公文函的寫作

李彬

摘要：函的應用比較廣泛，是機關公務人員必須掌握的文種，本文以具體案例，談談函的特點、類型和寫法。

關鍵詞：公文；函；寫作

按照《黨政機關公文處理工作條例》第8條規定：函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。在公文大家庭中，函是為數不多的平行文，相對其他文種更為靈活、輕松一些，適用范圍也十分廣泛。

函具有幾個顯著的特點，第一是溝通性強。因為函的適用范圍是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，這種業務關系就決定了相對其他文種來說，它需要很高的溝通性；第二是靈活度高。

主要體現在兩個方面，其一是行文關系靈活，沒有上行文或者下行文那么嚴格級別關系的要求，在不相隸屬的機關之間行文，語言、語氣可以相對輕松一些；其二是寫作格式靈活，在《黨政機關公文格式》中，函有其特殊的格式要求，不同于其他文種。

從不同的角度可以把函分為幾種類型：第一種，從性質上劃分，函可以分為公函和便函。公函主要適用于各級機關之間比較正式的公務活動；便函更多是用于單位之間或單位內部，一些事務性工作的處理。第二種，從發文目的上分，函可以分為發函和復函。發函是發文機關由于某些具體工作要求，向受文機關發出的文件；復函是受文機關在收到發文機關函件后，按照文件內容給予的回復。第三種，從發文內容和用途上分，函可以分為商洽函，告知函，催辦函，邀請函、請示函等。

函的寫作結構主要包括標題、主送機關、正文和落款四個部分。公文函的標題由發文機關、事由、文種組成，在寫作的過程中可以使用發文機關+事由+文種的完整寫法，也可以使用事由+文種的省略寫法。主送機關是接收此文件的單位，一般使用全稱或者規范化簡稱。

正文是函的核心部分，由開頭、主體、結尾組成。函的開頭一般是介紹發函的目的、原因，為什么要發此函，或者是發函的依據，根據國家的政策或者上級文件要求等發文。開頭介紹完之后，可以使用一句慣用承接語，比如“現將有關事項函告如下”，結束開頭部分的寫作。如果是復函，在開頭部分要寫出對方來函已接收，并引出來函標題和發文字號。

函的主體是函的重要部分，主要寫函的具體事項。根據不同類型函的特點，如果是商洽函，就要寫明商洽的內容，如果是告知函，就要寫明告知的事項，如果是請批函，就要寫明請求批準的事項。復函的正文部分，主要寫明來函已收悉，同時標明對方來函的標題和發文字號，并表述我方的態度。如果是協商函，要寫明對方提出的協商問題，我方是否愿意協助；如果是征求意見函，就要寫明我方的意見和具體要求。總之，根據對方來函的目的，予以回復。

函的結束語，通常有兩種，一種是以一句話或一段話的形式結束，一般是向對方提出希望或要求時使用；另一種是以慣用結束語作為結束，比如：“特此函告”、“請予函復”、“為盼函復”等。 結束后的落款包括發文機關和成文日期。

下面以一個具體例文，說明函的寫作方法和注意事項：

關于租用ⅩⅩ大學培訓教學樓的函

ⅩⅩ大學黨委：

根據教育部《ⅩⅩ》（Ⅹ發〔ⅩⅩ〕Ⅹ號）文件要求，省教育廳準備在8月中旬組織一次全省教育干部培訓，但由于省教育廳場地資源有限。現擬租用貴單位的培訓教學樓，若貴單位可以提供場地，請于一周之內將場地大小，容納人次，時間等相關事宜告知省教育廳，以方便我廳下一步工作的部署與展開。

ⅩⅩ省教育廳

ⅩⅩ年6月20日

通過對以上例文的閱讀，發現其在寫作中存在很多問題，分析如下：

第一，標題沒有體現出商洽的口吻，應改為：“關于商請租用ⅩⅩ大學培訓教學樓的函”；第二，主送機關是單位而非部門，應該為：“ⅩⅩ大學”；第三，正文中開頭句：“根據教育部文件要求，省教育廳準備在8月中旬組織一次全省教育干部培訓。”這一句話本意是想表達發文的背景，但語氣過于高高在上，應改為：“根據上級文件要求，我廳準備在8月中旬，組織一次全省教育系統干部培訓”；

下一句：“但由于省教育廳場地資源有限，現擬租用貴單位的培訓教學樓，時間是ⅩⅩ月ⅩⅩ日到ⅩⅩ日”，這是正文中表述發文原因的一句，但過于簡短，不夠充分，應改為：“但由于我廳現有場地不足，無法滿足此次培訓要求，特向貴校租用ⅩⅩ教學樓”；下一句：“若貴單位可以提供場地，請于一周之內將場地大小，容納人次，時間等相關事宜告知省教育廳，以方便我廳下一步工作的部署與展開”，明顯使用了上級對下級命令式的語氣，不符合函行文的不相隸屬機關之間商洽、詢問事項的文種適用范圍要求。應該為：“特向貴校租用ⅩⅩ教學樓，租用時間為 ⅩⅩ月ⅩⅩ日到ⅩⅩ月ⅩⅩ日，培訓期間產生的一切費用，由我廳承擔。”最后為保證公文結構的完整，需要加上結束語，如“為盼函復”或者“期盼貴單位能夠予以支持”。