黨校培訓學員檔案管理信息化建設

任虹霞

（中共佳木斯市委黨校）

摘 要：如何利用現代信息技術改進黨校培訓學員學籍檔案傳統的管理模式，實現檔案管理信息化是現代檔案管理工作的重點，采用科學的思想、組織、方法以及手段，對黨校培訓學員檔案管理工作進行有效管理，使之獲得最佳的工作效益。

關鍵詞：培訓學員；檔案管理；信息化

伴隨著信息技術的迅猛發展和電子計算機的普及應用，產生越來越多的電子文件，使黨校培訓學員學籍檔案的傳統管理模式也受到了極大的沖擊。如何利用現代信息技術改進黨校培訓學員學籍檔案傳統的管理模式，實現檔案管理信息化是現代檔案管理工作的重點，采用科學的思想、組織、方法以及手段，對黨校培訓學員檔案管理工作進行有效管理，使之獲得最佳的工作效益。

1 加強黨校培訓學員檔案管理信息化建設是落實大規模培訓黨員領導干部任務的客觀需要

黨校培訓學員學籍檔案是學員從報名、錄取、入學到修業期滿畢業（結業）全過程的成績考核、學籍變動、獎勵處分、畢業（結業）鑒定、資格審核等環節的真實記錄，是學員在校期間的綜合素質和具體表現的真實寫照和重要依據。在信息化、網絡化和培訓教育多元化、公務員、黨員領導干部大規模培訓的新形勢下，加強黨校學籍檔案管理信息化建設，具有重要的現實意義。

2 培訓學員檔案信息化建設是推進黨校信息化建設的具體舉措

中央印發的《中國共產黨黨校工作條例》明確規定：“黨校信息化建設是實現教育現代化、提高教學科研質量的重要手段。各級黨校應當大力加強和推進信息化建設。”黨校培訓學員學籍檔案管理是我校工作不可缺少的一部分，加強培訓學員學籍檔案信息化建設，是推進黨校信息化建設的題中應有之義。客觀地說，我們黨校信息化建設起步較早，計算機技術也已廣泛運用于辦公及教學等諸多領域，但利用現代信息技術管理培訓學員學籍檔案仍然滯后，迫切加大工作力度，加快培訓學員學籍檔案信息化建設步伐，實現黨校信息化建設全面發展。

3 黨校培訓學員檔案管理現狀

近年來，黨校學籍檔案信息化建設雖然取得了一定進展，但對照《黨校工作條例》的有關規定，在實際工作中還存在一些不適應新任務要求的狀況，具體表現如下：

3.1 學員檔案管理人員思想理念不適應。部分相關工作人員對培訓學員檔案信息化建設的重要性和緊迫性認識不足，按照信息化的要求收集、整理、保存、傳遞、利用學籍檔案的意識不強。少有人問津，創新不創新關系不大，對培訓學員學籍檔案信息化建設缺乏積極性、主動性。

3.2 學員檔案管理人員能力素質不適應。黨校檔案管理普遍缺少熟練掌握現代信息技術的復合型檔案管理人才，現有管理人員大多沒有受過檔案管理信息化的專門培訓，缺少檔案信息化專業知識。計算機技能水平不高，面對日新月異發展的信息技術措手不及，力不從心。同時，檔案管理人員是教師兼任培訓學員學籍檔案管理工作，培訓班開學后既要負責檔案的收集、整理工作又要擔任培訓班學員的教學工作，任務重，工作雜，而且完全沒有經過檔案專業崗位知識培訓，檔案意識不強。僅靠自身學習和實踐摸索，沒有過硬的專業知識、能力和管理素質，并不能完全適應檔案管理工作。

3.3 培訓檔案管理制度及工作方法力度不夠。黨校培訓學員的檔案管理還沒有一個明確制度，在歸檔范圍、內容的形式上均沒有得到一個較為確定的規定，也沒有一個檔案管理的約束機制，主要表現在檔案管理手段的規范以及完整參差不齊。對檔案管理工作還不夠重視，將培訓工作的重心都放在了培訓質量以及培訓對象上，并沒有充分認識到培訓檔案管理的重要性。這就導致了在日常工作中，對培訓學員檔案的整理，收集以及歸檔被忽視，甚至還有些材料根本沒有得到歸檔。

