流動人員檔案管理實證研究

徐忠東

摘要： 在高校擴招的影響下，以高校畢業生為主體的流動人員檔案增速較快。目前，流動人員檔案管理科學化、規范化總體水平較低、信息化程度有限。本文將在分析江蘇省S市流動人員檔案保管現狀的基礎上，提出切合實際情況的提升檔案管理水平的意見建議，從而力求提升檔案管理的質量和效率。

關鍵詞：流動人員 檔案管理 信息化

中圖分類號：G275文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2017）11-0065-03

一、研究背景

流動人員人事檔案是個人身份、工作學習經歷、人事關系、政治信仰等最直接的記載，是社會和用人單位掌握人、使用人的重要載體和依據，直接關系到人事安全和個人的切身利益。隨著改革開放深入，特色社會主義市場體制的確立，大量合資、獨資、外資、民營、私營等非國有經濟體的出現，越來越多的各種專業技術型人才進入這些用人單位，流動人員成為一個特殊的群體出現，各種人才交流服務機構應運而生，人事檔案也脫離體制管理，朝“社會化”管理“多元交流”方向發展。在此過程中，各種問題接踵而來，其中最主要的就是通過人事檔案社會化管理機構管理實現“人檔分離”后，人事檔案的收集、查閱、利用不可能再像“檔隨人走”模式下那么便捷。解決這一問題，信息化建設是必經之路。但就目前情況看，各地人才交流服務機構的人事檔案信息化管理建設沒有取得快速發展，被這樣或那樣的問題所牽絆，于是在此背景下提出了流動人員人事檔案管理的研究。

二、研究意義

流動人員檔案管理本質是信息資源管理，利用現代化的管理手段和存儲方式處理各種信息，便于利用和開發更能產生廣泛的社會效益。主要意義有以下三點：

（1）流動人員檔案信息化管理的研究，對國家信息化建設起到促進作用。目前，我國所處的信息化建設正在關鍵期，流動人員檔案信息化管理是該建設中重要組成構件。對其所做的研究勢必將在國家信息化建設中起到重要作用。

（2）流動人員檔案信息化管理研究，使流動人員人事檔案社會化管理成為一種趨勢，只有通過信息化管理的手段才能解決其間產生的各種問題。率先實現檔案信息化管理，實現檔案社會化管理，這就從意識形態上對全國人才交流服務機構采取人事檔案信息化管理，起到了重要的推進作用。

（3）流動人員檔案信息化管理的研究，對解決“人檔分離”出現的問題，加快人事檔案社會化管理的進度，有著不可低估的作用。不僅有利于促進人事檔案管理的標準化和規范化，有利于提高人才服務機構服務管理水平，有利于推動人事檔案信息資源整合，更有利于促進人事檔案信息資源的開發和利用，發揮人事檔案信息的重大作用。

三、研究綜述

（一）國外研究狀況

因不同國家的政治體制、歷史及文化背景各不相同，在檔案管理和分類上也不盡相同，而人事檔案管理的管理方式也多有不同。由于流動人員作為我國特定國情下出現的人群，國外對此沒有研究。但國外人事檔案社會化及信息化管理的程度很高，值得我們借鑒學習和思考。國外相關研究主要涉及三個方面：

1.檔案管理電子化、信息化

美國檔案信息化建設工作始于20世紀80年代中后期，該時期的研究重點是保存介質及如何實現檔案數字化。90年代，研究重點轉向如何實現全國檔案信息共享。到了90年代中期，美國成立了檔案信息導航系統，該系統實現了通過地區、來源和利用對象分別納入統一的檔案管理網絡，實現國內數字化的檔案資源網上集成化查詢、檢索和利用，成為世界上第一個實現檔案信息網絡一體化的國家。目前，美國檔案數字化工作的重點在于檔案數據的收集、匯集、儲存、傳送、接入等幾個部分。

2.人事檔案個人知情權研究

1984年，英國頒布了《數據保護法案》，該法案賦予民眾通過網絡查詢個人信息的權利。1987年，又通過《個人資料獲得法案》，賦予民眾獲知本人社會保障信息、房產信息、學業信息等權利。

3.人事檔案中涉及的隱私權問題

一直以來，人事檔案所涉及的隱私權問題始終為專家學者所關注。對此，美國1946年通過的《行政程序法》將教育背景、金融交易、醫療病史、犯罪前科、工作履歷及社會保障號碼或其他屬于個人身份標記（如指紋、照片等）均界定為個人隱私。尤其是1974年通過了《隱私權法》，更明確了對個人隱私權的保護。

