信息時代檔案管理創(chuàng)新路徑

宋艷

[摘 要] 隨著我國市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，科技的不斷進步，信息技術(shù)已滲透到社會發(fā)展的不同領(lǐng)域里，也對人們的生活造成了巨大改變，以往的檔案管理的方式方法，以及思想觀念已不再適應(yīng)新時代的檔案管理工作的需要。檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能順應(yīng)時代的要求，充分發(fā)揮出其本身應(yīng)有的作用。本文探討信息時代下檔案管理的創(chuàng)新路徑。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；創(chuàng)新；信息時代

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 062

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0126- 03

0 前 言

檔案是單位工作的第一手參考材料，真實記錄了工作及歷史的情況，為單位的各項工作的開展提供備查的依據(jù)，是管理工作的重要內(nèi)容。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)得以普及應(yīng)用，極大地改變了知識信息的傳播與交流方式，社會已然進入了信息化時代，信息化時代中，人們的生活發(fā)生了巨大改變，人們獲取信息與知識的途徑也得以不斷拓展，檔案管理工作也不能免俗，在很大程度上受到信息時代的沖擊，面臨著較大的挑戰(zhàn)，只有與時俱進，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，才能順應(yīng)時代的要求，充分發(fā)揮出其本身應(yīng)有的作用。隨著信息化時代的快速發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)成為檔案管理事業(yè)發(fā)展的一個必然方向，因此對案管理信息化建設(shè)的價值意義進行首要的分析是關(guān)鍵，只有在一定程度上提高人們對檔案的價值認識，提高人們的關(guān)注度，才可以讓人們不斷去認識檔案管理存在的問題，以糾正其存在的不足。本文將對存在的問題進一步分析，并深入研究當前我國實行檔案管理的信息化建設(shè)的創(chuàng)新途徑，以從根本上提高對信息時代下的檔案管理。

1 信息化時代下檔案管理的價值

檔案管理的信息化建設(shè)主要指利用計算機網(wǎng)絡(luò)，讓檔案的生成速度得到非常顯著地提高，在不同類檔案中實現(xiàn)對系統(tǒng)的檔案、資料實現(xiàn)分類管理，讓使用者可以實現(xiàn)對檔案查詢或者更好的對檔案使用，以此全面發(fā)揮好檔案作用的目的。在企事業(yè)單位中，實現(xiàn)檔案管理環(huán)節(jié)信息化，也是實現(xiàn)檔案高效管理的必然發(fā)趨勢，讓其檔案的管理工作內(nèi)容信息量變得更大、事實性增強，以及提高了更新的速度等優(yōu)勢特點。但是在企事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展過程下，最關(guān)鍵性工作就是要保證檔案內(nèi)容的完整性和安全性，以便于相關(guān)部門可以快速便捷地使用與查詢檔案。這樣的管理方式比以往的檔案管理有了一個質(zhì)的飛躍。可以說以后的檔案管理將會是更加標準化、規(guī)范化與科學化。

信息化時代下檔案管理的價值體現(xiàn)，一方面通過對文獻信息的二次加工，可以有效的縮短檔案的加工時間，以此提高信息的有效性。尤其是對原始檔案資料的保護更加有利，通過利用計算機對文檔進行掃描，以電子文檔的形式做好保存工作，方便工作人員以極快的時間進行調(diào)閱使用。這與以往傳統(tǒng)檔案管理模式相比，杜絕了過去檔案原件過多被借閱而可能出現(xiàn)的損壞或丟失的情況發(fā)生，從而更好的保護原始檔案資料。尤其近年來，計算機的發(fā)展，各種計算機軟件的開發(fā)出來，已經(jīng)實現(xiàn)了對檔案資料的著錄、分類整理與調(diào)整，從勞動強度與難度方面都大大減少檔案管理人員的工作，還提高了對檔案管理工作的效率，大大改善了檔案的歸檔方式。另一方面檔案管理的信息化建設(shè)是一次性投入資金就可以完成的，而達到的目的就是無數(shù)次的獲得結(jié)果。采取信息加工的方式，可以補檔案管理過程中存在的資金缺乏的問題。同時進行信息化的建設(shè)能夠彌補傳統(tǒng)檔案管理模式下表現(xiàn)出的一些不足，尤其是利用計算機軟件可以把檔案信息更加快速及時的錄入、檢索和提取，最顯著的改變就是省去了大量存儲空間、以及縮短了對檔案檢索查閱時間等，讓檔案資料的利用率與檔案原件的安全性得到了很大的提高。此外，建立檔案的信息化的優(yōu)勢就是利用計算機平臺，把信息成果及時在相關(guān)網(wǎng)站中公布，讓人們可以隨時關(guān)注一些新情況，新變化。

