試論檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

王越

檔案信息作為信息集合的子集，是以人為主體參與的以社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)為基礎(chǔ)，依托檔案實(shí)體形成的，因被“有意”保存而逐漸積累起來(lái)的原始記錄。這種直接記錄原始活動(dòng)的本源性、對(duì)以往社會(huì)實(shí)踐真實(shí)反應(yīng)的回溯性以及經(jīng)長(zhǎng)期累積保存的積累性等屬性特點(diǎn)使得檔案信息成為當(dāng)今社會(huì)重要的戰(zhàn)略資源之一，是國(guó)家和社會(huì)再造信息的基石以及探尋規(guī)律預(yù)測(cè)未來(lái)的起點(diǎn)，承擔(dān)著存史鑒史、資治襄政、傳承文化的重任，在很大程度上也影響著人類文明的進(jìn)度。因此，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)不僅關(guān)系到檔案信息自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，檔案中可深度挖掘的信息內(nèi)容更加影響著今后社會(huì)在政治、文化乃至經(jīng)濟(jì)等各個(gè)方面的發(fā)展。社會(huì)認(rèn)知度的不斷提高使得檔案信息資源的開(kāi)發(fā)需求愈加迫切，開(kāi)發(fā)質(zhì)量也得到了前所未有的重視。

一、檔案信息資源

檔案信息資源是人類借助檔案實(shí)體“有意”記錄選存下來(lái)的有價(jià)值的，以客觀形式存在的檔案信息不斷存儲(chǔ)和積累的結(jié)果。檔案信息資源依賴檔案自身屬性的諸多特點(diǎn)成為信息系統(tǒng)中內(nèi)容真實(shí)、價(jià)值珍貴且不可替代的重要戰(zhàn)略資源。對(duì)于當(dāng)今社會(huì)的全面發(fā)展，檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)和合理利用意義非凡。

首先，檔案信息資源涵蓋種類繁多、內(nèi)容豐富，涉及范圍廣，能夠用來(lái)反應(yīng)一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)組織乃至一個(gè)事件或一個(gè)人各個(gè)方面的發(fā)展情況。正因如此，對(duì)檔案信息資源多角度、多層次的合理開(kāi)發(fā)和優(yōu)化利用不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的最大化，還能夠發(fā)揮檔案存史鑒史、資治襄政、傳承文化等重要作用。檔案信息資源是一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)或是一個(gè)組織全面健康發(fā)展的基本保障。同時(shí)，檔案信息資源對(duì)于社會(huì)公眾了解某一重大事件全過(guò)程或某一重要人物的生平經(jīng)歷都發(fā)揮著不可替代的作用。

其次，人類社會(huì)之所以能夠得到經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展、知識(shí)的有效傳播以及文明的不斷傳承都離不開(kāi)檔案信息資源可共享性和可再生性特點(diǎn)的有力支撐。檔案信息資源不會(huì)因?yàn)槔谜叩氖褂枚鴵p耗其自身的價(jià)值，不會(huì)因?yàn)槭褂玫拇螖?shù)增加而減少檔案信息資源的總量，更不會(huì)因?yàn)楸焕眠^(guò)而影響其他人再次利用檔案信息資源獲取所需信息。相反，檔案信息資源可以在不斷分享利用的過(guò)程中得到信息的重組和再生。充分把握檔案信息資源的這些特點(diǎn)，利用檔案信息資源不同于自然資源數(shù)量受限、易被占有和消耗的缺點(diǎn)，深度、高質(zhì)的挖掘檔案信息資源中可共享和可再生的信息，盡可能的滿足國(guó)家、社會(huì)乃至檔案信息利用者獲取有效信息的需求，保證檔案信息價(jià)值的充分實(shí)現(xiàn)，力求人類社會(huì)的全面進(jìn)步。

