基層單位檔案交接工作之我見

莫正茂

摘 要：在機(jī)關(guān)單位工作的相關(guān)人員調(diào)動是比較常見的現(xiàn)象，而進(jìn)行調(diào)動時就需要對檔案進(jìn)行交接手續(xù)，只有辦完交接手續(xù)時我們的人員才可以正式的離開自己的工作崗位，這種規(guī)定在我們的單位交接中也是比較常見的一種方式，在檔案交接工作我們必須事無巨細(xì)，及時且有效的傳遞信息，這樣才可以保證我們的檔案工作能夠在正常的情況下順利的進(jìn)行。比如在我們現(xiàn)在的基層單位，檔案工作作為一項(xiàng)非常重要的信息管理工作，檔案所蘊(yùn)含的信息是國家非常重視的信息資源[1]。因此，我們需要保證我們的工作在規(guī)定時間內(nèi)有效完成，特別是有人員離職需要交接的時候，交接工作充足才能讓檔案工作正常進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：檔案交接 基層單位

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0055-01

一、檔案交接現(xiàn)狀

在目前的基層單位中，員工流動也是非常常見的一種現(xiàn)象。交接作為新任工作人員快速適應(yīng)新工作的過程，我們必須要引起重視。通過對目前基層單位的情況的相關(guān)調(diào)查，我們也發(fā)現(xiàn)了在交接過程中存在的以下幾個問題[2]：

1.檔案交接不及時

如果不保證時間上的有效性，很容易會造成一些檔案在處理過程中的錯誤。我們發(fā)現(xiàn)，很多基層工作人員對于交接工作并不重視，他們往往覺得這只是一個形式化的流程，并沒有作過多的關(guān)注。單位領(lǐng)導(dǎo)更是沒有對這些現(xiàn)象做出相應(yīng)的解決方案。在老檔案人員需要離開自己的崗位時，新檔案員就要進(jìn)行辦理相關(guān)入職程序，但是值得注意的是，我們的老檔案人員由于已經(jīng)要離開了，有很多工作可能沒有得到有效的傳遞。而我們的新檔案人員也由于剛?cè)肼殻瑢Ξ?dāng)前的環(huán)境并不了解，這樣在交接過程中對于檔案的責(zé)任就無法把控了。有時候在基層單位中，他們對于人員交接的理解只需要交換相關(guān)鑰匙即可，這使得很多檔案管理上的工作無法做到延續(xù)。

2.交接手續(xù)不夠嚴(yán)密

我們需要明白，檔案交接工作時一項(xiàng)非常需要重視且嚴(yán)肅的過程，當(dāng)然人員需要將工作各個細(xì)節(jié)跟新任職員交代清楚，但是我們了解到的是，在基層單位中，我們的前檔案人員對于交接內(nèi)容并沒有做過多的準(zhǔn)備，很多需要的注意的事項(xiàng)并沒有交代清楚，而新任的人員更是什么都不知道，這樣是完全不利于我們檔案工作進(jìn)行的，這種工作程序也是不可取的。

二、做好檔案交接工作

筆者認(rèn)為關(guān)于這種交接工作，不僅是對新檔案人員的一種要求，對于交接人員更是要明確他們的責(zé)任，我們對于檔案管理的目的，是需要保證我們的檔案資料安全完整[3]，并且能夠讓檔案工作不造成不必要的麻煩。在我們相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定中，有著對于如何進(jìn)行交接需要關(guān)注的問題，根據(jù)目前的《檔案法》中所闡述的意見，筆者主要做了以下幾點(diǎn)總結(jié)：

1.將交接工作納入議事日程

檔案交接可以說是單位管理中一項(xiàng)不可忽視的環(huán)節(jié)，基層單位必須對這種事項(xiàng)引起重視，可將交接工作納入到議事日程中，這樣不僅可以加深工作人員對這件事的印象，也可以明確相關(guān)工作人員對檔案交接的責(zé)任。基層單位的領(lǐng)導(dǎo)更是應(yīng)該特別關(guān)注相關(guān)手續(xù)完成的完整性。對于離崗人員應(yīng)該做出相關(guān)硬性指示，必須交接完所有工作內(nèi)容后才準(zhǔn)許離開崗位，如果并未辦理相關(guān)交接手續(xù)，必須不得簽署相關(guān)同意調(diào)動的文件，只有這樣才能引起我們工作人員的重視，將交接工作作為他們的職責(zé)之一，加強(qiáng)負(fù)責(zé)部門對其的監(jiān)督力度，必須在其妥當(dāng)辦完手續(xù)后才可允許離開，如果存在沒有交接直接離職的情況，應(yīng)到按之前的約定予以處理[4]。