2 信息時代檔案管理現(xiàn)狀

首先，在長期思想理念的影響下，檔案管理的管理理念仍比較落后，仍存在重保管、輕利用的思想，檔案管理還是以保管為目的、以案卷不丟失為思想意識，比較安于現(xiàn)狀的思想意識較深，檔案管理工作停留在“等、靠、要”，閉架借閱的層次上，開放意識淡薄，創(chuàng)新意識不足，思想認識跟不上時代的步伐。

其次，檔案管理機制較為陳舊。大多數(shù)單位的檔案管理工作的內(nèi)容較為單一，檔案管理內(nèi)部的競爭機制及激勵機制不盡合理，工作人員的工資福利待遇不高，其工資分配與實際工作量、工作能力、工作方法、管理人員的素質(zhì)不對稱，也沒有建立起行之有效富有針對性的考核制度，致使檔案管理人員缺乏競爭意識及市場服務(wù)意識，對自身的工作價值認識不足，工作積極性不高，責任感不強，工作中表現(xiàn)散漫，敷衍了事，缺乏創(chuàng)造性，管理工作低效被動。

再次，檔案的利用率不高。檔案管理工作在單位各項工作中起著重要的輔助作用，只有實現(xiàn)檔案信息資源的合理有效利用，提升其利用率，才能充分發(fā)揮檔案的作用，為單位帶來巨大的經(jīng)濟效益。而當前大多數(shù)單位由于對檔案工作重視不足，意識不高，導致檔案工作的主動性、針對性和時效性不強，甚至時有發(fā)生檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、歸檔移交不及時等狀況，檔案利用率不高。

3 信息時代下檔案管理的創(chuàng)新路徑

檔案事業(yè)的發(fā)展出路關(guān)鍵在于創(chuàng)新，創(chuàng)新是一個民族發(fā)展的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力，也是推動檔案工作發(fā)展的原動力。在當今信息化社會環(huán)境下，社會衍生的信息和社會對信息的需求呈幾何數(shù)量的增加，這對要利用檔案信息為社會發(fā)展提供服務(wù)的檔案工作提出了一個非常殘酷的考驗，只有全面發(fā)揮好計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理與傳輸信息速度快、自動化程度高、可控性強、信息共享面廣等優(yōu)勢，才可以全面的滿足社會需要。尤其是隨著各種高科技出現(xiàn)的層出不窮，如內(nèi)存盤，光盤、芯片等新型記錄載體、介質(zhì)的出現(xiàn)，讓檔案數(shù)據(jù)的存儲變得更加的多樣化，這樣以前以紙張為檔案載體“一統(tǒng)天下”的局面被弱化了。而電子文檔的出現(xiàn)，也改變了對文件的存檔，歸檔，提取方式，也意味著檔案的管理和利用，以及服務(wù)的理念、機制、手段和模式等要跟著當前最前沿的科學技術(shù)的發(fā)展及時創(chuàng)新。

3.1 管理理念的創(chuàng)新

在全球化與信息化時代下，知識以爆炸性的形式增長，人們對檔案資料及信息的需求越來越高，要求檔案信息的種類更為豐富，提升獲取檔案的速度更快等，檔案管理只有不斷創(chuàng)新管理理念，才能順應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展的需要。

首先，要提高對檔案管理工作的認識，單位領(lǐng)導組織學習相關(guān)的檔案文件，充分認識到檔案工作這項基礎(chǔ)性管理工作的重要意義，并根據(jù)單位實際，制定出切實可行的檔案制度，從上到下加強落實，保證檔案形成的各項環(huán)節(jié)都能順利開展。

其次，改變以往“等、靠、要”、安于現(xiàn)狀的思想意識，以服務(wù)的理念來指導工作，改變以往等待用戶上門查詢的狀況，以主動、公開、直接、超前的服務(wù)工作主動地貼近用戶，關(guān)注用戶的需求，轉(zhuǎn)變重保管輕利用的落后觀念，以滿足用戶的需求作為檔案管理工作的出發(fā)點，圍繞用戶需求進行檔案的收集、整理、保管、利用、編研等工作的創(chuàng)新和重構(gòu)。

