加強人事檔案管理的對策分析

摘要：隨著經濟的發展、社會的進步，人力資源已成為衡量一個企業整體競爭力的標尺。然而任何單位的發展都需要依靠人才，因而人力資源管理成為現代各單位管理部門關注的焦點，人事檔案更成為人力資源管理工作不可或缺的一部分。自改革開放以來，我國的人事檔案管理工作也隨之發生了很大的變化。本文將淺析人事檔案存在問題并在此基礎上探討了幾點完善措施。

關鍵詞：人事檔案；管理；內容；問題；對策

一、人事檔案管理的內容

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。作為一項常規性的公共管理工具，人事檔案管理對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。雖然人事檔案在企業管理中發揮著舉足輕重的作用，但是在現代企業人力資源管理中的應用情況卻并不盡如人意。

二、當前人事檔案管理工作問題分析

1.部分單位領導對人事檔案管理工作不夠重視。這種情況普遍存在，一些領導由于檔案管理意識淺薄，總是把人事檔案管理工作當作是保管的事務性工作，他們往往本著不丟失、不泄密、應付檢查等工作就可以了。因此在這種錯誤的領導意識下，就會出現檔案工作無計劃、無安排等一系列問題。

2.部分單位在檔案硬件設施上投入不足。檔案室作為儲存檔案的主要場所本應是管理規范、干凈有序的地方，然而有些用人單位不愿投入資金添加新設備，設備簡陋、陳舊，甚至個別單位還會出現無固定人員管理、不規范、檔案材料雜亂無序、霉變等不良現象。

3.檔案管理技術手段滯后，運行效率較低。這種現象存在已久，有些單位在檔案整理時大部分仍靠手工操作，費時、費力，效率低下，計算機技術得不到充分的應用，這與社會的現代化與信息化相不吻合。

4.檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。在實際工作中，有些檔案管理人員并不是專職人員，往往采用兼職等形式應付，有些管檔人員無法長期固定，變動頻繁，業務不熟，因此常常在檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務出現或多或少的問題。

5.檔案收集的對象范圍太窄。一些企業的人事部門只關注收集單位主要領導人及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集，造成了領導干部的材料多，普通職工的材料少的現象。無論員工現任何職，是否出眾，都是該單位寶貴的人力資源，有關其個人的材料，都是單位的寶貴財富，人事部門均應根據規定收集齊全。

6.立卷內容上不夠規范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。

7.人事檔案材料內容質量不高。當前許多人的人事檔案質量不高，缺乏利用價值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細致的、實際性的少；反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少；反映過去情況的多，反映當前情況的少。

8.“棄檔”增多。所謂“棄檔”就是拋棄了自己的檔案，對于有關記載個人信息的檔案下落和管理不聞不問。一位“棄檔”的先生袒露心跡：“10年前從國企出來，到處瞎折騰，哪有心思管檔案的事，想的是弄出點兒名堂再說。后來做生意，只關心賺錢，檔案的事早就拋到腦后了，生存第一嘛。如果檔案能讓我生活更好的話，讓我不管我都不愿意。但它無助于生活，我才懶得理它，沒有它，我照樣活得很輕松。”

三、加強人事檔案管理工作的對策

1.加強人事檔案管理理念。隨著社會事業的快速發展，人事檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大，要進一步提高對檔案管理工作的重視程度，對新形勢下高素質檔案人才的迫切需求要有一個深刻的認識，給人事檔案管理工作以人員、資金以及政策上的大力支持。同時，要把檔案工作納入本單位的工作規劃，不斷建立和完善檔案管理工作的各項規章制度，加大投入力度。

2.加強人事檔案管理人員的綜合素質。要關心愛護檔案工作人員，切實解決實際困難，改善工作環境，提高工資待遇。具體到專業人員培養方面，一是通過專業培訓、繼續教育等方式及時更新工作人員的專業知識；二是通過大學生招考、社會招聘等多種渠道積極吸納高層次專業人才到檔案部門工作，不斷充實專業力量。對于負責人事檔案的管理人員要經過嚴格選拔與考核制度，不可出現臨時擔任或兼職現象，做到“專人專職”，加強崗位建設。

3.積極開展檔案管理人員培訓交流等活動。檔案管理人員的繼續教育水平很大程度上決定著檔案工作者的整體素質，進而決定著檔案事業的總體發展層次。檔案工作者要樹立終生教育理念，建立終身學習制度，經常性地參加系統的知識更新與繼續教育，不斷擴展自己的知識，提高學歷層次，以適應不斷發展變化中的業務需要。培訓內容要因需而定，與實際工作緊密結合。除加強檔案基礎理論與技能等專業知識學習外，特別要加大信息技術培訓力度，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作需要。

4.加強人事檔案管理設施建設。根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。在信息現代化時代，應充分利用計算機等先進設備，提高工作效率，進而實現人事檔案管理工作的電子化、科學化。

在社會現代化不斷發展的形勢下，作為一項常規性的公共管理工具，人事檔案制度更是作出了不可磨滅的制度性貢獻。我們應同努力，不斷創新，讓曾經食之無味的檔案管理工作熠熠生輝，綻放光彩。

作者簡介：王彩云（1971.07）女，工作于山東省棗莊市公路管理局206國道嶧城收費處，從事檔案管理工作。endprint