事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合研究

趙磊

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）06-000-02

摘 要 事業單位是政府工作開展與人民群眾基本工作相互溝通的主要渠道，新時期，事業單位辦公系統逐步升級，實現人工管理與智能管理相互融合，并建立多元化系統資源整合體系，結合現代事業單位辦公系統與智能檔案管理的實際嗎，對現代事業單位的系統升級發展進行研究。

關鍵詞 事業單位 辦公系統與智能檔案管理 整合研究

隨著我國經濟發展水平逐步提升，社會經濟發展結構逐步優化，社會服務體系逐步完善，政府職能的發揮不僅體現在現代系統資源管理結構逐步優化，工作隊伍逐步完善，同時，事業單位的辦公系統也實現升級管理，事業單位辦公體系與檔案管理相結合，提升了現代事業單位辦公的工作效率，是全面改善經濟管理系統逐步優化發展的有效途徑。

一、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合應用優勢

事業單位工作的開展，涉及到社會發展的方方面面，與社會發展之間存在直接關聯，實現事業單位辦公系統與檔案管理應用的研究，可以提升事業單位的辦事效率，發揮現代事業單位在社會發展中發揮的實際作用，提高事業單位的辦公效率，其二，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合，是事業單位工作人員日常工作信息查詢與社會服務信息合理對接的有效渠道，智能化辦公管理系統資源整合，通過智能化系統，可以保障事業單位工作人員的工作開展智能檔案的跟蹤記錄，從而達到現代企業發展資源的綜合完善，為社會發展提供事業單位工作廉潔高效開展；其三，事業單位工作系統與檔案管理系統的整合應用，有助于為我國公共服務系統的完善提供更有效的資源管理數據，例如：醫療系統的發展，資源結構完善等等，智能化檔案管理可以實現社會公共資源系統之間的信息電子管理，能發揮檔案管理在現代人才應用和醫療衛生事業發展中的作用，是社會主義整體建設與發展的有效保障。

二、現代事業單位辦公系統與檔案管理應用中存在的問題

（一）系統綜合應用率較低（重點是檔案管理的問題）

事業單位在社會發展中發揮著引導作用，是現代社會人員管理與資源綜合分配的重要構成，隨著我國現代經濟發展水平逐步提升，事業單位的檔案管理系統也逐步升級，新型檔案管理系統的應用，為事業單位工作開展帶來了較大的檔案信息應用于檔案調動的靈活性，但從實際應用情況來看，我國事業單位的自動化檔案管理系統的綜合化應用率較低，檔案管理問題成為事業單位辦公系統中較為突出的問題，例如：傳統檔案管理主要采用紙質記錄，人工管理為主，但傳統紙質檔案管理的總量大，信息完善程度低；例如：區域人力資源檔案管理中大量的人員檔案，無法實現人才檔案全面性智能化管理，但辦公系統內部資料完善程度較低，雙向應用的事業單位辦公形式，反而大大降低了事業單位的實際工作效率，對事業單位的實際辦公造成了阻礙。

（二）事業單位的系統信息管理水平低

我國現代事業單位實施智能系統應用中，也存在事業單位系統信息整合的管理水平較低，部分事業單位員工工作意識下較低，利用職務之便，實施事業單位工作開展的信息篡改，或者泄露事業單位工作內容，對我國事業單位工作的開展造成了巨大的影響，或者，部分事業單位的辦公系統信息應用中，區域人力資源檔案管理中大量的人員檔案丟失，檔案管理的完整性差，由于智能化系統完善性較低，使現代事業單位檔案信息存在泄漏的隱患，對我國事業單位工作的進一步開展帶來了較大的發展安全風險。

