用友ERP—U8采購管理系統(tǒng)初始設(shè)置

李江霞+李竹梅+王達(dá)

[摘 要] 采購管理系統(tǒng)是供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中的重要子系統(tǒng)，其初始化設(shè)置工作的正確性，不僅對采購管理系統(tǒng)本身，而且對其他與之相關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)也有影響。文章分四個(gè)步驟對采購管理系統(tǒng)的初始化工作進(jìn)行了闡述，企業(yè)在進(jìn)行初始化時(shí)可以對照使用，從而避免出現(xiàn)問題。

[關(guān)鍵詞] 初始設(shè)置；采購管理；用友U8

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 016

[中圖分類號(hào)] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）11- 0033- 04

0 引 言

采購是企業(yè)供應(yīng)鏈活動(dòng)中一個(gè)重要的組成部分，通過采購，企業(yè)從上游合作伙伴獲得生產(chǎn)所需的物資，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。用友U8采購管理系統(tǒng)從供應(yīng)鏈管理的角度，為企業(yè)的采購活動(dòng)提供了一個(gè)良好的管理平臺(tái)，幫助企業(yè)建立一個(gè)圍繞采購活動(dòng)的全面管理系統(tǒng)。用友U8采購系統(tǒng)與生產(chǎn)制造系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、應(yīng)付款管理系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)、委外加工系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)都存在接口關(guān)系，其在供應(yīng)鏈中的作用非常重要。但筆者在項(xiàng)目調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，很多工業(yè)企業(yè)圍繞采購活動(dòng)的全面管理系統(tǒng)并未建立，或者建立后不能有效使用。有的企業(yè)應(yīng)用采購管理系統(tǒng)總是出現(xiàn)這樣那樣的問題，究其緣由，竟然是采購管理系統(tǒng)在初始化時(shí)的某個(gè)參數(shù)設(shè)置錯(cuò)誤，并導(dǎo)致后續(xù)一系列錯(cuò)誤的發(fā)生。因此，企業(yè)應(yīng)提高對采購管理系統(tǒng)初始化工作的重視程度，避免以后在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時(shí)出現(xiàn)不必要的麻煩。本文分四個(gè)步驟對采購管理系統(tǒng)的初始化工作進(jìn)行了闡述，企業(yè)在進(jìn)行初始化時(shí)可以對照使用，從而避免出現(xiàn)問題。

1 系統(tǒng)啟用

以賬套主管的身份注冊進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，在頁面左側(cè)的工作列表中打開“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡，執(zhí)行“基本信息—系統(tǒng)啟用”命令，啟用采購管理系統(tǒng)。需要注意的是，執(zhí)行系統(tǒng)啟用操作一定是在進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)后，且不能進(jìn)行任何操作的前提下才可以。

2 錄入期初數(shù)據(jù)

采購管理系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)通常包括兩種情況：

一種是期初暫估入庫，是指采購的貨物已入庫，但是還沒有收到供應(yīng)商開具的發(fā)票的業(yè)務(wù)，就是常說的貨到票未到；

另外一種是期初在途存貨，是指采購貨物的發(fā)票已經(jīng)送到，但是貨物由于其他原因還沒有送到的情況，就是常說的票到貨未到。

錄入期初數(shù)據(jù)是為了將來貨、票齊全時(shí)及時(shí)進(jìn)行結(jié)算。

2.1 貨到票未到——期初采購入庫單的錄入

在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)左側(cè)的工作列表中打開“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡中的采購管理模塊，執(zhí)行“采購入庫—采購入庫單”命令，進(jìn)入“期初采購入庫單”窗口，如圖1所示。

單擊“增加”按鈕，錄入相應(yīng)信息后“保存”。如果需要修改期初采購入庫單的信息，可先打開“入庫單列表”，再雙擊打開需要修改的入庫單，單擊“修改”按鈕進(jìn)行修改后“保存”。如果需要?jiǎng)h除入庫單，則在“入庫單列表”中雙擊打開需要?jiǎng)h除的入庫單，單擊“刪除”按鈕即可；或者不打開“入庫單列表”，直接在圖中單擊左右箭頭即可找到已輸入的采購入庫單，執(zhí)行修改或者刪除的操作。

需要注意的是，在采購管理系統(tǒng)期初記賬前，通過點(diǎn)擊采購管理系統(tǒng)的“采購入庫—采購入庫單”只能錄入期初入庫單；而在期初記賬后，采購入庫單則不能在采購管理系統(tǒng)中錄入，而需要在庫存管理系統(tǒng)中錄入。此外，在采購管理系統(tǒng)期初記賬前，期初入庫單可以修改和刪除，但在期初記賬后，期初入庫單將不允許修改和刪除。

2.2.2 票到貨未到—期初發(fā)票的錄入

期初存貨在途，但企業(yè)已收到供應(yīng)商開來的采購發(fā)票，此時(shí)需要錄入期初發(fā)票的信息。發(fā)票有編號(hào)，可以由系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)，也可以由用戶自行編號(hào)。

很多企業(yè)需要自行編號(hào)，這就要求在錄入前將相應(yīng)的發(fā)票設(shè)置成允許手工修改發(fā)票編號(hào)。具體操作如下：

在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)左側(cè)的工作列表中打開“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡，執(zhí)行“單據(jù)設(shè)置—單據(jù)編號(hào)設(shè)置”命令，在打開的“單據(jù)編號(hào)設(shè)置”對話框中單擊選中需要修改的單據(jù)類型（如采購專用發(fā)票），同時(shí)將“手工改動(dòng)，重號(hào)時(shí)自動(dòng)重取”復(fù)選框打鉤，保存后退出，完成設(shè)置，如圖2所示。

