文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

梁雪

（佳木斯市中心醫(yī)院 154002）

摘要：隨著我國經(jīng)濟水平的持續(xù)提升，文書檔案管理是各個單位管理工作中重要的內(nèi)容，在單位檔案管理工作中占有非常重要的作用，管理水平的高低對文書檔案的完整性有很大的關(guān)系。是單位檔案管理水平的重要體現(xiàn)，文書檔案的管理必須要全面提高。將文書檔案的管理水平提高，實現(xiàn)文書檔案的價值，新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作得到了高度的重視。在計算機信息技術(shù)迅猛發(fā)展的現(xiàn)代，文書檔案的電子化管理越來越普遍，但是還沒有得到廣泛的應(yīng)用，需要檔案管理人員加以重視。本文介紹了文書檔案管理的特征，針對目前很多單位文書檔案管理工作中存在的主要問題，結(jié)合文書檔案管理的實際情況，分析了新時期文書檔案管理工作的重要性，提出了加強文書檔案管理工作的有效對策。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；問題；有效對策

文書檔案是在單位的行政活動過程中形成的，對單位的各項活動能夠客觀地反映，是單位檔案的資源發(fā)生地，是單位管理水平的直接體現(xiàn)，對一個單位的檔案管理水平進行衡量的標準。需要檔案管理人員制定相應(yīng)的對策，文書檔案管理直接影響到單位的檔案的完整性和資料的質(zhì)量。本文對新形勢單位文書檔案管理工作進行了研究，找出管理工作中存在的弊端，應(yīng)該引起單位的足夠重視。對于存在的問題進行有效的解決，結(jié)合當(dāng)前文書檔案應(yīng)用電子化的優(yōu)點，提高文書檔案的利用率，方便單位的管理層對企業(yè)的管理水平進行評價。妥善保存的文件，進行科學(xué)的整改，采取規(guī)范化、標準化的科學(xué)管理，對新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作進行分析，挖掘文書檔案管理具備的信息化特點，提高文書檔案管理水平，促進單位整體水平的持續(xù)進步。

一、文書檔案管理的特征。

文書是檔案的來源，檔案的形成與文書的工作密不可分的，是檔案管理工作的前提。包括：收集、辦理、登記、運行、承辦以及文件的收集、統(tǒng)計、入檔等程序，可見文書工作是檔案形成的過程，文件和檔案的優(yōu)劣關(guān)系到檔案的優(yōu)劣，文書的質(zhì)量是否完整齊全對檔案的質(zhì)量好壞具有直接的影響。文書檔案就是利用紙張實質(zhì)性的記載，內(nèi)容多種多樣、豐富多彩，文書檔案涉及多種載體。文書部門負責(zé)將單位日常的行政管理活動中保存價值的資料進行整理，定期向檔案室歸檔。？分類的存放在檔案室，收集和保存最為重要，實現(xiàn)資料的完整，確保存放的安全，為后人引用、借鑒、閱讀資料提供方便。管理重點是完整的收集文件、妥善的保存資料，借助載體進行記錄、分類、整理、存放。充分發(fā)揮文書檔案的作用。

二、文書檔案管理工作中存在的主要問題。

2.1文書檔案管理的相關(guān)工作人員的素質(zhì)待提高。相關(guān)的單位對文書檔案管理工作重視程度不夠，對工作人員的培訓(xùn)不足，有些人員未經(jīng)專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)就進入檔案部門工作，文書檔案的存放沒有合理性很多都是臨時調(diào)用人員，缺乏專業(yè)的知識和技能，甚至連基本的檔案管理知識都沒有。特別是現(xiàn)在計算機技術(shù)的發(fā)展，有些工作人員根本沒有掌握計算機技術(shù)，對員工的整體素質(zhì)產(chǎn)生很大影響，管理工作不規(guī)范，阻礙了文書檔案管理工作的進程。

2.2文書檔案管理方式陳舊，配套設(shè)備不到位。目前文書檔案管理方式陳舊，跟不上單位發(fā)展的需求，？一些單位的文書檔案設(shè)備沒有配備齊全，無法提供更加科學(xué)的資料管理。甚至個別單位還沒有設(shè)立專門的檔案室，其整體的管理模式較為落后，硬件設(shè)施服務(wù)不到位、質(zhì)量差，出現(xiàn)文書檔案丟失、霉變等情況。管理方式陳舊對于文書檔案管理工作帶來非常大的不利影響，不但影響檔案的整潔、美觀，還會影響對檔案的利用。