2.離崗人員做好交接準(zhǔn)備

由于檔案工作的工作性質(zhì)是非常復(fù)雜，它涉及到很多個部門之間的事務(wù)，也關(guān)系到不同的檔案之間的關(guān)聯(lián)性管理，它對于單位和國家來說都是珍貴的資料資源。因此，離崗人員在準(zhǔn)備交接之前最好做好充分的準(zhǔn)備，才能讓新到任的工作人員更快的適應(yīng)當(dāng)前的工作節(jié)奏，只有這樣才能夠在未來實(shí)際的交接過程中確保我們的交接工作能夠順利持續(xù)下去。

關(guān)于工作人員的準(zhǔn)備工作，可以主要涉及到以下幾個方面：首先，在交接之前對于自己所保管的文檔進(jìn)行清理，要保證我們的文檔跟我們所記錄的相關(guān)文件一一對應(yīng)。第二，有些檔案由于一些原因會被借出去，而對于這些沒有及時歸還的檔案我們必須在相關(guān)文件中注明未歸還的原因，以便后續(xù)新到任人員查看。第三，我們的工作過程中不乏一些還未及整理的零碎文件，對于這部分文件必須做到及時清理并按規(guī)定存放，這樣才可以讓檔案得到有效的安置。第四，在對于一些檔案的交接中，我們最好編制一些表格來管理，才能讓這些移交的文檔有據(jù)可依。第五，移交時撰寫移交的相關(guān)說明備注也是非常有必要的，有因有果才能讓這項(xiàng)過程更加的陽光化。

以上主要是對于我們的離崗人員的一些建議，而對于我們的接受人員，也需要有幾項(xiàng)準(zhǔn)備。第一，接收方在入職之前就要對當(dāng)前的工作活動有所了解，這樣才能更好的進(jìn)入角色做好相關(guān)工作。第二，在向前任檔案員了解情況是，需要多聽多問，更好的了解檔案保管相關(guān)情況。做好交接的準(zhǔn)備，可以保證我們的工作有序進(jìn)行。

3.做好檔案監(jiān)交工作

檔案在移交時，必須有第三方人員來行使監(jiān)交職責(zé)。我們的監(jiān)交人員需要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，認(rèn)真執(zhí)行我們的責(zé)任，這樣才能夠讓移交程序正規(guī)化。雙方交接人員在其他同事的監(jiān)督下進(jìn)行移交和接收等工作，保證相關(guān)手續(xù)的完整，監(jiān)交人員更需要做出相應(yīng)的報(bào)告，注明交接的時間、地點(diǎn)以及相關(guān)人員等，在交接手續(xù)完成后，三人對于交接手續(xù)進(jìn)行簽字，才能讓工作完整的結(jié)束。

4.加強(qiáng)思想教育

檔案交接時不乏會出現(xiàn)一些問題，這不僅僅是檔案人員業(yè)務(wù)上的失誤，也有可能是由于我們的單位并沒有對其進(jìn)行良好的思想教育，才會導(dǎo)致一些檔案人員沒有很強(qiáng)的責(zé)任心，造成了工作上的失誤。因此，交接雙方在交接過程中必須保證正確的思想價值觀，明確雙方在交接過程中應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，嚴(yán)格按照單位所指定的規(guī)定進(jìn)行處理，這樣才能保證我們的交接手續(xù)能夠有序進(jìn)行。

結(jié)論

在檔案交接過程里，離崗人員和接收人員各司其職，他們都有對檔案工作負(fù)直接責(zé)任的情況，在交接進(jìn)行前，他們必須要做好充分的準(zhǔn)備，這樣才能盡可能的降低我們的交接手續(xù)失誤率。增強(qiáng)兩者的責(zé)任心，尊重雙方的勞動成果，對于交接手續(xù)也是有著積極的促進(jìn)意義的。

參考文獻(xiàn)

[1]劉娟. 基層單位檔案交接工作之我見[J]. 山西檔案，2012，S1：41-42.

[2]李淑娟. 基層單位檔案交接工作之我見[J]. 農(nóng)民致富之友，2012，13：87.

[3]趙廣蓮. 基層單位檔案交接工作之我見[J]. 蘭臺內(nèi)外，2013，03：54.

[4]段寶琴. 基層單位檔案交接工作之我見[J]. 陜西檔案，2013，04：25-26.