新形勢下高校二級學院辦公室建設的思考

郝炯　程三寶

[摘 要]國內的許多高校都進行學院制改革，改革的方式是校、院二級管理。結合工作實踐，需要對新形勢下高校二級學院辦公室工作的服務職能、輔助職能和協調職能進行研究，并通過分析當前高校二級學院辦公室工作中不適應科學發展要求的工作量加大、工作要求不嚴格和工作不積極等突出問題，提出促進高校二級學院辦公室建設的健全管理制度、增加培訓機會、增強服務意識等建議。

[關鍵詞]二級學院辦公室；職能；管理

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2017）06-0175-03

教育在不斷改革，高校的管理體制改革是其中的重要內容。國內的許多高校都在進行學院制改革，改革的方式是實行校、院二級管理。實行學院制后，學院的功能和承擔的任務增加了許多，與之前的教學體系相比，學院擁有了相應管理的責權，重心下移也成為學院管理的結果。在教育飛速發展的當下，學院辦公室雖然是學院的中心樞紐和綜合管理部門，也面臨著許多挑戰。擺在管理者面前的一個現實而迫切的任務是思考學院辦公室如何盡快適應學校、學院管理職能的轉變，如何進一步把教育管理水平提高。而管理效率的提高是更好地使辦公室成為教學科研的有力助推器。

一、高校二級學院辦公室的工作職能

高校二級學院辦公室是一個綜合職能部門，更是一個服務機構，是學院運轉是否順暢、成效是否顯著的關鍵。結合工作實際，筆者認為，辦公室的工作職能主要體現在服務、輔助、協調三個層面。

（一）服務職能

服務應該是辦公室工作最顯著和最重要的職能，為領導服務，為教師服務，為學生服務，不論事大事小，不論輕重緩急，辦公室的工作時時處處皆是服務。辦公室是一個學院對內工作的樞紐、對外工作的窗口，歸根結底其服務職能是為教學科研服務。

（二）輔助職能

在高校二級學院擔任領導職務的人員大多是該學科的主要學術帶頭人，他們不但要承擔大量的教學科研任務，還要負責學院的行政領導工作。學院是辦公室的中樞，應該做好領導的參謀和助手，為領導的決策和執行提供輔助，保證整個學院工作的正常運轉。

（三）協調職能

協調要落到實處，具體到辦公室工作中就是使涉及學院工作的各個方面有機結合、和諧運轉。作為基層行政單位，辦公室承擔著綜合性、整體性的協調職能，其中包括學校和學院的協調，學院領導和教職員工、學生的協調，與校內其他學院的協調，而且還包括學院與外單位的協調等。辦公室通過上下、內外、左右互通互融，對在新形勢下出現的各種問題做出快速、合理的反應，保障各項工作的順利開展。

二、高校二級學院辦公室的工作現狀

在高校擴大辦學規模、提高教學科研發展水平和加快基礎設施建設的新形勢下，高校二級學院辦公室工作面臨著新的挑戰，存在一些不適應發展要求的顯著問題。

（一）工作量加大

首先是高校二級學院辦公室的工作是為學院的發展做謀劃和提供幫助，還要做好后勤服務工作。辦公室人員最主要的任務是完成學校辦公室下達的所有任務，完成學校各職能部門的相關工作。辦公室是學校基層各項信息的最初收集者，二級學院是全校各項任務下達的終端。所以高校校、院二級管理的實行直接加大了二級學院辦公室的工作量。其次是高校擴招間接地加大了二級學院辦公室的工作量。由于高校在校學生人數和教師數量的增多，二級學院負責學生的考試管理、實習管理、教師的授課安排、教師科研項目申報、教師教學與科研工作量統計等具體工作量增加。再次是近年來，全國各高校大力開展教學、科研工作無形中加大了二級學院辦公室的工作量。為深化本科教學改革，全面提高本科教學質量，全國高校紛紛響應教育部的號召，提出實施對策，教學管理工作隨之增加。同時，國家可申報的科研項目數量增加，高校教師科研申報項目增多，二級學院辦公室要處理的教學和科研管理工作也越來越多。

（二）工作要求更嚴格

隨著教育的不斷發展進步，高校管理體制的內部改革不僅使二級學院辦公室工作量顯著增加，而且對二級學院辦公室工作要求更嚴格。一方面，要革新二級學院辦公室。在科技發展日新月異的今天，辦公室不再是簡簡單單的事務，而是智能型的政務，即要履行檢查、協調各因素、謀劃等職責。隨著教育改革的不斷加深，高校的生源與教育硬件和軟件的競爭越來越激烈，需要高校領導做協調和決定也越來越多。因此，學校的發展和改革需要二級學院辦公室的支持，二級學院辦公室又需要為此提供更好的服務。另一方面，由于高校辦公自動化水平的不斷提升，二級學院辦公室人員的現代化辦公水平面臨新的挑戰。例如，隨著辦公軟件、教學管理軟件的開發，二級學院的科研管理、教學管理、資產管理、人事管理工作都需要在電腦上運用辦公軟件、教學管理軟件完成。所以，辦公室人員不僅僅需要懂得打印、發郵件等簡單的電腦操作，還需要掌握更多的計算機應用技能。

