推進物資編碼管理體系在企業的建立探討

鐘函杉

摘 要：文章結合某有限公司在物資系統的管理、建立過程中存在的問題以及改進的方法，獲取的經驗進行總結，提出為企業建立高效的物資管理體系的建議和意見，為做好該項工作提供參考。

關鍵詞：物資編碼；管理體系；企業管理

企業要面臨的問題眾多，例如企業的內部管理和外部市場營銷、產品生產等眾多環節，其中物資管理是任何一家企業都要面對的問題。傳統的企業物資管理依賴于部門的手工完成，企業的整體物資狀況要面對的包括原材料的庫存、消耗以及財務狀況等，采用對各個部門的情況進行綜合的方法，浪費的人力和時間非常巨大，不符合現代化企業運營的科學高效的原則，隨著科學技術的進步，關于系統的管理模式逐步形成規模，例如ERP管理資源方案，就是一種從企業資源效能的利用觸發，將先進的技術和管理集于一體，形成現代企業的運行模式和資源的調配模式，為社會財富的創造形成更多的企業的管理運用。

隨著我國企業的信息化轉型升級的加快，ERP在中國已經被廣泛使用。某有限公司成立物資管理體系，是建立在當時的企業硬件條件完善的基礎上的，企業通過寬帶網將物資管理制定出集技術、知識與人員為一體的管理體系，并且組織了全體企業員工，樹立科技化信息化的信念，物資管理系統的開發和運用中，物資部門負責人以及負責物資管理的工作人員，對物資管理的方法、策略等進行講解。建立起統一的內部辦公網，形成了物資管理系統。

1 物資編碼體系建立的依據

（1）物資編碼工作是企業進行管理運營的最基本的工作，是為企業建立標識符號的工作，整個物資管理系統的運行是維系公司生產和經營的血脈，物資編碼體系是公司物資管理的基礎，在這個基礎上建立工程數據庫是非常重要的。

（2）做好物資編碼工作，能夠保證在企業的各個環節，如供應、銷售、庫存以及物資管理系統協同工作需要共享的基礎數據。

做好物資編碼，系統運行適用到的基礎，是企業進行決策需要的準確的數據信息，可以說系統要運行使用，必須要有物資編碼。

物資編碼具有唯一性，各個部門在對物資進行歸類和統一，要為每條物資提供身份證，通過對物資進行清理和歸類，很多物資在經過仔細的核對后，被合理的壓縮和監護，達到了減少庫存的目的。

進行物資編碼，是使工作人員為了避免手工操作的弊端發生，將傳統的手工記賬方式加以甩出，工作人員不需要再面對繁瑣的手工操作，能夠達到事半功倍的效率。

做好物資編碼可以對監守自盜、物料舞弊事件加以避免，而且采用編碼進行管理后，物資公司的物資管理人員除了給管理者提供正確迅速的記錄，還要將編碼輸入到計算機中，并且不能隨便地改變，防止出現弊端事件的發生。

（3）結合公司的管理情況，并且建立在公司運營和管理基礎上，進行設計和應用科學方案的制定，物資管理系統的要求更加科學和明確，許多物資被存儲在部門之中，等待匯總和分類。同時，對于某些性能相近的物資進行必要的規律的歸類和分類，減少了物資庫存的種類和規格。

（4）根據編碼的標準進行規范化和實例化，參照國家標準進行有關標準體系的建立。按照國家標準有關歸類標準，企業原有的生產活動具有了嚴肅性，國家標準下進行編碼活動中實現了標準化和規范化的管理方法，編碼變得具有完整性和可擴展性，整個公司的經營和財務的賬目管理將井然有序并且能夠將風險控制在可控范圍。

2 物資編碼體系的建立

（1）該公司成立了物資編碼小組，物資管理開發人員和標準化人員以及相關技術人員組成了物資編碼體系，形成了物資資料的整理分類，建立和維護了規范物資基礎數據，協調統一了管理中的矛盾。

（2）確立了物資的編碼方案，確立了物資的分類，將物資編碼設計中的產品等進行了分類，形成了具有公司特色的專用的備件，建立了專用的小車備件類，防止和同名的專用備件重名的標識。

（3）賦予了物資的新型號和一定規律的要素，包括主題內容和適用范圍，引用國家的標準，代碼結構和使用要求，編碼規則和方法，按照物料的特性進行字母和數字的編碼，物料類代碼按照屬性代碼開始，遵照升序進行排列，各類字母和字間不留空位，確保物料按照需要進行等級的分類，確保物料分類的時候能夠實現編碼的形式一致。

（4）對物資的信息數據進行整理，形成包括物資代碼在內的名稱、型號、計量單位、圖紙以及價格、庫存量等，將工作量進行確保和整理，保證物資資料的全面，按照物資編碼進行規則的操作，采取車間和保管人員共同管理的方法，完善物資資料，將標準化的人員進行規范，按照物資的基礎進行代碼的編制，相關技術人員配合監督管理開展物資管理工作，將之視為長期持續的過程，做好物資數據錄入并進行維護[1]。

3 在使用過程中需要注意的問題

（1）在使用過程中，進行手工管理，可以利用物料編碼進行物料的主要特征的提示，包括對規格尺寸的管理。計算機管理后，物料編碼的功能是識別物料的標識，不掃描物料的屬性，但是傳統的工作習慣是編碼出現的地方會隨著對應的名稱和規格出現物料編碼的屬性信息，有的工作人員根據工作習慣進行編碼體系的規律的摸索，但是總是摸不到規律，因此總是一味地新增需要的編碼，然后就無法用有效的方法和手段進行查找。

（2）部門習慣的遷就，容易造成編碼的混亂，在滿足了日常需要的編碼增加的數量之后，大量的編碼新增容易造成同一物品由于不同的名稱，帶來不同規格和計量單位的現象。

（3）由于物流體系在對編碼的采購和備份的時候，容易出現沒有實際可操作的標準的問題，在實際工作中，在約定俗成的分類上根據部門的購買能力進行協商，可以將不確定性進行調整和分類，但是這種不確定的分類容易造成問題，帶來同一類物資的屬性和規格不同的問題。

4 措施

針對上述問題，可以采取下發編碼手冊，制定相關標準，確認低值易耗和備件分類的物品，以明細分類不明確的物資，并依照調整好的物資流向工作流程進行分類。

5 結束語

改變傳統工業企業的辦事程序，建立先進科學的管理制度，規范物資編碼是當前物資管理體系的必由途徑，也是為企業在市場競爭中維護持久競爭力的有力保障。

參考文獻

[1]梁顯剛，何允剛，劉麗萍，等.淺談規范庫存物資編碼的方法及原則[J].醫療衛生裝備，2015（9）：123-125.