大數據時代背景下的數字檔案管理探析

李劍峰

摘 要：隨著信息技術的發展，新的信息存儲和服務技術手段如：物聯網、云計算和云存儲等開始廣泛應用于檔案管理工作，標志著大數據的檔案時代的來臨。大數據的思想和技術手段有效促進了檔案利用，也對檔案管理工作提出了新的挑戰。分析了在大數據時代背景下數字檔案管理的意義及存在問題，并提出了提高檔案管理水平的具體路徑和方法。

關鍵詞：大數據；檔案管理；云計算

隨著信息技術的發展，新的信息存儲和服務技術手段如：物聯網、云計算和云存儲等開始廣泛應用于檔案管理工作，標志著大數據的檔案時代的來臨。大數據的思想和技術手段有效促進了檔案利用，也對檔案管理工作提出了新的挑戰。

大數據的檔案管理時代來臨，大數據一般指的是所涉及的數據資料量規模巨大，在合理時間內進行擷取、管理、處理、整理成為有效信息的數據。近幾年，云計算迅速發展成為IT領域主要技術和未來重要發展趨勢。同時，在社會上也得到人們廣泛認可和使用。目前，IT領域與檔案管理之間的聯系日益密切，云計算技術普及與發展對檔案管理起著積極推動作用。借助云計算的數據處理與應用模式，獲得現狀和預測的各種信息，滿足現代社會對信息的日益多樣化、高效化、個性化、專業化的需求。大數據對檔案管理工作同樣產生了深刻的影響，從檔案信息使用者的角度來講，從大量檔案中挖掘出來的大數據中可以進行更準確的分析并作出更精確的決策；對檔案管理者而言，大數據意味著檔案管理工作的重點發生改變，從以往單純注重檔案工作的記錄和保管轉向對檔案工作的記錄、管理、保護、數字化輸入和有效利用等多方面并重，在全面充分檔案數據的同時注重保護私人檔案信息。

一、大數據時代背景下檔案管理的主要意義

（1）檔案管理一般是確保市場有效運作與發展的重要工具。作為一類新型的智力勞動維護模式，檔案管理受到更多智力勞動人員的重視。在大數據階段，檔案的管理在一定層面上維護了我們智力勞動的成果，其落腳點與出發點就是要維護勞動人員的主要利益。所以，它為社會性關系的和睦提出了基礎保障與支撐，是一個有力的保護傘。

（2）檔案管理業務信息化的主要手段。伴隨著如今社會、經濟的進步，要在大數據條件下做好檔案的管理業務，就應當全面發揮有關機構，檔案管理部門的積極功能，轉變以前條塊的管理型模式，全面考慮新型管理的模式，通過大數據優勢與綜合的信息化條件，激發檔案管理者的主動性，增加檔案管理的業務效率，使得檔案管理業務得到迅速的發展。

（3）檔案管理業務適應時代要求的基本途徑。如今，科技的發展突飛猛進，隨著IT技術的進步，檔案管理當中有關硬、軟件也在逐日提升，并且逐步實現了以IT應用為核心的基本模式。然而，從近幾年的應用狀況來說，檔案管理的相關機構，因為在財力、物力與人力等領域的投入缺乏，技術的水平還出現一定的缺陷，管理人員關注程度較低，造成檔案管理環節中信息化的深入度缺乏，檔案的現代化管理程度較淺。因而，面臨新的局勢，大數據階段的到來，檔案的管理應當逐步提高緊迫性，增加管理的信息化水平，以符合時代的發展趨勢。

二、大數據時代背景下，檔案管理工作面臨的挑戰及存在的問題

大數據時代背景下檔案管理工作面臨的挑戰：在大數據時代，信息用戶對檔案的需求越來越多，這些需求給現今檔案管理工作提出新的要求，能否應付這些挑戰將成為檔案管理工作能否成功邁入大數據時代的關鍵，這些挑戰包括：數據處理的挑戰，目前相當多的檔案館依然采用傳統的手工管理和紙質記錄，這種管理方式已經無法滿足迅速增長的檔案海量存儲和記錄的需求。大規模檔案數字化網絡化勢在必行。同時，海量的數據存儲也帶來了檔案館在數據處理上的問題。在大數據時代，信息用戶對數據的要求是隨機的，全面的和時效的，即在要求檔案管理者能夠從自己所儲存的海量數據中，按照用戶的需求提供交互式的，實時的、有價值的信息。這要求檔案管理者必須建立有效的數據檢索和分析系統，實現自動統計，徹底擺脫傳統手工處理檔案的方式。檔案服務方式的挑戰，大數據時代，隨著檔案數據處理和用戶服務要求的提高，檔案服務將從當今的“供給導向”向未來的“需求導向”發展，檔案管理者在管理檔案的時候，應將滿足不同部門的信息需求放到重要的地位，將自身所存儲的檔案資源轉化為知識資源，成為檔案管理者的重要任務。這就要求檔案管理者必須優化檔案工作流程，強化檔案數據的分析和挖掘，創新檔案服務的模式，實現檔案的智能服務和知識服務。

