試論新時期高職檔案管理工作規(guī)范化途徑

楊秋婷

摘要：作為培養(yǎng)技能型人才的主要陣地，高職院校是我國教育領(lǐng)域的重要組成部分。目前，高職院校的教育工作備受關(guān)注，其檔案管理工作也開始不斷受到重視，但距離規(guī)范化的管理檔案工作還存在一定的差距。本文針對高職院校檔案管理工作的必要性進行探討，并列舉現(xiàn)階段我國高職院校檔案管理工作中存在的問題，提出相應(yīng)的解決措施，以期給相關(guān)人員在今后的檔案管理工作中提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；規(guī)范；途徑

社會的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對人才的需求越來越強烈。高職院校成為社會、企業(yè)、家長及學生廣泛認可的培養(yǎng)高技能人才的基地，隨之而來的是給高職院校的檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。在高職院校的發(fā)展中，檔案管理是核心力量。將檔案管理工作規(guī)范化，加強改革成效，不僅能夠推動整個高校的教學水平，還能推動管理制度的發(fā)展進程。

1.高職院校實施檔案管理工作的必要性

1.1有助于高職院校積累信息資源

作為高職院校，一個規(guī)范化的檔案資料，可以清晰地映射出院校的發(fā)展歷程，對今后高職院校發(fā)展提供可靠的輔助條件，可以幫助院校維持歷史條件和整體的精神面貌，是今后可持續(xù)發(fā)展的有力參考。高職院校的發(fā)展史是一個經(jīng)歷了歷史沉淀的辦學史，通過對這些檔案資料的規(guī)范管理，可以使高職院校的發(fā)展沿著特色化的方向發(fā)展。完整保存的檔案資料，也是體現(xiàn)高職院校管理水準及教學質(zhì)量的重要標志。

1.2為今后改革發(fā)展高職院校工作奠定基礎(chǔ)

新的社會環(huán)境下，為了使高職院校培養(yǎng)出的人才更能適合社會的發(fā)展，改革高職院校的工作勢在必行。要想在管理和發(fā)展高職院校工作中做到科學有序，應(yīng)當將管理理念跟上時代發(fā)展的腳步。檔案管理工作是高職院校管理工作的基礎(chǔ)。高職院校在發(fā)展過程中遇到的諸多問題都可以在檔案管理工作的積極配合下得到較好地解決。開展規(guī)范有序的高職院校檔案管理工作，可以不斷提升高職院校整體管理能力，努力開創(chuàng)適應(yīng)社會發(fā)展的全新局面。

2.現(xiàn)階段高職院校檔案管理工作暴露的問題

2.1檔案管理制度存在諸多漏洞

在高職院校中，開展檔案管理工作都會制定相應(yīng)的管理制度，但是現(xiàn)行的管理制度很多存在漏洞，例如，對職責劃分情況尚不明確等。由于檔案管理工作是一項涉及內(nèi)容較廣泛的工作，通過一個部門很難完成，一般需要多個部門共同配合來完成。各部門應(yīng)當將有關(guān)內(nèi)容整理收集好，之后交由檔案管理部門編檔留存。但是在實際操作中，由于管理制度的不完善，很多收集檔案信息的職責并未落實到具體部門、這就導致在收集資料的過程中，難免會出現(xiàn)推脫情況，有的部門袖手旁觀，這也直接影響了信息歸檔的完整性。

2.2檔案管理方式?jīng)]有與時俱進

信息化時代的到來，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域。高職院校在發(fā)展進程中也將信息技術(shù)應(yīng)用于自身發(fā)展中來，但他們更多地將精力放在了教育教學的實踐中，對檔案管理工作的忽視導致其管理方式陳舊落后，無法適應(yīng)當前形勢的發(fā)展需要。在檔案管理中，從業(yè)人員的工作量較大，所需收集整理的信息較多，工作中難免會出現(xiàn)一些失誤，這也直接影響了管理職能的發(fā)揮。與此同時，不少高職院校在檔案管理工作中，還主要是以紙質(zhì)的形式留存，占地面積較大，長期保持的完整性難以保證，這種保存檔案信息的形式早已過時。

