試論新時期高職檔案管理工作規范化途徑

楊秋婷

摘要：作為培養技能型人才的主要陣地，高職院校是我國教育領域的重要組成部分。目前，高職院校的教育工作備受關注，其檔案管理工作也開始不斷受到重視，但距離規范化的管理檔案工作還存在一定的差距。本文針對高職院校檔案管理工作的必要性進行探討，并列舉現階段我國高職院校檔案管理工作中存在的問題，提出相應的解決措施，以期給相關人員在今后的檔案管理工作中提供一定的幫助。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；規范；途徑

社會的不斷發展，各行各業對人才的需求越來越強烈。高職院校成為社會、企業、家長及學生廣泛認可的培養高技能人才的基地，隨之而來的是給高職院校的檔案管理工作帶來新的挑戰。在高職院校的發展中，檔案管理是核心力量。將檔案管理工作規范化，加強改革成效，不僅能夠推動整個高校的教學水平，還能推動管理制度的發展進程。

1.高職院校實施檔案管理工作的必要性

1.1有助于高職院校積累信息資源

作為高職院校，一個規范化的檔案資料，可以清晰地映射出院校的發展歷程，對今后高職院校發展提供可靠的輔助條件，可以幫助院校維持歷史條件和整體的精神面貌，是今后可持續發展的有力參考。高職院校的發展史是一個經歷了歷史沉淀的辦學史，通過對這些檔案資料的規范管理，可以使高職院校的發展沿著特色化的方向發展。完整保存的檔案資料，也是體現高職院校管理水準及教學質量的重要標志。

1.2為今后改革發展高職院校工作奠定基礎

新的社會環境下，為了使高職院校培養出的人才更能適合社會的發展，改革高職院校的工作勢在必行。要想在管理和發展高職院校工作中做到科學有序，應當將管理理念跟上時代發展的腳步。檔案管理工作是高職院校管理工作的基礎。高職院校在發展過程中遇到的諸多問題都可以在檔案管理工作的積極配合下得到較好地解決。開展規范有序的高職院校檔案管理工作，可以不斷提升高職院校整體管理能力，努力開創適應社會發展的全新局面。

2.現階段高職院校檔案管理工作暴露的問題

2.1檔案管理制度存在諸多漏洞

在高職院校中，開展檔案管理工作都會制定相應的管理制度，但是現行的管理制度很多存在漏洞，例如，對職責劃分情況尚不明確等。由于檔案管理工作是一項涉及內容較廣泛的工作，通過一個部門很難完成，一般需要多個部門共同配合來完成。各部門應當將有關內容整理收集好，之后交由檔案管理部門編檔留存。但是在實際操作中，由于管理制度的不完善，很多收集檔案信息的職責并未落實到具體部門、這就導致在收集資料的過程中，難免會出現推脫情況，有的部門袖手旁觀，這也直接影響了信息歸檔的完整性。

2.2檔案管理方式沒有與時俱進

信息化時代的到來，信息技術廣泛應用于各個領域。高職院校在發展進程中也將信息技術應用于自身發展中來，但他們更多地將精力放在了教育教學的實踐中，對檔案管理工作的忽視導致其管理方式陳舊落后，無法適應當前形勢的發展需要。在檔案管理中，從業人員的工作量較大，所需收集整理的信息較多，工作中難免會出現一些失誤，這也直接影響了管理職能的發揮。與此同時，不少高職院校在檔案管理工作中，還主要是以紙質的形式留存，占地面積較大，長期保持的完整性難以保證，這種保存檔案信息的形式早已過時。

2.3檔案管理人員綜合素質較差

傳統的高職院校檔案管理工作，很多從業人員大多不具備專業知識。特別是信息技術面前，很多從業人員信息化水平較低，計算機操作能力薄弱。高職院校主要將重心放在師資隊伍建設上，忽視了檔案管理人員隊伍的建設力度，導致現階段的工作人員不能適應檔案管理的要求。

3.新時期高職檔案管理工作規范化途徑

3.1提高檔案管理工作規范化的重視程度

高職院校在開展檔案管理工作時，要不斷宣傳規范化檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理工作涉及主要部門的宣傳力度，開展相應的宣傳工作，讓從業人員及相關工作人員都意識到擁有規范的檔案管理工作對高職院校發展帶來的現實意義。與此同時，還應當對入學新生開展相關宣傳。要求新生按照規范化要求，填寫入學信息，保證信息的準確無誤，不能出現任何不實信息及遺漏內容，保證所收集的檔案信息完整歸檔，為高職院校發展提供規范化的有力依據。

3.2構建完善的檔案管理制度

高職院校在制定檔案管理工作的相關制度時，要從院校的實際出發，考慮經濟情況及各方面條件，保證在實施檔案管理工作能夠順利開展，實現規范檔案管理工作的預期目標。首先，要做到統一建檔標準，保證所有收集的檔案信息能夠符合標準；其次，明確檔案管理工作的具體內容。由于檔案管理工作涉及的內容較多，應當明確所有內容，有效規范工作條例，保證工作開展的效果；最后，要劃分檔案管理的具體職責。檔案管理不僅僅是檔案管理部門的工作，還涉及其他部門的具體職責，在確定檔案管理部門的職責后，還應當健全管理責任的相關體系，明確劃分其他部門的具體工作職責，讓每一項檔案管理工作落到實處，保證高職院校檔案管理工作有序進行。

3.3加快檔案管理的信息化建設

檔案管理工作不僅僅是將各類檔案信息收檔保存，更重要的是讓這些保存的檔案信息能夠發揮自身的價值，指導和輔助今后的工作。在高職院校中，要想不斷深化教育改革，有效發揮檔案信息的應用價值，應當加快實現檔案管理工作的信息化進程，這對提高檔案信息的利用率至關重要。為此，高職院校應當不斷完善網絡管理系統。讓多媒體應用于檔案管理的具體工作中，依托互聯網的信息共享功能，實現交換數據、借閱便捷的效果。在高等院校中實現檔案全過程的信息化管理之后，在開展具體工作時，可以便于查找相關檔案信息，充分發揮檔案的價值。不僅如此，高職院校還應當加大對檔案管理從業人員的培養力度，提高他們的綜合素質，培養他們掌握信息技術的相關知識，打造一支擁有高素質、專業性的檔案管理隊伍，進一步規范高職院校檔案管理工作，保證高職院校務實地開展檔案管理工作。

4.結語

綜上所述，在深化改革高職院校的工作進程中，檔案管理工作也是其中一項重要的工作內容。為了保證在改革過程中充分發揮檔案的應用價值，高職院校應當不斷更新檔案管理工作的信息化程度，強化具體措施，明確劃分部門職責，完善相關制度，提高高職院校檔案管理工作的總體水平，推動高職院校檔案管理工作向著更加完善、規范的方向發展。

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