2.3文書檔案歸檔需要進一步完善。文書檔案檢索的主要方式是手工檢索與計算機檢索，傳統(tǒng)的檢索方式對文書檢索效率造成了極大的影響，文書檔案管理工作的規(guī)范程度過低，經(jīng)常出現(xiàn)卷宗分類、案卷名稱、文件檔號不規(guī)范的問題，甚至還會出現(xiàn)缺少卷內(nèi)目錄等情況。除此之外，文書工作與檔案工作的銜接不好，文書工作和檔案管理工作是兩種不同的內(nèi)容，？是對立統(tǒng)一，密不可分的，但是在實際的工作中，管理人員沒有做好這兩個工作的協(xié)調(diào)管理。

三、文書檔案管理工作的重要性。

文書檔案作為重要的參考信息，是一個企業(yè)或者部門的重要的文件，有著十分重要的意義。關(guān)系到部門的日常經(jīng)營和長遠發(fā)展，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，社會各各項工作都需要利用檔案，檔案保存的時間越久遠就越珍貴，加強對文書的管理非常的重要。文書工作是一項業(yè)務(wù)性很強的工作，是單位日常工作的重要組成部分。是單位管理工作的一個重要部分，有著重要的查考價值，單位管理者可以從檔案中查考過去的記載，方便總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃，促進工作得以順利進行。在新的形勢下，我們必須進行深化研究和總結(jié)，提高實際的辦事效率，不斷創(chuàng)新工作方式，提出了新的管理方法，促使管理方式科學(xué)到位，使其發(fā)展更加科學(xué)和合理，提高部門的競爭力，增強工作人員們辦事效率。努力做好檔案服務(wù)工作，努力爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，在平日工作中得到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注與支持，熱情為大家提供服務(wù)，促進單位管理工作的發(fā)展。

四、加強文書檔案管理工作的有效對策。

4.1優(yōu)化人員配置，提升檔案管理人員的專業(yè)水平。新形勢下文書檔案管理工作的重點是優(yōu)化人員配置，注重提升自身的綜合素質(zhì)。提升管理質(zhì)量，一名合格的文書檔案管理人員不僅要具有較高的檔案管理專業(yè)水平，還應(yīng)該熟練的掌握計算機應(yīng)用技能。根據(jù)新形勢檔案管理要求，為文書檔案管理人員提供繼續(xù)教育的機會，建立起定期培訓(xùn)制度，注重加大人員配置，適應(yīng)新時代對于文書檔案管理的要求，合理的激勵能夠激發(fā)人潛在的動力。

4.2應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，確保電子檔案的安全性。隨著計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展，文書檔案管理應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代化管理手段，應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)可以大批量地處理文件，增強文書檔案管理工作的效率和準確性。為文書檔案管理工作的高效進行提供了技術(shù)條件，構(gòu)建起新型管理模式，確保電子檔案的安全性，通過現(xiàn)代化管理模式將各項工作均統(tǒng)一管理，并給計算機安裝正規(guī)的防毒殺毒軟件，確保電子檔案的安全性。

4.3實現(xiàn)文書工作和檔案工作規(guī)范化銜接。文件質(zhì)量決定著檔案管理的質(zhì)量，文件的處理要按照規(guī)定和流程嚴格操作，工作人員要具備著較強的檔案意識，科學(xué)分類后立卷歸檔。在執(zhí)行文件處理工作時關(guān)注檔案管理工作，加強對有關(guān)人員對文書處理流程的培訓(xùn)，進一步完善文書和檔案工作一體化的效果，提高其工作技能水平。對文件材料的質(zhì)量有著絕對的保證，注意細節(jié)部分的相關(guān)工作，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。

結(jié)束語：綜上所述，隨著改革形勢的發(fā)展，文書檔案管理工作在單位各項管理工作中占有很重要的地位，新形勢下單位文書檔案管理工作得到了越來越多的重視，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。新時期單位發(fā)展速度的持續(xù)加快，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準。順利進行文書檔案管理工作，提高單位文書管理工作的地位，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，做好文書檔案資料的收集工作，轉(zhuǎn)變管理理念，建立完善和管理機制和工作程序。文書檔案工作的管理人員必須順應(yīng)時代的發(fā)展，提高責(zé)任意識和創(chuàng)新意識，提高文書檔案管理水平。促進各個部門之間相互協(xié)調(diào)、互幫互助，切實做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，促進文書檔案管理工作的順利開展，切實提高文書檔案資料的利用率，為單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展作出貢獻。

參考文獻：

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