（二）國內研究現狀

人事檔案管理歷來是我國檔案管理中的重要組成部分，流動人員檔案信息化管理被越來越多的專家學者及政府人才服務機構所重視，研究的焦點也轉向此方向。

流動人員人事檔案管理的研究狀況。經統計，目前國內關于流動人員人事檔案管理研究的相關論文合計32篇，研究領域涉及4個方面：一是流動人員人事檔案管理工作中的問題與對策研究，共有20篇。主要涉及機構管理混亂，多頭管理；管理方式不規范、管理手段還停留在改革開放前狀態等問題。二是針對某地流動人員檔案管理的實證研究。《福州市流動人員檔案管理公共服務研究》（李琳勇，2015）中詳細介紹了目前福州市流動人員檔案管理的措施，包括：統籌財政資金，支持大型機構改善硬件服務環境；制定并推行地方強制標準，對檔案存放設施進行標準化改造；省市級人社部門統籌，建立統一髙效的人事檔案管理系統；加強網站建設，探索自動化辦公和無紙化辦公。三是流動人員人事檔案社會化管理研究。《南京：構建新時期流動人員檔案社會化管理平臺》（孫琪、劉銳，2016）中指出流動人員人事檔案社會化將是一個必然的趨勢，建議從管理層面上規范，健全和完善各縣規章制度；從執行和操作層面進行規范，制定出臺相關配套服務辦法；開發人才信息管理系統，實現流動人員檔案信息化精確管理；依托檔案優勢，拓展和創新服務功能。四是從保護個人隱私權角度研究流動人員人事檔案管理。如：《從個人資料保護看人事檔案法制的重構》（張建文，2009）一文中談到要保護個人信息權，建議將現行《干部檔案工作條例》和《流動人員人事檔案管理暫行規定》合并，制定統一的《人事檔案法》；對公務員、事業單位工作人員和企業職工的人事檔案進行分類管理，同時將“保障檔案當事人的合法權益”與“檔案事務”對檔案當事人本人公開，作為修法的基本準則。endprint

人事檔案信息化管理狀況研究。經統計，人事檔案信息化管理相關論文共27篇，既有針對高校、干部人事檔案信息化管理研究，也有針對流動人員人事檔案信息化管理研究，但流動人員檔案信息化管理研究數量極少，目前僅有1篇，即《上海：實現流動人員人事檔案信息化管理》一文。主要介紹了上海信息化管理的現狀，建立統一的信息管理服務平臺，制定流動人員人事檔案管理服務標準，建立檔案跟蹤機制等。關于人事檔案信息化管理的研究其主要內容涉及以下兩個方面：一是人事檔案信息化管理的必要性和重要性。《簡析人事檔案信息化管理的必要性及其措施》（王明子，2015）強調：強化人事檔案管理的信息化意識，完善人事檔案信息化管理的設備基礎，提高檔案管理人員的素質，實現所有檔案數據和作為實現人事檔案信息化的主要措施。二是流動人事檔案管理信息化建設的問題及對策。《人事檔案管理信息化過程中的問題及對策》（郄波、王兆欣，2016）中提到，當前檔案管理信息化過程中出現的主要問題有：檔案存儲量大、數據錄入工作間距，資金缺口大、軟硬件配備不足，工作人員技術陳舊、專業人才缺乏，信息安全問題。

由上面的分析我們不難看出，目前，針對流動人員人事檔案信息化管理研究的相關理論文獻非常稀少。絕大部分論文僅將人事檔案信息化作為一種新的管理途徑和方式提出，較為零散，沒有詳細地進行闡述，對于如何進行流動人員人事檔案信息化管理，如何構建總體框架，如何在理論指引下開展實踐活動的相關研究基本沒有。

四、江蘇省人才流動服務機構檔案保管及信息化基本情況

近年來，隨著高校擴招步伐加快，以高校畢業生為主體的流動人員檔案增速較快。經統計，截至2017年5月底，江蘇省內各級人才流動服務機構共保管流動人員人事檔案約1798萬份。從江蘇省各市流動人員檔案保管數量看，前4名分別為南京市人才服務中心40萬份、無錫24萬份、蘇州22萬份、S市178萬份。S市地處蘇北，其流動人員檔案保管位居蘇北5市第一。

目前，江蘇省尚未建立全省聯網的流動人員檔案管理信息系統，無法進行異地查詢。各市結合自身工作需要，除南京、蘇州、徐州已實現市、縣兩級流動人員檔案互聯互通外，其他10個市均未實現該功能。

五、S市流動人員檔案管理及信息化建設中存在的問題和困難

（一）快速增長的檔案管理與人員配備不足之間的矛盾

截至2017年5月底，S市共保管流動人員人事檔案約4457萬份，其中市本級178萬份、縣（市）區2677萬份，市本級每年新增流動人員檔案均超過2萬份。除檔案保管數量巨大外，市本級每年需為近3萬人次提供與檔案相關的咨詢和服務，但實際負責檔案服務業務只有6人，工作量大與人員少之間的矛盾較為突出。