再次，檔案是以往社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，承載著豐富的歷史信息和知識(shí)內(nèi)容。不同于以往傳統(tǒng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，時(shí)代的進(jìn)步帶來(lái)了科學(xué)技術(shù)的普及，社會(huì)公眾獲得檔案信息的途徑和方式有所增加，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下相對(duì)不受時(shí)間和空間限制的利用使得檔案信息利用的需求與日俱增。因此，檔案部門只有適應(yīng)新的形勢(shì)并及時(shí)合理的開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提供高效的利用途徑為社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)，才能逐步適應(yīng)科技社會(huì)的發(fā)展以及滿足人們對(duì)信息質(zhì)量的要求。

最后，開(kāi)發(fā)檔案信息資源的最初目的是為了發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)作用以及實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。隨著檔案信息在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、決策制定、未來(lái)預(yù)測(cè)等社會(huì)發(fā)展環(huán)節(jié)上的積極作用逐步得到各界人士的普遍認(rèn)同，檔案信息如何才能轉(zhuǎn)化成人們需要的物質(zhì)財(cái)富或精神財(cái)富為社會(huì)進(jìn)一步發(fā)展服務(wù)成了檔案信息資源開(kāi)發(fā)的終極目標(biāo)。檔案館身兼要?jiǎng)?wù)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源逐漸成為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展之舉，其意義更是關(guān)系到一個(gè)人、一個(gè)組織、一個(gè)區(qū)域乃至一個(gè)國(guó)家的進(jìn)步和發(fā)展。

二、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)

檔案信息資源開(kāi)發(fā)的重要性不言而喻。盡管如此，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)在現(xiàn)實(shí)工作中還是受到了館藏結(jié)構(gòu)單一化、整合序化難度大、投入產(chǎn)出不成比、利用渠道有限性、規(guī)章制度不健全等多重因素的影響。這也使得檔案信息資源的開(kāi)發(fā)面臨著重重困難。

1館藏結(jié)構(gòu)單一化

館藏結(jié)構(gòu)單一化的原因一方面來(lái)自于檔案“生于衙門，服務(wù)于政治”傳統(tǒng)觀念帶來(lái)的根深蒂固的影響，另一方面則是來(lái)自于檔案工作者對(duì)于政務(wù)檔案長(zhǎng)期“重藏輕用”的管理理念的制約。結(jié)構(gòu)單一數(shù)量龐雜的館藏現(xiàn)狀，直接關(guān)系到檔案信息資源的開(kāi)發(fā)能否順利開(kāi)展。

回顧我國(guó)檔案發(fā)展的歷史，最初的檔案絕大多數(shù)都產(chǎn)生于官府衙門，其作用往往是輔助當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治者加強(qiáng)集權(quán)，或是對(duì)當(dāng)政者的歌功頌德，本就密不示人的檔案更因?yàn)檫@獨(dú)特的使命披上了神秘的政治色彩。改革開(kāi)放以后，我國(guó)對(duì)檔案的管理仍體現(xiàn)出統(tǒng)一集中管理政務(wù)檔案的傳統(tǒng)。這些產(chǎn)生于政府并為政治服務(wù)的檔案更是受到檔案工作者長(zhǎng)期持有“重藏輕用”的管理理念的影響，被封閉保存于檔案館（室）之中，僅有檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)得到了重視。盡管今天的檔案部門將更多的注意力集中到檔案的開(kāi)發(fā)和利用方面，但檔案這種來(lái)源單一，且長(zhǎng)期封閉的狀態(tài)顯然對(duì)今天檔案的開(kāi)放工作造成了嚴(yán)重的阻礙，檔案信息資源并不能夠及時(shí)的得到豐富、傳遞和共享。

2整合序化難度大

檔案館藏結(jié)構(gòu)雖然單一，但檔案中所蘊(yùn)含的信息會(huì)涉及到宗教、教育、醫(yī)療、戶籍、婚姻、房產(chǎn)等與社會(huì)生活密切相關(guān)且被公眾所需的內(nèi)容。當(dāng)前檔案信息資源開(kāi)發(fā)在實(shí)踐過(guò)程中，難度較大的就是針對(duì)這些檔案信息內(nèi)容的整合和序化，不能有效的從檔案信息中提取出來(lái)“分門別類”的信息。因此，檔案館還未能夠向社會(huì)公眾呈現(xiàn)出一種內(nèi)容豐富、涉獵廣泛的信息資源優(yōu)勢(shì)。

