基層單位檔案交接工作之我見

莫正茂

摘 要：在機關單位工作的相關人員調動是比較常見的現(xiàn)象，而進行調動時就需要對檔案進行交接手續(xù)，只有辦完交接手續(xù)時我們的人員才可以正式的離開自己的工作崗位，這種規(guī)定在我們的單位交接中也是比較常見的一種方式，在檔案交接工作我們必須事無巨細，及時且有效的傳遞信息，這樣才可以保證我們的檔案工作能夠在正常的情況下順利的進行。比如在我們現(xiàn)在的基層單位，檔案工作作為一項非常重要的信息管理工作，檔案所蘊含的信息是國家非常重視的信息資源[1]。因此，我們需要保證我們的工作在規(guī)定時間內有效完成，特別是有人員離職需要交接的時候，交接工作充足才能讓檔案工作正常進行。

關鍵詞：檔案交接 基層單位

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0055-01

一、檔案交接現(xiàn)狀

在目前的基層單位中，員工流動也是非常常見的一種現(xiàn)象。交接作為新任工作人員快速適應新工作的過程，我們必須要引起重視。通過對目前基層單位的情況的相關調查，我們也發(fā)現(xiàn)了在交接過程中存在的以下幾個問題[2]：

1.檔案交接不及時

如果不保證時間上的有效性，很容易會造成一些檔案在處理過程中的錯誤。我們發(fā)現(xiàn)，很多基層工作人員對于交接工作并不重視，他們往往覺得這只是一個形式化的流程，并沒有作過多的關注。單位領導更是沒有對這些現(xiàn)象做出相應的解決方案。在老檔案人員需要離開自己的崗位時，新檔案員就要進行辦理相關入職程序，但是值得注意的是，我們的老檔案人員由于已經(jīng)要離開了，有很多工作可能沒有得到有效的傳遞。而我們的新檔案人員也由于剛入職，對當前的環(huán)境并不了解，這樣在交接過程中對于檔案的責任就無法把控了。有時候在基層單位中，他們對于人員交接的理解只需要交換相關鑰匙即可，這使得很多檔案管理上的工作無法做到延續(xù)。

2.交接手續(xù)不夠嚴密

我們需要明白，檔案交接工作時一項非常需要重視且嚴肅的過程，當然人員需要將工作各個細節(jié)跟新任職員交代清楚，但是我們了解到的是，在基層單位中，我們的前檔案人員對于交接內容并沒有做過多的準備，很多需要的注意的事項并沒有交代清楚，而新任的人員更是什么都不知道，這樣是完全不利于我們檔案工作進行的，這種工作程序也是不可取的。

二、做好檔案交接工作

筆者認為關于這種交接工作，不僅是對新檔案人員的一種要求，對于交接人員更是要明確他們的責任，我們對于檔案管理的目的，是需要保證我們的檔案資料安全完整[3]，并且能夠讓檔案工作不造成不必要的麻煩。在我們相關法律法規(guī)的規(guī)定中，有著對于如何進行交接需要關注的問題，根據(jù)目前的《檔案法》中所闡述的意見，筆者主要做了以下幾點總結：

1.將交接工作納入議事日程

檔案交接可以說是單位管理中一項不可忽視的環(huán)節(jié)，基層單位必須對這種事項引起重視，可將交接工作納入到議事日程中，這樣不僅可以加深工作人員對這件事的印象，也可以明確相關工作人員對檔案交接的責任。基層單位的領導更是應該特別關注相關手續(xù)完成的完整性。對于離崗人員應該做出相關硬性指示，必須交接完所有工作內容后才準許離開崗位，如果并未辦理相關交接手續(xù)，必須不得簽署相關同意調動的文件，只有這樣才能引起我們工作人員的重視，將交接工作作為他們的職責之一，加強負責部門對其的監(jiān)督力度，必須在其妥當辦完手續(xù)后才可允許離開，如果存在沒有交接直接離職的情況，應到按之前的約定予以處理[4]。

2.離崗人員做好交接準備

由于檔案工作的工作性質是非常復雜，它涉及到很多個部門之間的事務，也關系到不同的檔案之間的關聯(lián)性管理，它對于單位和國家來說都是珍貴的資料資源。因此，離崗人員在準備交接之前最好做好充分的準備，才能讓新到任的工作人員更快的適應當前的工作節(jié)奏，只有這樣才能夠在未來實際的交接過程中確保我們的交接工作能夠順利持續(xù)下去。

關于工作人員的準備工作，可以主要涉及到以下幾個方面：首先，在交接之前對于自己所保管的文檔進行清理，要保證我們的文檔跟我們所記錄的相關文件一一對應。第二，有些檔案由于一些原因會被借出去，而對于這些沒有及時歸還的檔案我們必須在相關文件中注明未歸還的原因，以便后續(xù)新到任人員查看。第三，我們的工作過程中不乏一些還未及整理的零碎文件，對于這部分文件必須做到及時清理并按規(guī)定存放，這樣才可以讓檔案得到有效的安置。第四，在對于一些檔案的交接中，我們最好編制一些表格來管理，才能讓這些移交的文檔有據(jù)可依。第五，移交時撰寫移交的相關說明備注也是非常有必要的，有因有果才能讓這項過程更加的陽光化。

以上主要是對于我們的離崗人員的一些建議，而對于我們的接受人員，也需要有幾項準備。第一，接收方在入職之前就要對當前的工作活動有所了解，這樣才能更好的進入角色做好相關工作。第二，在向前任檔案員了解情況是，需要多聽多問，更好的了解檔案保管相關情況。做好交接的準備，可以保證我們的工作有序進行。

3.做好檔案監(jiān)交工作

檔案在移交時，必須有第三方人員來行使監(jiān)交職責。我們的監(jiān)交人員需要做到認真負責，認真執(zhí)行我們的責任，這樣才能夠讓移交程序正規(guī)化。雙方交接人員在其他同事的監(jiān)督下進行移交和接收等工作，保證相關手續(xù)的完整，監(jiān)交人員更需要做出相應的報告，注明交接的時間、地點以及相關人員等，在交接手續(xù)完成后，三人對于交接手續(xù)進行簽字，才能讓工作完整的結束。

4.加強思想教育

檔案交接時不乏會出現(xiàn)一些問題，這不僅僅是檔案人員業(yè)務上的失誤，也有可能是由于我們的單位并沒有對其進行良好的思想教育，才會導致一些檔案人員沒有很強的責任心，造成了工作上的失誤。因此，交接雙方在交接過程中必須保證正確的思想價值觀，明確雙方在交接過程中應該承擔的責任，嚴格按照單位所指定的規(guī)定進行處理，這樣才能保證我們的交接手續(xù)能夠有序進行。

結論

在檔案交接過程里，離崗人員和接收人員各司其職，他們都有對檔案工作負直接責任的情況，在交接進行前，他們必須要做好充分的準備，這樣才能盡可能的降低我們的交接手續(xù)失誤率。增強兩者的責任心，尊重雙方的勞動成果，對于交接手續(xù)也是有著積極的促進意義的。

參考文獻

[1]劉娟. 基層單位檔案交接工作之我見[J]. 山西檔案，2012，S1：41-42.

[2]李淑娟. 基層單位檔案交接工作之我見[J]. 農民致富之友，2012，13：87.

[3]趙廣蓮. 基層單位檔案交接工作之我見[J]. 蘭臺內外，2013，03：54.

[4]段寶琴. 基層單位檔案交接工作之我見[J]. 陜西檔案，2013，04：25-26.