4 加大學員檔案管理信息化建設

4.1 提高思想認識，更新管理理念。思想是行動的先導。只有統一思想、更新理念，才能積極主動把數字化、網絡化等現代管理手段和方法運用到培訓學員學籍檔案管理上。為此，要深入學習貫徹《檔案法》等檔案管理政策法規，進一步提高對學員檔案管理信息化建設的重要性和必要性的認識，增強現代化管理意識。要主動適應新形勢要求，及時更新管理理念，善于用戰略性、系統性和信息化思維來謀劃和推動培訓學員學籍檔案管理工作。要堅持統籌兼顧、協調推進，把學籍檔案建設納入學校整體發展規劃，促進培訓學員學籍檔案信息化建設與學校其他各項工作同部署、同檢查、同落實、同發展。

4.2 建立健全管理制度，創新管理模式。制度規范是培訓學員學籍檔案管理的重要依據和保證。要根據黨校特點，研究制定黨校培訓學員學籍檔案電子文檔管理辦法，為檔案規范化、信息化管理提供依據。要建立健全培訓學員學籍檔案材料定期收集、歸檔的各項規章制度，完善溝通、協調等工作機制，按照培訓學員檔案主管部門的統一安排，各部門和人員都要在規定時間、按規定要求保質保量辦理或報送有關信息化檔案材料。教研、學員管理等涉及檔案管理的部門，要進一步明確各自做好培訓學員檔案管理信息化工作職責和規范要求，在工作中加強溝通協調、密切配合，形成完整有序的信息化培訓學員檔案鏈。

4.2.1 建立培訓學員學籍檔案有關數據庫。對涵蓋報名、入學注冊、學員變動管理、成績登錄、結業證、獎勵處罰等方面學籍檔案的收集、積累、歸檔都要采取信息化的辦法進行處理，實現學籍檔案收集、整理、歸檔等基礎工作的標準化、規范化和數字化，逐步建立健全有效的電子檔案管理運行機制。

4.2.2 建立培訓學員學籍檔案專門網站。對學籍數據的處理“分布。處理與集中管理“相結合的模式。檔案信息是學員在校學習期間逐步形成完善的，是動態管理中的工作主要分布在教務、學員管理、教研等多個部門，班主任、教師、學籍管理人員工作相對獨立，需要傳送數據時經過上傳、下載操作自動建立與前置服務器的連接并進行數據包的收發以及解包、歸并。學籍檔案管理中心端設置一個集中式的服務數據庫，存放各種全校數據和分布于各部門的副本。一旦數據更新并上傳到前置服務器，歸并程序就自動工作，可以確保兩端數據的一致性。通過建立專門網站，使學籍管理由分散變為集中，實現學籍檔案信息資源網絡化、集約化和共建共享。

4.2.3 實行電子注冊。這是黨校學籍管理手段的更新，也觸及學籍管理和教學管理模式的改革。要實行電子注冊制度，把學員學籍檔案信息輸入黨校學籍注冊庫中，使學員學籍信息由原有的單機管理升級為網絡管理，實現學員學籍檔案管理向校園外的延伸，以便學員個人和社會各界特別是組織人事部門需要時在黨校計算機網絡中查核干部培訓檔案信息，維護黨校培訓工作的嚴肅性和公正性。

4.2.4 正確處理好檔案公開與保密的關系。要通過信息加密、信息認證等技術措施，設置計算機控制修改、調閱等權限，保護學員個人隱私。同時，要加強檔案信息安全規范管理，做好電子檔案的異地備份，建立健全網絡安全體系，注意防毒、殺毒，確保學籍檔案安全和保密。

4.3 加大投入力度，注重隊伍建設。要根據信息化建設的需要，保證正常的經費投入，加強電腦、電子軟件開發等現代基礎設施的配備，為學籍檔案管理信息化提供物質保障。推進黨校學籍檔案信息化建設，必須建設一支遵紀守法、愛崗敬業、忠于職守，具備檔案業務知識和現代化管理技能的管理人員隊伍。要加強在職教育培訓，有計劃地組織學籍檔案管理人員學習政治理論、檔案管理政策法規和業務知識，不斷地提高檔案管理人員的思想政治素質、計算機技能和學籍檔案信息化處理能力。

黨校培訓學員學籍檔案信息化建設是一項復雜的系統工程和長期任務，不能畢其功于一役，只有持之以恒地抓、扎扎實實地抓，學籍檔案信息化建設才能取得成效，更好地為新時期黨校教學、科研服務，為大規模培訓黨員領導干部工作服務。endprint