這些檔案信息在被開(kāi)發(fā)利用以前，其自身所承載的信息內(nèi)容因未經(jīng)過(guò)加工處理而處于“雜亂無(wú)章”甚至是“無(wú)人知曉”的“死”狀態(tài)。雖在檔案實(shí)體上得到了收集、整理、存儲(chǔ)和積累，但其還未能成為真正意義上可以利用的檔案信息資源。只有符合檔案信息資源開(kāi)發(fā)的要求，通過(guò)整合序化，才能充分挖掘出檔案信息資源里蘊(yùn)藏的豐富內(nèi)容，將檔案信息的隱形價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)可用的實(shí)際價(jià)值。雖然整合序化的必要性毋庸置疑，但其實(shí)踐過(guò)程中面臨的難度依舊不小。一方面，判定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一會(huì)使得整合序化時(shí)價(jià)值鑒定的難度增加，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的錯(cuò)誤存毀。另一方面，對(duì)檔案內(nèi)容的理解受人為因素的干擾也會(huì)影響到檔案信息的歸類，整合和序化的結(jié)果會(huì)直接影響檔案信息資源開(kāi)發(fā)效果和利用效率。

3投入產(chǎn)出不成比

隨著社會(huì)信息需求度的增加，檔案部門以保管為主要職責(zé)的工作理念受到?jīng)_擊，將檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、服務(wù)作為當(dāng)前的工作目標(biāo)是檔案部門轉(zhuǎn)變工作理念的當(dāng)務(wù)之急。檔案部門對(duì)檔案不經(jīng)加工，單純的累積不僅會(huì)消耗其存儲(chǔ)空間、人員精力和資金投入，還會(huì)因?yàn)闄n案信息不能被有效開(kāi)發(fā)而導(dǎo)致檔案部門服務(wù)功能的失效。這種收入和產(chǎn)出不成比例的現(xiàn)狀是不能夠作為可轉(zhuǎn)化知識(shí)的檔案信息變成為社會(huì)創(chuàng)造財(cái)富的資源的。

用最小的成本獲得最大的收益也是檔案部門在檔案信息資源開(kāi)發(fā)中應(yīng)該重點(diǎn)把握的問(wèn)題，即盡可能的縮小投資與產(chǎn)出（服務(wù)產(chǎn)品）的比例，最大限度的開(kāi)發(fā)檔案信息資源，加大服務(wù)力度，為社會(huì)公眾及時(shí)準(zhǔn)確的提供所需信息，以此增加檔案部門的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

4利用渠道有限性

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)始終受到傳統(tǒng)觀念的影響和管理理念的制約，因而不能得到更加深入的挖掘，進(jìn)而影響到檔案信息的利用服務(wù)。檔案信息的價(jià)值往往因?yàn)楸宦駴](méi)而不能充分發(fā)揮其資源的優(yōu)勢(shì)為社會(huì)創(chuàng)造更多物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富。就現(xiàn)階段檔案部門服務(wù)狀況來(lái)看，借閱、展覽、報(bào)紙等傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式仍占據(jù)主導(dǎo)地位，短期內(nèi)難以突破現(xiàn)狀。同時(shí)，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和普及，檔案信息利用也增加了光盤檢索、新聞報(bào)道、網(wǎng)上公布等更先進(jìn)的服務(wù)方式，但服務(wù)系統(tǒng)不完善、服務(wù)規(guī)模小且范圍有限，信息資源傳播和利用的效果不顯著。社會(huì)公眾仍然不能夠便捷、及時(shí)的從檔案部門提供的利用渠道里獲取所需信息。

