企業檔案管理新方法新思路

封朝明

摘 要：檔案的管理工作對維護社會和諧、促進社會穩定發展具有十分重要的作用。良好的檔案管理工作是保證企業健康發展的重要前提。文章通過分析新形勢下檔案管理工作存在的問題，并提出針對性的措施，以期從根本上提升檔案管理的水平。

關鍵詞：企業；檔案管理；管理辦法；新方法新思路

1 當前檔案管理存在的問題及其原因

1.1 對檔案管理工作重視程度不夠

目前，我國雖在《檔案法》和《企業檔案管理辦法》中對企業的檔案管理工作提出了一定的要求，并給出了相應的工作指示，但大多數企業并未認識到檔案是企業發展的歷史文化財富，加之企業本身對檔案管理不夠重視，致使檔案管理的各項措施無法順利執行，這不僅使得檔案管理工作浮于表面，更讓檔案管理工作陷于一片混亂，從而在一定程度上影響了檔案管理的效率。

1.2 檔案管理的基礎業務相對薄弱

目前，我國大部分企業的檔案管理基礎業務工作較為薄弱，一部分企業雖制定了檔案管理制度，卻沒有構建相應的監督體系去督促落實。從而導致檔案的整理既不規范也不符合組卷的要求，甚至還有個別企業未經法律允許便擅自銷毀本應歸檔保存的文件材料。

1.3 檔案管理人員的素質不高

當前大多數企業的檔案管理人員在接手檔案管理工作前，都尚未經過專業培訓。企業的檔案管理是一項極為嚴謹的工作，對工作人員的各方面素養均有著較高要求。然而，當前大部分檔案管理工作人員并不具備過硬的專業素養，從而無法勝任當前的檔案管理工作。同時，還有一部分檔案管理工作人員對檔案管理工作的理解不全面，從而嚴重影響了檔案管理工作的質量和效率。

1.4 檔案資源的開發利用工作不夠完善

大部分企業在檔案管理過程中，錯誤地認為只要做好了檔案的收集、整理、保管等工作，便算完成了檔案管理任務，從而忽略了檔案資源的開發與利用。檔案作為企業發展的文化財富，檔案管理部門應加大開發力度，將這些資源充分利用起來，讓檔案資源能夠更好地為企業發展服務。

2 做好企業檔案管理新方法新思路探究

2.1 充分認識檔案管理工作的重要性，強化對檔案管理工作的重視程度

為保證企業檔案管理工作的規范性，首先，企業領導自身要充分認識到檔案管理工作的重要性，只有領導充分認識到檔案管理工作的重要性，才能夠推動檔案管理工作順利開展，從而為檔案管理工作創造更多的有利條件；其次，還應加大對檔案管理工作的投資力度，強化企業檔案管理計算機技術的應用，構建良好的檔案管理工作模式，有效提升檔案管理工作的實效性，從而全面提升企業的檔案管理工作水平。

2.2 創新檔案管理業務，充分發揮檔案資源應用率

檔案的管理工作不僅包括檔案的建立、保存與維護，而且還涉及到科技以及技改項目。尤其是科技檔案，其所涉及的文件資料除了企業生產的內容，還有企業的項目設計的內容，與推動企業發展息息相關。針對新時期企業檔案管理工作的創新，主要是歸納并整理檔案中企業各個細節的業務，做好數據資料的統計與分析工作。一旦發現問題便需要及時做好變更記錄，以保證企業檔案管理工作的連續性和有效性。此外，針對檔案管理的數字化管理工作內容，各企業應積極建立信息資源數據庫，以創新管理業務，從而最大限度地發揮檔案資源的應用價值。

2.3 提升檔案管理人員綜合素質，構建高素質管理隊伍

為了從根本上提升檔案管理工作水平，則需要從提升檔案管理人員的綜合素質入手，明確檔案管理人員的崗位職責，增強檔案管理人員的管理能力，從而打造一支高水平的檔案管理隊伍。若在企業檔案管理過程中出現人員變動等情況，應在保證檔案管理人員整體管理水平不降低的前提下進行，從而不斷完善企業檔案管理人員的知識結構，以便更好地滿足新時期企業檔案管理工作的需要。

2.4 加強檔案管理基礎建設，改善保管條件和管理手段

在新形勢下做好檔案管理工作，則需要加強檔案管理基礎設施建設，改善檔案保存環境與創新管理手段。首先是硬件設施建設方面，要建立專門的檔案存放室，以改善檔案的保管條件。其次是創設良好的檔案保存環境。不僅要滿足存放面積的需求，還要保持良好的通風條件。其中，紙質檔案必須存放于檔案袋中，以防止紙質材料被腐蝕，提前購置切刀、打孔機、剪刀等物品，嚴格按照組卷整理的相關要求，保持組卷、排架合理。同時，為了能夠更好地滿足現代化辦公與檔案管理現代化的需求，企業還應配備相應設備，以微機檢索的方式升級原有管理軟件，從而有效提升檔案管理的科技含量。最后，還需做好檔案存放室的安全防范工作，如保持檔案室內的清潔、整齊。定期更換滅火器、防霉藥劑，全面做好檔案的防火、防潮工作，以確保檔案的安全性與完整性。只有齊全的設施與設備，才能滿足檔案安全保管的要求，從根本上提升企業檔案管理的水平。

2.5 創新檔案管理思維，充分發揮檔案的使用價值

企業檔案管理的主要目的就是為了更好地為企業發展服務。因此，企業檔案管理人員在開展檔案的收集、保存、管理等工作時，應嚴格遵守企業的保密政策，任何工作都應以保密為前提，全面做好企業檔案的保密工作。此外，企業還要不斷完善檔案資料的利用工作制度，以拓寬檔案資源的應用范圍，充分發揮檔案資料的重要作用，以便更好地為企業的發展服務。

2.6 檔案信息開發利用

工作中筆者發現到庫房查找文件還是存在查找難的現象。因此筆者將庫房中所有文件準確記錄擺放位置，將其整理記錄在EXCEL表格，形成一個平面的電子立體庫，并以“超鏈接”的模式，鏈接每卷每件，使庫房中的每份文件活靈活現地展現在電腦上，展現在自己的工作視野中。當借閱者需要某一份文件，只需在檔案系統或卷內目錄索引中查找出相關檔案號，在離線備份中打開電子文件立體庫就能很快找到文件并將其打開。

參考文獻

[1] 高玉芬.淺議如何加強企業檔案管理工作[J].黑龍江檔案， 2011（01）：105.

[2] 梅龍.探索企業檔案管理工作的新思路[J].中小企業管理與科技，2015（33）：54.