風險和隱患。印章刻制的業(yè)務流程必須清晰，不能沒有審批程序，只有業(yè)務需要，刻制印章后必須下發(fā)正式啟用文件，明確印章使用時間和使用范圍。

印章（電子印章）管理規(guī)章制度不健全。很多企業(yè)的領導和職工，沒有從思想上意識到印章對企業(yè)的重要性，蓋章時毫無原則可言，致使蓋印章成為一件很隨意的事。印章（電子印章）管理必制定嚴格的規(guī)章制度，印章管理人員必須嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，對需要用印的材料必須嚴格審查，不能違返印章（電子印章）管理制度。印章管理人員不能讓印章離開視線，在沒有監(jiān)管人的情況下攜帶印章外出。不能在沒有審批的情況下在空白介紹信或空白紙張上用印。印章管理人員必須使用印章登記表，經(jīng)審批用印后妥善保存。印章丟失或被盜后要及時報告，印章作廢必須及時回收銷毀，如不及時回收銷毀，導致新章、老章并存，甚至混亂使用，就會存在用印風險，甚至給企業(yè)帶來負面影響，甚至造成不可挽回的損失。。

三、應對國有企業(yè)印章（電子印章）管理與使用過程中存在問題的措施

印章的嚴肅性和有效性決定了從事印章管理人員必須責任意識，敢于堅持原則，履行崗位職責。但是隨著社會的發(fā)展與進步，印章（電子印章）管理的難度逐漸加大，所以必須以印章（電子印章）管理制度為基礎，以印章（電子印章）管理業(yè)務流程為主線，保證國有企業(yè)和諧穩(wěn)定持續(xù)健康發(fā)展。

要制定印章（電子印章）使用管理制度。印章管理工作原則性極強，必須建立一套完整的制度規(guī)范。制定規(guī)范的印章專用管理流程，建立印章專人保管制度，建立印章專用登記、審批制度，到堅持按專項原則和政策蓋章，每一項工作都是至關重要的。要指定管理部門，明確工作職責，做到有規(guī)可依、有章可循。按印章管理規(guī)定申請使用印章部門必須履行審批程序，經(jīng)過批準方可用印。要使用臺賬制度，印制印章使用申請表，在用印過程中，印章管理人員須對用印文件認真審查，用印時必須親自用印，審核用印內(nèi)容、用印次數(shù)及用印范圍。

要加強對印章部門及印章管理人員的管理。要加強對印章管理部門的監(jiān)管，加強對印章保管人員的管理，加強印章保管人員對印章的保管。印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風險防控職責。印章保管人員不得隨意將攜帶印章外出，特殊情況下需攜帶印章外出時，必須按照印章管理制度規(guī)定，經(jīng)單位主要領導批準兩人隨同。外出用印如遇特殊情況，印章遺失等問題，必須在第一時間向公安機關報案，同時刊登遺失聲明。

國有企業(yè)所屬部門變更或撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄；所屬法人公司注銷時，在工商注銷手續(xù)完成后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳法人公司包括公司公章、負責人名章、財務專用章、合同專用章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄。如所屬部門如有項目正進行，須在項目關閉后，項目部印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門。要加強對項目專用印章的監(jiān)管，項目專用印章必須限定其用途和使用審批程序，要嚴格限定使用范圍，不能用于對外簽訂合同，不能在對外承諾、證明等材料上使用。印章管理部門須會同法律部門將收繳的專用印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。如遇到項目印章被訪制的情況時，印章管理部門要及時協(xié)調(diào)法律部門，由法律部門按法律規(guī)定予以解決，并公安機關報案，在相關報紙上發(fā)布澄清聲明，認定項目合同無效，減少企業(yè)損失，保證企業(yè)和諧穩(wěn)定持續(xù)健康發(fā)展。

（作者簡介：魏海蘭，學歷：本科，中共中央黨校函授學院，單位：山西省煙草專賣局，研究方向：辦公室管理。）