多人如何共同編輯一個表格文件

老萬

Q：最近要周期性地收集和更新每個人的信息，目前只能采用比較原始的方法，就是群發電子郵件信息，搜集每個人的電子表格，然后手工填到一個電子表格中。這種做法實在是太低效了，還有什么更好的辦法嗎？

A：最好的方法當然是利用在線編輯的方式，對這個電子文檔信息進行共同的編輯。好在現在無論是微軟的辦公軟件還是國內金山的辦公軟件，都有協同辦公的功能。如果用戶使用的是其他辦公軟件的話，還可以使用騰訊最新推出的TIM客戶端，通過它也可以在線進行編輯操作。

也可以將這個表格文件共享在局域網里面，用戶填寫完成以后主動上傳到服務器里面。

將單調的數據加上圖像信息

Q：在處理表格文件的時候，經常由于看到大量的數據而使人感覺頭疼眼花，由于這些數據過于單調，所以有的時候還容易弄錯。那么能不能將圖形和數據進行有效的整合呢？

A：首先在Excel里面選中要處理的數據列表，點擊“開始”標簽中的“條件格式”按鈕。接著在彈出的菜單里面選擇“新建規則”按鈕，然后在彈出的對話框里面選擇“基于各自值設置所有單元格的格式”。最后在“格式樣式”列表中選擇“數據條”，點擊“確定”按鈕就可以了。

使用定位符號完整對齊上下文

Q：平時在編輯文檔的時候，為了使上下文的內容更加整齊，我們往往會不停地按鍵盤中的空格鍵，可是有的時候明明看著已經對齊了，打印出來發現還是沒有對齊。那么有沒有更加可靠的方法來對齊上下文呢？

A：首先選中文檔中的所有內容，接著按鍵盤上的Tab鍵，從而使文檔編輯更加方便。接下來在編輯軟件的標尺欄里面點擊鼠標右鍵，從而設置一個對齊符號。這里需要多少對齊部分，就設置多少個對齊符號。設置完成以后將鼠標移動到每一行沒對齊的句子前面，一個一個地按Tab鍵，就會使所有的內容成功地對齊了。

打印成虛擬文件的時候出錯

Q：微軟最新的操作系統里面自帶了一個虛擬打印機的功能，這樣就可以非常方便地將一些文件轉換成PDF文件。以前我在使用這個功能的時候都好好的，可是不知道最近為什么這個功能老是出錯而無法使用？

A：用戶無論是進行真實的打印操作還是虛擬的打印操作，都和操作系統里面的打印服務相關，所以首先需要看看這個服務是否開啟。按快捷鍵“Win+R”打開“運行”框，輸入“Services.msc”后回車啟動系統服務管理器。接下來找到一個名為“Print Spooler”的服務，在屬性窗口中將該服務啟動類型設置為“自動”即可。

Word 2010搜索特定詞就死機

Q：我使用的辦公軟件是Wo rd 2010，通過它搜索一些特殊詞匯的時候，就會出現軟件假死甚至死機等情況。不知道這個問題是如何造成的，通過什么方法可以解決啊？

A：Word 2010這個版本出現這樣的問題已經很多次了，直到現在微軟也沒有給出一個比較官方的說明。估計還是因為軟件存在一定的缺陷而造成的，所以現在只能建議用戶升級到其他版本的Word來解決這個問題。