辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

張云峰

摘 要：辦公自動化的應用越來越廣泛，它為人們帶來了更多的方便，在醫院的檔案管理工作上同樣如此，但是在檔案自動化管理的實際過程中，還存在著一些不足。本文探析了辦公自動化環境下醫院檔案管理的特點以及管理過程中存在的問題，并提出了相應的強化措施。

關鍵詞：辦公 自動化 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0084-01

引言

醫院的檔案對于醫療研究等有著重要的參考作用，而檔案的管理也是醫院的關鍵工作之一，當前很多醫院的檔案管理實現了自動化，但是在管理過程中仍存在自動化系統不健全、人員專業能力較差等問題，還需要醫院找到恰當的解決方法，提高檔案管理的綜合水平。

一、1辦公自動化的概念

辦公自動化指的是利用計算機信息技術處理辦公室工作，實現信息的數據傳輸、發送、存儲等，加快信息的流動，增強信息的可靠性。辦公自動化突破了傳統的手工歸檔管理方法，在自動化環境下醫院檔案的管理工作效率能夠大大提升，并加強了檔案的完整性，對于工作繁重的醫院來說，實現自動化檔案管理有著重要的價值。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理的特點

1.特定范圍內實現信息共享

辦公自動化的實現以計算機技術為載體，計算機技術能夠使檔案的管理更系統、更科學，也擺脫了空間的束縛，查找信息準確率更高、速度更快，同時通過網絡技術可以將各個部門的信息管理動態以及工作進展實現共享，省去了人員之間交接信息的時間，工作效率則隨之提高[1]。

2.醫院檔案存儲安全性高

醫院傳統的紙質檔案在長時間的存儲和翻閱過程中很容易受到破壞，甚至導致信息缺失，或是由于字跡模糊無法明確內容；而年久的影響資料畫面質量也會越來越差，這些因素都使檔案的存儲質量較低。而自動化環境下的檔案管理可以規避這些傳統問題，檔案資料依靠計算機技術實現信息化、電子化，僅需要一個小芯片就能大量存儲信息；不會受損，極大的延長了檔案資料的壽命；還節約了檔案的管理空間和時間，降低了人力投入；查閱資料也更方便、快捷；還可以對檔案資料進行權限設置，避免信息泄露。

三、辦公自動化環境下醫院檔案管理存在的問題

1.自動化辦公系統不夠完善

目前很多醫院對于檔案的自動化管理還處于摸索階段，對辦公自動化系統的了解也不夠深入，普遍存在著軟件投入少、軟件技術水平較低的現象，嚴重影響了自動化辦公系統的整體水平，加上自動化系統開發商的水平良莠不齊，或是開發團隊工作經驗欠缺，導致一些軟件質量較差，實際使用效果和預計需求存在著巨大差距[2]。

2.醫院檔案管理人員專業性較弱

醫院是一個龐大的系統，不同科室都擁有大量的資料需要管理，即使在辦公自動化的環境下，也需要檔案管理人員具備較強的專業技能。檔案存儲方式多種多樣，操作過程也需要十分精準，但是目前很多醫院的檔案管理人員身上缺乏科學化、現代化的檔案管理技能，工作開展難度很大，無法很好勝任此項工作；還有些檔案管理人員仍舊習慣傳統管理辦法，沒有做到與時俱進，工作效率得不到提升。

3.缺少統一的管理制度

辦公自動化為醫院的檔案管理帶來便利的同時，隨之也帶來了對存檔工作的挑戰，前文提到很多軟件的應用仍舊有紕漏，很容易導致存儲功能出現故障，因此導致病人資料外泄，對病人和醫院都產生了不必要的負面影響。另外，在辦公自動化的環境下，通常存儲的只是正式文件，不會存儲原始文件，在打印資料、傳真機接收文件的過程中也存在著同樣問題，導致實際使用資料和檔案存儲資料信息有出入，影響工作的精準性。

四、辦公自動化環境下醫院檔案管理的強化措施

1.強化自動化系統的建設和維護

醫院應該加大對自動化系統的研究力度，并加大資金的投入，不斷完善自動化系統的軟件和硬件設施，在系統出現障礙的時候及時與開發商溝通，避免系統原因導致的信息丟失或損壞，另外，平時要加強對自動化系統的維護，要定期對軟件和硬件設施進行測試，確保其運作的平穩性。再一方面，醫院檔案管理的自動化需要靠網絡作為基礎，網絡安全也是一項不容忽視的問題，它是醫院檔案嚴密性的重要保障，網絡安全通常通過數據加密技術、數據恢復技術、防火墻技術以及攻擊檢測技術來實現，這些技術能為醫院檔案管理系統營造一個安全的網絡環境，從而維護醫院和病人的隱私權。

2.建立專業的醫院檔案管理隊伍

隨著醫療行業的不斷發展，出現了大量的醫療技術和醫療名詞，醫院的檔案數目也會越來越多，即便辦公自動化系統的使用十分方便，不過依舊離不開人工的操作和管理，因此需要大力提高管理人員的專業能力來保證工作的平穩進行。對于檔案自動化管理能力不足的人員，醫院要加強對其知識儲備的培訓，為其提供更多提升自身專業技能的機會，從而更好的落實到工作中去；另外，在招聘檔案管理人員的時候，應該適當提高門檻，多聘請一些專業人員，這樣更有助于工作效率的提升和人員支出的減少。再一方面，醫院應該制定相應的激勵政策，將檔案管理人員的工作表現和其職稱直接掛鉤，這樣能夠充分調動員工的工作積極性，也能促進員工主動的完善自身專業能力[3]。

3.加強對檔案信息的監管

醫院的檔案管理涉及到很多重要信息，為了保證檔案信息的安全和合理性，醫院應該加強對檔案信息的監督和管理，制定明確的檔案管理制度，用以約束檔案管理人員規范操作，讓醫院的檔案管理有章可循。檔案的管理應該有標準的格式和編號，實現科學歸檔，當出現檔案缺失或是錯亂的情況，應該追究相關人員的責任，加強員工的責任意識，不斷提升醫院檔案管理的整體水準。

結論

綜上所述，自動化環境下的醫院檔案管理過程中還存在一些疏漏，醫院還要結合自身實際情況，準確的找到問題并及時解決，讓自動化系統為檔案管理工作帶來更多的便捷，從而增強醫院的整體管理實力。

參考文獻

[1]李理.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性[J].世界最新醫學信息文摘，2015，78：178.

[2]楊永麗.芻議辦公自動化環境下醫院檔案管理工作[J].才智，2015，32：259.

[3]王錦輝.辦公自動化環境下醫院檔案管理工作探究[J].臨床醫藥文獻電子雜志，2015，28：5948-5949.