（三）工作不積極

二級學院在任務不斷增加和要求不斷提高的情況下，其辦公室人員的工作積極性卻很難提高，有些人甚至不以為然，不重視工作。究其原因，一是在大多數人看來，辦公室人員的地位相對較低，有些人員有自卑的心理，認為自己從事的不是高尚的職業。在高校專業課教師面前，辦公室人員尤其覺得自己的工作卑微，因而工作很被動，出現辦公室人員不能很好地做好本職工作的現象。二是行政考核標準模糊不清。辦公室人員平時付出的很多，工作時間還很長，卻不能得到應該有的酬勞，因為有些二級學院辦公室不能做到獎懲分明，沒有明確的考核體系。

三、高校二級學院辦公室的應對措施

對于所面臨的工作問題和挑戰，二級學院辦公室需要將挑戰轉化為向上的動力，真正提高二級學院辦公室工作的質量和效率，建設高質量的二級學院辦公室。

（一）強化素質教育，加強辦公室人員的服務意識

首先，辦公室人員應該加強理論學習，提高自己對工作的認識水平，使其上升到新的高度。要實現從事務性向政務性的轉變，辦公室人員就必須提高他們的思想政治水平，了解教育的發展規律和學校的辦學章程，還應善于從學校的角度去思考、分析并解決實際問題。辦公室人員只有不斷提高自身素質，才能提高工作效率和工作質量。

其次，服務意識應該不斷加強。辦公室人員要牢固樹立全心全意為教師和學生服務的意識，增強工作責任心，提高工作質量。辦公室人員還應在條件艱苦、工作繁瑣、生活清貧的情況下，講求奉獻，積極工作，為學校的發展貢獻自己的一份力量。

（二）健全管理制度，優化辦公室的管理職能

首先，只有建立和完善管理制度，才能使二級學院辦公室的各項工作順利進行，并處于良好的運作狀態。二級學院辦公室應分工明確，建立任務責任制，讓每位工作人員明確自己的職責，發揮自己的最大潛能。二級學院辦公室人員還應努力提高工作效率，合理規劃資源，讓資源得到充分合理利用。與此同時，還應調動辦公室人員的合作積極性，使其工作效率大幅度提高，為學校、學院的教學科研服好務，做出新的貢獻。

其次，二級學院辦公室要思考新的出路，轉變傳統觀念，提高管理水平。辦公室人員作為高級知識分子，必須進一步解放思想，更新傳統觀念。辦公室人員還應主動服務，強化政務服務，工作有計劃、有預見性地開展。不能盲目被動，要有針對性地開展服務；要提前預想工作的進展；在辦事上，學會有條理、有層次、規范操作；在協調上，高度重視科研、學科建設的重點項目。辦公室人員只有不斷思考新的方法，分清工作的輕重緩急，才能高效完成任務，滿足新時期二級學院辦公室的工作要求。

（三）增加培訓機會，提高辦公室人員的工作素質

當前，二級學院辦公室的工作量越來越大，辦公室人員的技能卻不能跟上時代的腳步，學校應該給其提供培訓的機會，增強其工作技能，提高其工作效率。學校還應該有針對性地為二級學院辦公室人員開展短期培訓，檢查他們的學習成效，然后安排不符合要求的工作人員繼續培訓，努力提高工作人員的辦事效率。在培訓期間，著重提高工作人員的管理能力、整體協調能力、文件處理能力等，有計劃、有針對性地量才而用，合理分配工作任務。還應該有針對性地培養工作需要的專業人才，處理專業的問題，使二級學院辦公室成為學院運行良好的機構。

（四）完善考核和激勵機制，提高辦公室人員的工作積極性

首先，高校領導應重視和支持二級學院辦公室的工作，因為辦公室工作既重要又費時費力。如果學校領導重視二級學院辦公室的工作，辦公室人員會更加主動、積極地投入工作，使工作效率提高，更好地為學校和社會發展服務。

其次，高校領導應努力完善二級學院辦公室的考核獎勵制度，充分約束其人員的工作懶散行為和調動其人員的工作積極性。教育評價是管理隊伍工作質量的根本保證，它能引導、激勵、鑒定高校的管理工作。在二級學院辦公室的建設上，高校領導應該從以下兩方面著手：在思想方面重視對辦公室人員的考核，切實改革考核制度。為了確保考核的有效性和客觀性，學校考核還應考慮一般教師對二級學院辦公室工作的意見。與此同時，相關獎勵機制還應進一步完善，不斷提高辦公室人員做好本職工作的積極性。

總而言之，為了加強高校二級學院辦公室的工作效率，讓辦公室的職能更加科學、智能，在信息化、網絡化的今天，我們必須了解辦公室的作用、特點、工作性質。二級學院辦公室人員，應解放思想，與時俱進，努力把“多、雜、散、細、繁、忙”這些辦公室的特點轉化為服務能力的增強、工作作風的優化，讓辦公室真正發揮管理樞紐的作用。

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[責任編輯：龐丹丹]