（二）流動人員人事檔案失聯現象逐年增多

近年來，S市高校畢業生檔案失聯現象呈遞增的態勢，現失聯檔案數量超過2萬份，各縣（市、區）流動人員檔案失聯現象也普遍存在。造成檔案失聯原因主要有：一是人事檔案的重要性被部分大學畢業生忽視，棄檔失聯現象逐年增加。二是人才流動速度加快，流動人才不愿費時費力托管或調動其人事檔案。三是流動人員檔案進入人才服務機構后，用人單位不調動或使用檔案，導致檔案一直滯留在人才服務機構，影響了檔案的保管與使用。

（三）檔案管理信息化投入相對不足

2016年，S市經過“開發聯網系統、統一業務規范、實施服務聯動”，全面整合了全市流動人員檔案資源，順利實現了市本級、各縣（市）區流動人員檔案信息互聯互通。通過推廣完善流動人員檔案管理新系統，實現了檔案信息實時查詢和聯網轉遞功能，有效提升了流動人員檔案管理水平和服務效率。為實現此目標，S市人才服務機構在沒有得到財政部門經費支持的情況下，通過壓縮日常辦公經費等方式籌措經費，推進了新的流動人員檔案管理系統的開發和使用。

（四）誠信檔案的建立使用和推廣力度不夠

目前，江蘇省內各級人才服務機構均未開展流動人員誠信檔案的建立、使用和推廣工作。對于流動人員誠信檔案的概念界定、對象范圍、主要內容等尚未開展相關的研究和實踐，相關誠信檔案平臺建設沒有開展，導致流動人員檔案的評價功能和使用的有效性受到了一定影響。

六、對策建議

（一）適當增加流動人員檔案管理人員數量

為有效破解檔案管理任務重與人手少的矛盾，建議根據流動人員檔案保管量和增長量，建議加大政府購買公益性崗位力度，通過購買公益性崗位，一方面促進了包括未就業大學生在內的勞動力就業，另一方面也有效破解了管理流動人員檔案人手短缺的難題。

（二）有效解決流動人員檔案失聯問題

一是深入開展政策宣傳活動，充分運用報紙、電臺等傳統媒體和微博、微信、手機APP等新興媒介，大力開展宣傳動員活動，幫助流動人員及時了解個人檔案的重要意義，有效增強對檔案重要性的認識。二是動員企業及時調取其職工人事檔案，切實提高檔案的利用率。

（三）大力提升檔案管理信息化水平

鑒于目前我省除南通外均已建立市、縣流動人員檔案管理系統，建議由省級層面以此為基礎進行有效整合，建立完善全省統一的流動人員檔案管理平臺，實現數據實時查詢和更新功能，最終實現檔案異地查詢和相關業務網上辦理目標。

（四）加快推進誠信檔案建設步伐

論證流動人員誠信檔案的界定范圍，探討用人單位對員工誠信記錄的具體需求，確定誠信檔案相關內容，制定流動人員誠信檔案工作方案。推進流動人員檔案誠信信息平臺建設，確定2-3家企業作為試點，以企業代理人員檔案信息為基礎，開展包括工作表現、考核獎懲等誠信信息的收集、匯總、甄別、錄入工作，加強檔案的信息化管理，著力豐富檔案內容，提升檔案的使用價值，初步建立流動人員誠信檔案信息數據庫。

七、結論

隨著我國對人才流動管理不斷放開，流動人員日益增

多，導致S市流動人員檔案增速迅猛，人事檔案的管理難度變大，相關問題層出不窮，尤其檔案管理信息化建設滯后問題突出，但流動人員人事檔案信息化建設是一項長期的、艱巨的戰略任務，需大量的人力、物力、財力、技術支撐。同時，此項工作也是一項復雜的、龐大的系統工程，涉及管理體制問題、標準化問題、法律問題、安全問題和利用問題等，需要我們通過加大投入、健全法規、完善機制等方式推進流動人員人事檔案管理邁上科學化、信息化、法制化的快車道。

參考文獻：

[1]李琳勇.福州市流動人員檔案管理公共服務研究[D].福建農林大學，2015.

[2]孫琪，劉銳.南京：構建新時期流動人員檔案社會化管理平臺[J].中國人才，2016（17）.

[3]張建文.從個人資料保護看人事檔案法制的重構[J].檔案學研究，2009（3）.

[4]王明子.簡析人事檔案信息化管理的必要性及其措施[J].科學與財富，2015（31）.

[5]郄波，王兆欣.人事檔案管理信息化過程中的問題及對策[J].辦公室業務，2016（12）.

責任編輯：孫瑤endprint