單擊“增加”按鈕，按要求錄入發(fā)票的具體信息后“保存”。如果需要修改期初發(fā)票的信息，可先點(diǎn)擊“采購發(fā)票—采購發(fā)票列表”，在打開的“采購發(fā)票列表”中找到需要修改的發(fā)票行，雙擊后打開，單擊上方的“修改”按鈕進(jìn)行發(fā)票信息的修改后“保存”。如果需要?jiǎng)h除發(fā)票，則執(zhí)行同樣的操作步驟，單擊“刪除”按鈕即可；或者不打開“采購發(fā)票列表”，直接在圖中單擊左右箭頭即可找到已輸入的采購發(fā)票，執(zhí)行修改或者刪除的操作。

2.3 特殊業(yè)務(wù)兩種期初數(shù)據(jù)錄入

期初數(shù)據(jù)除了“期初暫估入庫”、“期初在途存貨”以上兩種常用情況需要錄入單據(jù)外，有的企業(yè)因特殊業(yè)務(wù)的需要還會(huì)錄入以下兩種期初數(shù)據(jù)：

（1）期初受托代銷商品的入庫記錄。在啟用采購管理系統(tǒng)后，要將之前沒有與供貨單位結(jié)算完的受托代銷入庫記錄輸入系統(tǒng)，以便在受托代銷商品銷售后，能夠進(jìn)行受托代銷結(jié)算。

（2）期初代管掛賬確認(rèn)單。在啟用采購管理系統(tǒng)后，要將之前已與代管的供應(yīng)商進(jìn)行了耗用掛賬，但還沒有取得供應(yīng)商的采購發(fā)票，因而不能進(jìn)行采購結(jié)算的代管掛賬確認(rèn)單輸入系統(tǒng)，在取得發(fā)票后再與之進(jìn)行結(jié)算。

3 采購管理系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置

采購管理系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置，是指在使用采購管理系統(tǒng)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理之前，要確定采購業(yè)務(wù)的范圍、類型以及對各種采購業(yè)務(wù)的核算要求，這是采購管理系統(tǒng)初始化的一項(xiàng)重要工作。

在采購管理模塊中執(zhí)行“采購管理—設(shè)置—采購選項(xiàng)”命令，在彈出的“采購選項(xiàng)設(shè)置”對話框中進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。“采購選項(xiàng)設(shè)置”共分“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制”、“公共及參照控制”、“采購預(yù)警和報(bào)警”三個(gè)頁簽，應(yīng)分別進(jìn)行設(shè)置。

需要注意的是，在進(jìn)行采購選項(xiàng)設(shè)置之前，企業(yè)一定要詳細(xì)了解選項(xiàng)開關(guān)對業(yè)務(wù)處理流程的影響，應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)的需要進(jìn)行設(shè)置。

因?yàn)橛行┻x項(xiàng)在期初記賬或開始日常業(yè)務(wù)后將不能隨意更改，所以企業(yè)最好在業(yè)務(wù)開始前進(jìn)行全盤考慮，尤其是一些對其他系統(tǒng)有影響的選項(xiàng)，設(shè)置時(shí)更要考慮清楚。

4 采購期初記賬

期初記賬是指將采購期初數(shù)據(jù)記入有關(guān)采購賬，它標(biāo)志著采購管理系統(tǒng)的初始化工作全部結(jié)束，相關(guān)的參數(shù)和期初數(shù)據(jù)將不能增加、修改和刪除，除非取消期初記賬。

期初記賬的操作很簡單，在采購管理系統(tǒng)中執(zhí)行“設(shè)置—采購期初記賬”命令，在打開的“期初記賬”對話框中單擊“記賬”按鈕，如圖4所示，在彈出“期初記賬完畢”信息提示框后單擊“確定”，從而完成采購管理系統(tǒng)的期初記賬。

需要注意的是，如果企業(yè)沒有期初數(shù)據(jù)可以輸入，也必須執(zhí)行期初記賬操作；如果企業(yè)期初數(shù)據(jù)是運(yùn)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年”功能得到的，則為期初未記賬狀態(tài)，同樣需要執(zhí)行期初記賬。

以下情況采購期初恢復(fù)記賬按鈕是灰色的，即不能取消采購期初記賬：①采購系統(tǒng)月末已經(jīng)結(jié)賬；②采購系統(tǒng)未結(jié)賬但進(jìn)行了采購結(jié)算；③存貨核算系統(tǒng)已經(jīng)期初記賬。相應(yīng)的解決方法如下：①恢復(fù)采購系統(tǒng)月末結(jié)賬前狀態(tài)、取消采購結(jié)算；②取消采購結(jié)算；③先取消存貨核算系統(tǒng)的期初記賬，再取消采購系統(tǒng)的期初記賬。

5 結(jié) 語

至此，經(jīng)過以上四個(gè)步驟，采購管理系統(tǒng)的初始設(shè)置工作結(jié)束。企業(yè)在開始日常的采購業(yè)務(wù)之前最好將賬套做個(gè)備份，以免意外情況發(fā)生造成數(shù)據(jù)的丟失。

主要參考文獻(xiàn)

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