2.3檔案管理人員綜合素質(zhì)較差

傳統(tǒng)的高職院校檔案管理工作，很多從業(yè)人員大多不具備專業(yè)知識。特別是信息技術(shù)面前，很多從業(yè)人員信息化水平較低，計算機操作能力薄弱。高職院校主要將重心放在師資隊伍建設(shè)上，忽視了檔案管理人員隊伍的建設(shè)力度，導致現(xiàn)階段的工作人員不能適應(yīng)檔案管理的要求。

3.新時期高職檔案管理工作規(guī)范化途徑

3.1提高檔案管理工作規(guī)范化的重視程度

高職院校在開展檔案管理工作時，要不斷宣傳規(guī)范化檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理工作涉及主要部門的宣傳力度，開展相應(yīng)的宣傳工作，讓從業(yè)人員及相關(guān)工作人員都意識到擁有規(guī)范的檔案管理工作對高職院校發(fā)展帶來的現(xiàn)實意義。與此同時，還應(yīng)當對入學新生開展相關(guān)宣傳。要求新生按照規(guī)范化要求，填寫入學信息，保證信息的準確無誤，不能出現(xiàn)任何不實信息及遺漏內(nèi)容，保證所收集的檔案信息完整歸檔，為高職院校發(fā)展提供規(guī)范化的有力依據(jù)。

3.2構(gòu)建完善的檔案管理制度

高職院校在制定檔案管理工作的相關(guān)制度時，要從院校的實際出發(fā)，考慮經(jīng)濟情況及各方面條件，保證在實施檔案管理工作能夠順利開展，實現(xiàn)規(guī)范檔案管理工作的預期目標。首先，要做到統(tǒng)一建檔標準，保證所有收集的檔案信息能夠符合標準；其次，明確檔案管理工作的具體內(nèi)容。由于檔案管理工作涉及的內(nèi)容較多，應(yīng)當明確所有內(nèi)容，有效規(guī)范工作條例，保證工作開展的效果；最后，要劃分檔案管理的具體職責。檔案管理不僅僅是檔案管理部門的工作，還涉及其他部門的具體職責，在確定檔案管理部門的職責后，還應(yīng)當健全管理責任的相關(guān)體系，明確劃分其他部門的具體工作職責，讓每一項檔案管理工作落到實處，保證高職院校檔案管理工作有序進行。

3.3加快檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理工作不僅僅是將各類檔案信息收檔保存，更重要的是讓這些保存的檔案信息能夠發(fā)揮自身的價值，指導和輔助今后的工作。在高職院校中，要想不斷深化教育改革，有效發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價值，應(yīng)當加快實現(xiàn)檔案管理工作的信息化進程，這對提高檔案信息的利用率至關(guān)重要。為此，高職院校應(yīng)當不斷完善網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。讓多媒體應(yīng)用于檔案管理的具體工作中，依托互聯(lián)網(wǎng)的信息共享功能，實現(xiàn)交換數(shù)據(jù)、借閱便捷的效果。在高等院校中實現(xiàn)檔案全過程的信息化管理之后，在開展具體工作時，可以便于查找相關(guān)檔案信息，充分發(fā)揮檔案的價值。不僅如此，高職院校還應(yīng)當加大對檔案管理從業(yè)人員的培養(yǎng)力度，提高他們的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)他們掌握信息技術(shù)的相關(guān)知識，打造一支擁有高素質(zhì)、專業(yè)性的檔案管理隊伍，進一步規(guī)范高職院校檔案管理工作，保證高職院校務(wù)實地開展檔案管理工作。

4.結(jié)語

綜上所述，在深化改革高職院校的工作進程中，檔案管理工作也是其中一項重要的工作內(nèi)容。為了保證在改革過程中充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價值，高職院校應(yīng)當不斷更新檔案管理工作的信息化程度，強化具體措施，明確劃分部門職責，完善相關(guān)制度，提高高職院校檔案管理工作的總體水平，推動高職院校檔案管理工作向著更加完善、規(guī)范的方向發(fā)展。

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