Web技術模式下的電子檔案管理系統設計研究

龐新林

摘 要：近些年，互聯網技術得到普及與廣泛應用，隨之也加快了檔案管理現代化發展進程，數字化檔案館建設、電子文件歸檔等是檔案界急需解決的問題。該次研究從使用者對電子檔案管理系統的需求入手，在深入分析用戶需求及需要配備功能基礎上，設計電子檔案管理系統中總體架構，進一步介紹該系統數據錄入、查詢檢索、統計報表等模塊及數據庫設計情況，以期為類似研究提供一定指導。

關鍵詞：Web技術 電子檔案管理系統 各模塊設計

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）05（c）-0020-03

檔案是國家、企事業機構及個人從事政治、經濟、文化等活動形成的記錄，它通過文字、聲像等形式保存下來[1]。檔案可以客觀反映相關細節，是處理過往事物、分辨事物的主要依據。傳統手工檔案管理模式面對龐大的檔案信息時，需采用大量的人力、且管理效率不高。因此，傳統檔案管理模式已無法適應現代社會發展需求，急需研發一種高效、便捷的處理信息的手段，有效解決檔案管理工作中存在的問題。

1 分析系統需求

檔案管理作為公司的基礎管理工作，會涉及公司多個部門，每個部門均會產生檔案資料，檔案日常工作主要有收集、整理、統計等[2]。但因檔案數量、文件較多，分類與組卷方法出現多次改變，各部門均有各自接收、移交檔案材料的功能，但它們并未設置統一的界面，缺少相互連接信息的渠道，數據會被封存至不同部門的計算機上，引起多次重復檔案管理操作，加大檔案管理出錯幾率。通過實地調查部分公司檔案管理工作發現，電子檔案管理系統應配備以下功能：（1）實現檔案信息計算機化，提供錄入數據、轉換、收集、整理等功能，也可利用電子郵件或系統模塊與辦公自動化等系統實現聯接，有效解決由文件流轉至分類歸檔中的問題；（2）配備檔案銷毀及檢索統計功能，并可以打印輸出不同類別的報表；（3）能夠實現檔案網絡查詢、歸還、借閱，并能統計分析檔案利用情況；（4）能夠進行檔案數據維護和用戶權限管理，便于將檔案數據導出、備份至光盤、磁帶等介質，達到長期保存的效果；（5）借助瀏覽器實現檔案檢索及利用，且支持管理人員移動辦公。

2 設計系統總體框架及各模塊功能

2.1 系統總架構

檔案管理系統的建立離不開外界條件、外界因素的影響，因此，在對系統設計時，應該對系統運行外界條件加以充分考慮，該研究中所設計電子檔案管理系統的基礎與核心就是Web技術，Web技術可以將重要保障提供給信息安全，以此降低系統信息安全開支率。基于企業日常檔案管理需求與流程，通過參考與借鑒類似的檔案管理系統，將該系統實際架構設計出來，如圖1所示。

2.2 電子檔案管理系統的功能模塊分析

2.2.1 登錄模塊

用戶與管理員為電子檔案管理系統的主要用戶，用戶完成電子檔案管理系統的注冊后，通過用戶名稱與用戶密碼就能夠登錄該系統。系統界面登錄用戶首先需要對其身份進行選擇，系統基于用戶身份在數據表中對用戶賬號與用戶密碼存在與否進行查詢，用戶名與用戶密碼準確無誤才有登錄系統的權限。檢驗用戶身份是保證系統運行穩定性與系統安全的重中之重，用戶身份檢驗可以對非法授權用戶入侵或者應用等進行有效預防，有效維護合法用戶正當權益。圖2為用戶登錄系統界面。

2.2.2 數據錄入模塊

相關檔案管理工作者可通過數據錄入模塊，對檔案數據進行修改或者編輯操作，使電子檔案元件和檔案文本的銜接得以實現。圖3為電子檔案管理系統數據錄入流程。用戶錄入案卷期間，系統可以為其提供刪除、添加、排序以及編輯等操作，完成修改操作后會對原始檔案進行取代，保證用戶查詢信息過程中，可以直接查詢修改完成的新文件。此外，還會對舊檔案與修改信息做好詳細記錄，方便用戶隨時掌握與查看檔案修改情況，而且電子文件批量掛接可以將用戶所錄入記錄和原件設定規則相對應，由此就便于對用戶瀏覽記錄進行查詢。

