淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

李曉莉

摘要：當(dāng)前檔案管理工作中最重要的組成部分就是文書檔案的管理工作。然而，隨著時(shí)代的發(fā)展，人民生活水平的不斷提高，新時(shí)期的檔案管理不再僅僅只是保管檔案。而更多的在于準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完善的記錄檔案的內(nèi)容，檔案的提取和存放做到及時(shí)高校。目前，辦公自動(dòng)化是解決日益繁復(fù)的檔案管理問題的重要途徑之一。筆者將通過本文談?wù)勛詣?dòng)化懂文書檔案保管的重要意義，并且提出當(dāng)前辦公自動(dòng)化在文書檔案保管中存在的問題，并闡述相應(yīng)的解決對(duì)策，僅供各位同行參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；辦公自動(dòng)化

一、辦公自動(dòng)化的運(yùn)用在文書檔案管理中的作用

和傳統(tǒng)的檔案管理辦法不同，辦公自動(dòng)化下的檔案管理更多的是將繁瑣的手工勞動(dòng)，通過信息化的手段加以簡(jiǎn)化和完善。通過計(jì)算機(jī)，文書檔案將反饋成電子的資料和信息，并通過自動(dòng)發(fā)送、接收、存儲(chǔ)等形式，全面化的加速信息的傳遞。辦公自動(dòng)化對(duì)于文書檔案管理可以說是突破性質(zhì)的，具有無可比擬的作用，表現(xiàn)在多個(gè)方面。第一，提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式，一般是采用手工抄寫檔案的方法。然而，檔案管理人員的失誤或者是中間文字?jǐn)?shù)據(jù)傳遞環(huán)節(jié)的誤差，都會(huì)導(dǎo)致檔案管理出錯(cuò)，效率不斷的降低。而信息化的手段出現(xiàn)后，檔案管理人員只要通過點(diǎn)擊鼠標(biāo)就可完成原來的檔案抄寫工作，大大的降低了出錯(cuò)的可能性。當(dāng)然，信息化的載體，如：磁盤、U盤等也減少了檔案數(shù)據(jù)在傳輸過程中出現(xiàn)誤差的可能性。第二，辦公自動(dòng)化的運(yùn)用還有利于文書檔案的信息共享。原來，檔案僅僅被存放于傳統(tǒng)的庫(kù)房之中，其有用的信息很能被共享到外界，被科研和社會(huì)分析所運(yùn)用。而辦公自動(dòng)化工具可以有效的保管文書檔案的同時(shí)，更能夠?qū)ξ臅鴻n案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)和分析。使得檔案中的數(shù)據(jù)能夠被很好的利用于研究中，大大縮短了檔案信息的反饋時(shí)間。第三， 辦公自動(dòng)在文書檔案管理工作中的作用還表現(xiàn)在檔案的搜索和提取層面。計(jì)算機(jī)只要輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，通過模糊查詢的方式能夠快速的提取想要的檔案。

二、當(dāng)前文書檔案辦公自動(dòng)化所遇到的問題

辦公自動(dòng)化對(duì)于文書檔案管理效率的提高具有重大的意義，但并不意味著自動(dòng)化文書檔案管理形式不存在任何的弊端。主要表現(xiàn)在保密性降低和對(duì)于管理工作人員素質(zhì)要求提高兩個(gè)方面。

（一）文書檔案自動(dòng)化管理模式導(dǎo)致文書檔案保密性和安全降低

文書檔案管理自動(dòng)化之后，必然導(dǎo)致檔案必須從傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)型向電子化。然而，電子化檔案由于信息安全等因素影響，很容易被黑客竊取或者受木馬病毒的入侵影響到信息的安全。其次，電子檔案在檔案簽名部分也沒有辦法再通過字跡檢查等方式，檢驗(yàn)出是否由真實(shí)的當(dāng)事人所簽訂。這對(duì)于分辨文書檔案的真假性帶來了一定的苦難。因此，文書檔案自動(dòng)化管理模式導(dǎo)致文書檔案保密性和安全性降低，是目前辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中推廣開來的主要障礙之一。