（三）資源應用區域性限制

事業單位是國家經濟發展的主要管理平臺，實施事業單位辦公系統與檔案智能化管理之間的聯系密切性較高，但從現代事業單位的實際工作情況來看，事業單位辦公系統與檔案管理應用經常受到事業單位管理范圍的限制，各個領域發展中經濟、人員資源檔案管理中大量的檔案管理存在檔案系統的對接不完善，事業單位辦公檔案管理都存在著管理差異，無法滿足跨地的檔案應用需求，使智能化系統信息的綜合應用率大大降低，無法發揮事業單位辦公系統與之智能化信息檔案管理整合的優勢。

三、發揮事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合渠道

（一）做好事業單位辦公系統信息的對接

針對現代事業單位工作結構全面性改革，提出現代事業單位辦公系統與智能檔案管理系統全面升級，做好資源整合與數據系統的確立。一方面，現代事業單位辦公系統資源應用，實現系統資源整合結構逐步優化，完善新型辦公系統與檔案系統的對接，保障現代事業單位辦公系統之間的信息相互協調。例如：檔案管理系統實施區域性規劃，保障事業單位中黨辦、行政等部門信息系統之間信息的相互溝通，提高事業單位新型辦公數據資源管理；另一方面，現代系統資源管理結構逐步優化，發揮智能辦公系統在社會發展中的作用，做好傳統、檔案管理數據資源與新系統之間的信息對接，從而推進現代資源管理結構發揮主要作用。例如：我國某地事業單位為了提供辦公效率，采用激光掃描系統，對近五年的地域檔案信息進行電子檔案整合，實現了現代事業單位智能辦公系統與傳統信息的完善對接。

（二）事業單位工作管理智能化發展

實施現代事業單位工作系統與智能系統資源的綜合整合，不僅要實現現代事業單位系統應用內部管理資料的合理對接，同時也要完善事業單位工作管理機制。例如：開展事業單位檔案管理智能化系統在事業單位全面性推廣，形成現代事業單位多種檔案資源能夠通過網路平臺，進行事業單位檔案信息的查詢，組織工作人員進行專業培訓，包括新智能系統日常應用，建立起事業單位檔案管理智能化系統的檔案交流管理空間，從而全面提升現代事業單位的信息管理機構，發揮事業單位智能化檔案管理系統的應用，全面建立事業單位內部信息管理結構檔案智能化應用系統，例如：某事業單位工作系統中推廣智能化檔案管理系統，形成區域內檔案管理層次性管理結構，逐步實現現代事業單位內部智能化檔案管理系統的全面性升級拓展。

另一方面，依據現代事業單位智能化檔案管理系統的優勢，采取現代事業單位工作系統管理制度逐步優化，實施線上線下事業單位管理制度同步實施，例如：某單位為了充分發揮事業單位新時期智能管理作用，開展事業單位檔案管理智能化系統在事業單位全面性推廣，同時在事業單位網站上，進行區域事業單位檔案管理實際情況公開，充分發揮社會大眾監督管理作用，實現現代事業單位辦檔案管理效率提升。

（三）實現智能化系統的信息融合

事業單位的信息資源整合能力的發揮，需要借助現代網絡新平臺，發揮智能系統在信息資源整合中的作用，突破事業單位各個部門之間的差異，建立其事業單位之間共用數據庫，為我國現代事業單位辦公系統的拓展優化提供更大的發展空間。例如：我國某地事業單位為了實現自動化辦公系統的檔案信息整合，對區域資源檔案管理實施檔案智能化系統控制，建立起事業單位區域檔案完善管理體系。人才管理，醫療衛生、社會資源等更加具體，多元的檔案管理新系統，與現代事業單位智能化辦公系統相對接，進一步實現事業單位檔案信息、辦公信息的資源整合，形成區域共用辦公數據庫，為當地事業單位辦公工作的開展提供了全面的檔案信息管理資源，提高事業單位的辦公效率。

四、結語

事業單位是我黨群眾路線開展的主要渠道，也是進一步發揮為人民服務工作宗旨的有效形式，結合現代事業單位辦公系統與檔案管理應用的實際，提出進一步優化現代事業單位工作效率的途徑，推進我國現代社會發展結構的綜合創新。

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