大數據時代背景下檔案管理工作存在的問題：

（1）相關部門關注度較低，管理水平較不足。目前，我國事業單位和各企業對檔案信息化建設工作缺乏重視，大多數人認為，檔案管理只是后勤部門，是企事業單位的輔助部門，所以，人員擴充和資金投入都是極少的，認為檔案部門只需要保存好資料，掌握基本工作內容就可以了，相關部門的忽視，一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設的進程。而且檔案管理人員的平均年齡較大，對于新技術的掌握度低，知識面更新不及時，很多的檔案管理人員還在使用以前的工作形式，使檔案管理的數字化發展緩慢。

（2）勞動者的安全權受到破壞。近幾年，因為檔案管理領域不夠健全，加之互聯網的交易虛擬性，使檔案管理出現了一些不安全的問題。安全權保障在以前檔案的管理中主要是由檔案的管理人員和檔案的提交人員兩方共同完成的，在一般的管理當中，僅有當檔案的管理人員明確檔案的提交人員能夠查閱的時候才可以進行；當該環節存在問題的時候，檔案的管理人員完全能夠對操作進行取消，進而確保檔案擁有人員的有效權益。在如今檔案的管理中，因為網絡的虛擬性，檔案安全的管理條件就有可能會受到不法份子與部分黑客的損壞。

（3）缺少一定的行業自律。一般來講，檔案的管理缺少相關的擔保體制。在商品的買賣中，均會引進第三方來實行監管，有效的對不法商家的基本行為進行控制。然而，在檔案的管理當中，當檔案的管理存在問題的時候，因為國內智力勞動者維權的意識不高，加之其也付出了不高的成本，通常自己會承擔這類損失。

三、大數據下提高檔案管理水平的路徑和對策

（1）檔案管理創新。包括：檔案管理創新內容：在檔案管理中，服務是它的基本宗旨。檔案管理創新是依賴于網絡技術、服務空間以及深入服務發展來進行，以此滿足用戶對于資源的需求，為他們提供個性化特色服務。創新的必要性：在現代化社會進程之中，有創新才會有進步，創新是時代發展基本要求。隨著現代化信息社會迅速發展，網絡上資源也越來越豐富，這就更加要求檔案管理者將其中的文獻資料進行優化創新，向多元化信息服務靠近，從封閉向開放進行轉型，加強檔案管理服務質量，與用戶多進行溝通，為用戶提供更多有效的多元化服務。樹立創新意識：在先進網絡環境下，檔案管理應該不斷優化創新，積極應對社會需求。同時，檔案管理者也應該主動完善自身專業知識與工作素質，開設具有特色的個性化服務，增強服務理念，滿足客戶一切合理需求。

（2）加強重視，注重相關人員的素質培養。檔案管理信息化建設應該從轉變觀念開始，在根本處認識到檔案管理的重要性，增強對數字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設和系統運行所需經費，加強軟件基礎設備建設及檔案信息網絡化的研究和開發工作。促進人事檔案管理信息化的轉變，基礎條件就是對計算機的掌握。當前，我們必須對檔案工作者進行計算機網絡技術的培訓。對軟件的使用，還有對系統的維護管理，都要依靠熟練的計算機技術來完成。由此，建議各企事業單位集中相關工作人員進行能力培養課程，掌握先進的電子技術，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業可以定期的對相關人員進行考核，以督促檔案工作者不斷學習進步，實現崗位價值。

（3）提高網絡技術的運用度。在大數據環境下，我們不僅要關注數據的存儲與共享，還要關注安全問題，在數據系統、電氣、設備、網絡等方面都存著不同程度的安全問題，尤其是網絡環節，需要專業的技術進行檔案的保密管理、數據備份、設立防火墻等，避免檔案資料受到損害。綜上所述，技術的提高是迫在眉睫的，技術的提高能夠促進大數據綜合管理模式的高度形成。

（4）互聯網建立平臺，增加檔案信息的管理安全。檔案的管理在大數據條件下必須全面運用現存的互聯網信息的平臺，建立一個有關檔案的管理人員與檔案的提交人員的操作性平臺。第一，要對檔案部門的信息化管理條件進行改進，使之具備大數據的相關平臺。第二，積極通過大數據的平臺，把檔案的相關管理工作融為一體，逐步改進業務的流程。第三，大數據的條件下，要積極增加檔案信息管理平臺的網絡安全性，通過合理的制度，使得檔案信息的管理處于安全狀態。

（5）大數據條件下嚴格檔案的管理體制以及準入機制。因為檔案的管理主要是對特殊的智力勞動者群體來說的，因而其準入準則不但不應當降低，相反應該增加。

在這樣急速變革的社會，大數據時代的到來使我國許多行業都發生了轉變，面對大數據所帶來的方興未艾的信息技術革命，檔案工作在大數據的時代背景下，機遇和挑戰共存，我們需要剖析檔案管理中存在的問題，并正視問題，解決問題。我們要抓住時代變革帶來的機遇，迎接挑戰，創新求變，為檔案管理工作開創新局面，與社會一同步入嶄新的時代。

[參考文獻 ]

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（作者單位：中共揚州市委黨校，江蘇 揚州 225000）