2.2.3 權限設置模塊

幫助計算機互聯網用戶隨機在系統內部實現檔案資料的檢索、查詢以及下載功能，此為電子檔案管理系統的一個主要功能，但一定要注意的一點就是，檔案本身存在保密性特征，權限模塊設置監督管理工作者一方面可以為有權用戶查詢與利用檔案提供保障；另一方面也會對用戶使用檔案權限進行適當限制，保證檔案信息本身所具有的可靠性與安全性。也就是說，檔案管理工作者可通過互聯網設置個部門或者用戶的檔案權限，同時細化到檔案文件或者案卷的應用權限。完成權限設置后，臨時賦予權限除外，檔案管理員在日常情況下不需要做歸還、檢索等繁瑣工作，在互聯網中用戶就能夠實現檔案的瀏覽與查詢等操作。圖4為權限操作設置流程圖。

2.2.4 檢索查詢模塊

通過互聯網檢索檔案，此為電子檔案管理的一個主要功能，用戶權限允許范圍內，對所需檔案原文進行直接查詢與瀏覽，同時也可下載電子檔案以方便用戶瀏覽。電子檔案管理系統中的查詢檢索模塊能夠將下載、檢索以及瀏覽等功能提供給用戶，用戶依照主題詞、分類以及案卷等完成檢索工作，或者通過相對用戶而言比較直觀的卡片實現檢索功能。此外，管理人員可組合檢索日志庫與用戶庫，同時依照實際需要將所檢索的檔案信息打印出來，圖4為檔案管理系統操作流程圖。

檔案管理系統檢索查詢模塊可以選擇多種檢索方案，比較具有代表性的就是組合檢索，在組合檢索方面，用戶能夠依照文件信息與項目內部字段展開相應組合，從而實現條件表達式檔案信息檢索的目的。而卡片檢索方法其實就是展現文件與項目錄入界面，用戶能夠在相應字段中填寫所了解與掌握的相關信息，也就是可以對于條件相滿足的檔案信息進行查詢。

2.2.5 統計報表模塊

從根本上說，統計其實就是自定義統計電子檔案庫中案卷庫、工程項目庫和文件庫中的相關字段，同時將相應報表輸入進去，這一模塊能夠提供刪除、修改、數據轉換以及統計項復制等不同功能，以此為基礎將相應信息打印上去，圖6為執行步驟示意圖。

2.3 合理數據庫設計

對數據庫的設計，其實是在特定應用環境內部，對合理有效數據庫物理結構與邏輯模式進行構造，從而創建相關應用系統與數據庫，保證數據庫保存良好，與用戶不同需求相滿足。電子檔案管理系統開發工作中，數據庫設計的作用非常重要，這也是系統的關鍵與核心。對數據庫進行設計過程中，應該依照邏輯結構、需求以及物理結構展開，并以此為基礎設計電子檔案管理系統，系統基于Web計算方法，選擇瀏覽器具有更強的操作便捷性，相關客戶端不需要對專用軟件進行安裝，能夠增強系統管理維護便捷性。

3 結語

總而言之，相比于以往紙質檔案管理模式，電子檔案管理系統的優勢主要在于便于維護、便于查詢、功能齊全以及界面友好等，有助于電子檔案管理效率的不斷提升，可以說是未來電子檔案管理軟件發展的主要方向。該研究視角為Web技術，對電子檔案管理系統中用戶需求進行深入分析，以Web技術為基礎，對電子檔案管理系統功能模塊與架構進行設計，以往能夠為檔案的有效管理提供理論基礎。

參考文獻

[1] 吳宏賓.電子檔案管理系統研究與實現[D].山東大學，2014.

[2] 王萍.電子檔案管理系統關鍵技術的實現[J].硅谷，2015，17（4）：65-66.

[3] 詹斌.基于Web的檔案管理系統的設計與實現[D].廈門大學，2014.

[4] 肖潤.電子檔案管理系統構建研究[J].檔案與建設，2013，13（1）：26-29，42.