利用渠道的有限性使得檔案信息的傳播和共享受到了嚴(yán)重阻礙。改變這種現(xiàn)狀必須從兩個(gè)角度克服困難。一方面，在檔案信息資源開(kāi)發(fā)中要克服館藏結(jié)構(gòu)單一、觀念理念的制約做到優(yōu)化整合、合理序化、深度開(kāi)發(fā)，進(jìn)而拓寬檔案信息資源的服務(wù)范圍。另一方面，通過(guò)借助檔案（檔案衍生物）展覽、新聞媒介、新媒體平臺(tái)等更多先進(jìn)、便捷的渠道提供檔案信息利用服務(wù)的同時(shí)，還要克服技術(shù)設(shè)備更新?lián)Q代、人員技術(shù)操作水平有限的阻礙。借助這些技術(shù)手段固然能夠加大檔案部門對(duì)檔案信息資源的宣傳力度，提高社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源的認(rèn)知度，引導(dǎo)其利用需求的增加，但需要面對(duì)的困難也是不能規(guī)避的。

5規(guī)章制度不健全

以往檔案信息服務(wù)利用方式和手段上的缺失不僅僅是因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)觀念的影響，或是受制于長(zhǎng)期以來(lái)管理理念的制約。其中還有一個(gè)重要影響因素就是缺乏健全的規(guī)章制度作為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的支撐條件。完善的規(guī)章制度能夠引領(lǐng)檔案工作的發(fā)展方向，提出檔案工作的前進(jìn)目標(biāo)。規(guī)章制度不能單純的對(duì)管理檔案實(shí)體進(jìn)行規(guī)范，而是在保證實(shí)體安全的前提下對(duì)揭示檔案信息的工作做出有條不紊的指導(dǎo)，使檔案信息資源得到妥善的開(kāi)發(fā)和利用。

規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化以及規(guī)范化是檔案信息資源開(kāi)發(fā)直至利用能夠順利開(kāi)展的基礎(chǔ)保障。一是，檔案部門需要系統(tǒng)、規(guī)范的管理章程和制度來(lái)保證檔案信息資源科學(xué)、合理、有效的開(kāi)發(fā)。二是，需要不斷適應(yīng)發(fā)展，更新和完善檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)作為開(kāi)發(fā)檔案信息資源質(zhì)量的保證。除此之外，檔案部門還要根據(jù)社會(huì)公眾的需求及時(shí)把握和優(yōu)化檔案信息服務(wù)工作的流程。培養(yǎng)參與檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用的檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，科學(xué)管理檔案信息并努力提高檔案工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，借助新技術(shù)積極探索檔案信息資源開(kāi)發(fā)途徑和方法，帶動(dòng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的穩(wěn)步前行。

三、檔案信息資源的利用

優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)為檔案信息資源開(kāi)發(fā)提供了充分的物質(zhì)保障，通過(guò)整合、序化提高了檔案信息資源開(kāi)發(fā)的質(zhì)量，檔案部門轉(zhuǎn)變觀念以縮小投入與產(chǎn)出的比例為目標(biāo)，拓寬檔案信息資源開(kāi)發(fā)的渠道，完善檔案管理規(guī)章制度，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，以此來(lái)促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的順利開(kāi)展，其最終目的都是為了檔案信息資源能夠得到有效的利用。

隨著檔案信息資源的作用逐漸得到社會(huì)各界的關(guān)注，以檔案借閱、檔案報(bào)道、檔案展覽為主的傳統(tǒng)型檔案信息資源利用模式面臨著越來(lái)越的挑戰(zhàn)。檔案借閱包括檔案的查閱和外借。雖然查閱檔案能夠直截了當(dāng)?shù)臐M足利用者的信息需求，但對(duì)于跨地域的利用者而言，這種檔案信息資源的利用方式更多是時(shí)間和空間上的不便。檔案的外借更是需要克服檔案的完整性、保密性、安全性不受侵害等困難。傳統(tǒng)的檔案報(bào)道是通過(guò)報(bào)刊的形式向社會(huì)公布檔案部門近期的工作安排、制度章程或經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等，就網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達(dá)的今天而言，檔案報(bào)道顯然不能迅速的、大范圍的被社會(huì)公眾知曉。以實(shí)物為主的檔案展覽也同樣不能打破地域的限制被更多人知曉。為了破除傳統(tǒng)檔案信息利用模式存在的弊端和障礙。智力型檔案信息資源利用模式為今天的檔案工作帶來(lái)了不少便捷。

（作者單位：黑龍江大學(xué)）