（二）文書檔案自動(dòng)化管理模式導(dǎo)致文書檔案管理人員素質(zhì)要求提高

由于，我們的檔案管理對(duì)于的年齡層面相對(duì)偏大，如何讓老檔案管理人員去使用自動(dòng)化下的文書檔案管理方式也是令人頭痛的問題。很多檔案管理的老職員們，長(zhǎng)期以來都運(yùn)用傳統(tǒng)的手工管理的方法進(jìn)行檔案管理。而由于他們的年紀(jì)和當(dāng)時(shí)文化環(huán)境的影響，導(dǎo)致他們必然對(duì)自動(dòng)化辦公需要一個(gè)很長(zhǎng)時(shí)間的適應(yīng)過程。另一方面，文書檔案的管理再自動(dòng)化之后不僅僅偏向于保管層面，而是要運(yùn)用一個(gè)電子的平臺(tái)，對(duì)檔案進(jìn)行整體的分析。如此一來，新的檔案保管人員必須要在懂得檔案保管知識(shí)的前提下涉獵到信息技術(shù)和自動(dòng)化知識(shí)。無疑，文書檔案自動(dòng)化管理模式導(dǎo)致文書檔案管理人員素質(zhì)要求提高是必然的趨勢(shì)。

三、解決文書檔案管理辦公自動(dòng)化問題的對(duì)策分析

（一）充分保障檔案辦公自動(dòng)化管理的保密性和安全性

首先，要充分保障檔案辦公自動(dòng)化管理的保密性。可以采用信息化的模式，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外隔離保障。例如：可以采用路由器保護(hù)方法，先行屏蔽所有的IP地址，再通過漸行釋放的方式，將一部分地址釋放進(jìn)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，要充分利用好網(wǎng)絡(luò)防火墻的作用，阻隔黑客的攻擊和對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的破壞。可以記錄人員出入網(wǎng)絡(luò)的時(shí)間、路徑和方式，將黑客攻擊的可能性概率降低。其次，關(guān)于充分保障檔案辦公自動(dòng)化管理的安全性。可以采用電子文檔和紙質(zhì)文檔雙重保管的模式，從而減少代簽名能檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)文化水平

不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)文化水平，首先要讓老資格的檔案管理人員們認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化在檔案管理工作中的重要性。可以通過操作演示等方法，展示自動(dòng)化管理對(duì)于文書檔案保管效率提高的作用，由此吸引到檔案管理人員加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，從而不斷的提高自身的工作效率。同時(shí)，檔案管理部門內(nèi)部也可以展開定期的培訓(xùn)。不僅僅要讓檔案管理人員們了解專業(yè)的相關(guān)知識(shí)，也幫助他們對(duì)于信息化和自動(dòng)化辦公有一個(gè)全面性的掌握，在實(shí)踐操作中也不再生疏。

四、結(jié)語

筆者通過本文提出了當(dāng)前文書檔案辦公自動(dòng)化應(yīng)用中存在的安全性、保密性以及人員素質(zhì)低下等問題，并闡述了相應(yīng)的解決辦法。目前，文書檔案自動(dòng)化管理已經(jīng)成為了檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。如何能夠緊跟潮流，不斷的創(chuàng)新檔案管理方法，不斷的提高自身的工作效率，成為了我們檔案管理人思考的本質(zhì)方向。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王立群.辦公自動(dòng)化在施工企業(yè)文書檔案管理中的應(yīng)用[J].中華民居（下旬刊），2014，08：412-413.

[2]杜建民.淺談辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理的特點(diǎn)和建議[J].水利規(guī)劃與設(shè)計(jì)，2014，09：64-65+72.

[3]張亞平.淺談辦公自動(dòng)化在文書檔案管理的應(yīng)用[J].山西檔案，2013，S1：104-106.

[4]吳昊.文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，21：134.