再次，信息時代下，檔案管理工作人員應(yīng)緊跟時代的步伐，不斷擴展檔案工作服務(wù)的視野，提升服務(wù)創(chuàng)新的能力，更新服務(wù)方式，豐富服務(wù)的手段，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用服務(wù)功能。

3.2 管理機制的創(chuàng)新

信息時代下，檔案管理應(yīng)結(jié)合自身實際發(fā)展情況，不斷創(chuàng)新管理體制，以充分發(fā)揮檔案的利用率，充分實現(xiàn)檔案管理服務(wù)于社會、單位業(yè)務(wù)的功能。

首先要創(chuàng)新人才機制。人才是檔案管理工作創(chuàng)新的核心資源，是檔案管理工作的行為主體，信息時代對檔案管理人才隊伍提出了更高的要求，而檔案管理人才隊伍的素質(zhì)也對檔案工作的創(chuàng)新起著關(guān)鍵的作用。人才機制的創(chuàng)新需要檔案管理部門根據(jù)檔案工作實踐的發(fā)展，不斷加強人才隊伍的培養(yǎng)教育，完善人才培養(yǎng)機制，提升人才培養(yǎng)的實踐性及前瞻性。與此同時，在部門內(nèi)部營造人盡其才的創(chuàng)新氛圍，不以資歷論成敗，重視人才的潛力，促進人才的發(fā)展。

其次，要創(chuàng)新競爭機制，將競爭機制引入到檔案管理部門當中，為部門的用人管理注入生機，在檔案管理的各項關(guān)節(jié)中開展效率競爭、時間競爭和服務(wù)競爭，以充滿生機與活力的競爭協(xié)調(diào)氛圍，充分調(diào)動起檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理工作的效率，促使檔案管理人員不斷進取，努力提升自身的專業(yè)水準及各項素質(zhì)，以順應(yīng)信息時代的需要。

再次，創(chuàng)新懲獎機制。加強對檔案管理人員的管理與考核，考察檔案管理人員在工作中的各項表現(xiàn)，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異、成果顯著且具有創(chuàng)造性的工作人員以積極正向的獎勵，對于那些工作態(tài)度、責任感一般的人員以適當?shù)亩酱伲瑯?gòu)建檔案部門內(nèi)部良好的工作氛圍，切實實現(xiàn)檔案管理各項工作的有效開展，全面提升檔案管理的水平。

3.3 管理手段的創(chuàng)新

信息時代下，檔案管理應(yīng)不斷創(chuàng)新管理的手段，從而提升檔案管理的工作效率、管理水平及服務(wù)質(zhì)量。

首先，充分借鑒并利用現(xiàn)當代管理學中科學的理論及方法，形成切實可行的檔案科學管理理論，并在實踐的過程中加強總結(jié)，發(fā)展，形成科學合理的現(xiàn)代化檔案管理體系。

其次，充分利用現(xiàn)代化的先進技術(shù)手段、設(shè)備、技術(shù)成果、管理工具，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水準，為檔案管理工作注入先進的技術(shù)力量。例如充分單位內(nèi)部網(wǎng)站制作檔案管理網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，或是利用現(xiàn)代技術(shù)歸檔電子文件，在網(wǎng)頁上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，匯編相關(guān)檔案管理專題，開展供數(shù)據(jù)庫查詢、在線咨詢、信息交流等多種服務(wù)方式，提升檔案的利用率。充分利用現(xiàn)代化及多樣化的服務(wù)手段，實現(xiàn)檔案管理工作及服務(wù)的全面性，促進檔案管理走向更高的層次、水平，充分實現(xiàn)檔案管理人員的自我價值，增加檔案部門的信息容納量，有效提升檔案管理工作的效率。

4 結(jié) 語

信息化是當今世界經(jīng)濟與社會快速發(fā)展的一大趨勢，進行檔案信息化建設(shè)，也是適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求。也可以說檔案信息化建設(shè)是新世紀檔案工作賦于的嶄新內(nèi)容，為檔案工作帶來了一個新的發(fā)展機遇，同時也帶來了挑戰(zhàn)。面對落后的檔案管理理念，重保管、輕利用的思想，仍然停留在“等、靠、要”，閉架借閱的層次上，開放意識淡薄，創(chuàng)新意識不足，思想認識跟不上時代的步伐，這些都會阻礙檔案管理的健康發(fā)展，因此需要對檔案管理信息化建設(shè)的價值與意義進行分析，同時對于存在的問題進行討論，并研究探討當前我國實行檔案管理的信息化建設(shè)的創(chuàng)新途徑，從根本上提高信息時代檔案管理工作的效率與效困。

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