加強檔案信息化管理工作解析

馬寧芳

摘要：如今，我國的社會科技的發展日異月新，帶動了計算機網絡科技的發展，目前網絡科技已經走進各行各業，并且給企業的發展帶來了很大的幫助。幾年來，我國的很多企業單位在檔案管理事業也發展迅速，而網絡科技在檔案管理工作中得到了很好的應用，有效地提高了檔案管理事業的工作效率，使得檔案管理工作逐漸實現了系統化、規范化、現代化目標。本文主要針對檔案管理對事業發展的重要性進行詳細地分析。

關鍵詞：檔案信息化；管理；工作；分析

1檔案信息化管理的優點

檔案管理是一項工作程序復雜，在實踐過程中涉及的內容方方面面，傳統的工作方式采用的流程非常繁雜，這個工作開展帶來一定難度。通過手工操作不僅降低了工作效率，同時還大大地增加了工作時間，難以滿足閱覽人員的需求。如今，隨著計算機網絡信息的發展，在信息技術不斷發展的推動下，現代化的檔案管理工作可以有效地解決了傳統的復雜的工作流程。利用計算機信息技術來做好檔案管理工作，有利于企業的長期穩定地發展。

1.1 能夠提升檢索速度、提高檢索準確性

在傳統的檔案管理模式中，檔案管理人員對信息的錄入以及需要使用檔案信息的相關人員都是需要手工操作的，這樣的操作方法明顯地就降低了工作效率，從而也大大地提高了出錯率，不利于檔案信息管理工作的發展。自從實現了檔案管理的信息化管理模式，極大地提高了信息的查詢效率，有效地解決了傳統的管理模式中笨拙的操作方式，大大地降低了出錯率。

1.2 提高檔案信息利用率

隨著社會的不斷進步，人們對環保意識也擄愛越重視，在在企業工作過程中，單位辦公室都逐漸執行無紙化模式，使得辦公程序的自動化技術得到明顯地提高，但是這無形中就使得辦公數字化與紙質的檔案保存方式產生了巨大的矛盾。自從企業單位的檔案信息管理采用了信息化技術的方式后，使得檔案管理工作實現了信息化、數字化模式，同時還有效地改變了傳統性的檔案管理模式，這對減少工作人員的工作難度以及提升他們的工作效率有著重要作用，而且還能解決查閱人員的閱讀難度。

1.3有利于實現資源共享

辦公自動化技術對檔案信息化管理有著重要的意義，其可以幫助企業單位實現檔案信息的收集、整理和管理的一體化，逐漸向現代化科技不斷靠攏。檔案的信息化管理同時還可以對檔案信息進行分類保存，這給使用人員在查閱過程中提供了便捷，使用人員可以根據自己的信息性質有目的性地尋找，這樣可以極大地減短了查找時間。

1.4 提升檔案管理工作效率

在這種網絡信息技術不斷發達的背景下，檔案信息日常的管理過程中，相關檔案管理部門可以利用現代化科技的自動化技術來完成檔案信息的收集、整理、歸檔、保存以及使用過程。通過自動化管理模式可以提高檔案信息管理的工作效率，減少人工手工操作的失誤，同時還可以改變傳統性的紙質的檔案管理模式，從而實現了檔案信息管理工作逐漸走向信息化、智能化和現代化的目標。

2檔案信息化管理的必要性

.1 轉變管理理念

當云時代不斷深入的過程中檔案管理工作正在向著信息化、智能化領域發展，信息化的檔案管理工作有效地解決了工作人員的復雜化，減輕工作人員的工作負擔。 因為計算機網絡技術的發展迅速，為了滿足檔案工作的發展需求，如今的檔案管理工作不僅僅只針對紙質的信息錄入為電子版的形式，連檔案的錄音、錄像以及相片等也歸納為檔案管理工作范圍之內。之所以不斷地優化檔案管理工作，不僅是為了順應時代潮流，而且還是改變傳統工作模式的一種途徑這對提升檔案管理工作效率，給人們提供更簡單、更便捷的方式。為了滿足現代化企業單位的發展需求，相關單位部門應該要加強引用現代化的信息技術，不斷地優化檔案管理理念，從而促進檔案管理智能化、信息化。

2.2 創新管理方法

由于社會經濟科技的發展日異月新，使得每個企業單位的都在蓬勃發展，對企業的發展有著很大的積極的有影響，尤其是檔案信息的管理工作對企業的發展有著重要的意義。在實踐過程中，一些人認為檔案管理給企業帶來的效益并不大，這種想法是錯誤的，所謂的檔案管理其實就是對整個企業的發展目標、商業機密等重要的記載和管理，如果不對其加強管理，將會嚴重地影響著企業的長期穩定地發展。如今，企業單位的市場競爭力十分激烈，在這種背景下，想要企業在激烈的競爭市場中立足，就必須加強管理檔案信息，不斷地優化管理體制，轉變企業對檔案管理理念，不斷地改革創新，為企業的長期穩定發展提供有利的條件。

2.3 完善內部管理

如今，很多企業單位并不重視檔案的管理工作，使得檔案信息容易出現泄漏等現象，從而不利于企業的健康發展。由此可見，企業的發展離不開檔案管理工作。因此，在實踐過程中，為了使檔案管理工作實現智能化、現代化，企業在發展的過程中，就需要完善相關的管理體系，將健全的制度制定出來，貫徹落實好檔案信息管理的各個流程，每個工作環節都需要根據相關規定和標準執行，明確好各個崗位的工作職責，才能把檔案管理工作做得更完美，從而促進企業單位的發展。

2.4 要有先進的設備和技術

在實踐過程中，為了能夠促進檔案信息管理工作正常開展，在工作的過程中，電器設備是檔案管理工作的資本，是保證檔案信息管理工作的硬性條件。為此，為了實現檔案管理工作的智能化、科技化的發展，相關企業單位要給予檔案管理部門足夠的設備儀器，保證計算機網絡設備的齊全，才能給予檔案信息化管理最基本的保障。隨著計算機技術的不斷發展，如今，檔案管理工作也逐漸地實現了信息化，在工作過程中，必須要著手對工作人員技能的培訓，使其能夠技能理論相互結合。例如：具有一定的計算機技術地最基本的條件，還要有扎實的專業知識。由于檔案管理工作是比較繁瑣的，而且系統性很強，基于此，這就要求檔案管理人員要有耐心，并且在工作過程中要仔細的進行工作，同時還要具備良好的職業道德，唯有如此，才能保證檔案信息的真實性和實效性，保證檔案信息的安全，從而確保檔案信息不外漏。

2.5 加強檔案信息化管理的安全工作

都知道，如今雖然網絡技術已經得到良好發展，并且對人們的工作和生活有著重要的意義，但是網絡信息也有漏洞，不能保證其是十分的安全，網絡信息容易遭受到不法分子的入侵盜走檔案信息，也會有其他黑客、木馬等病毒的入侵，導致有些檔案信息被盜或者消失等情況。為此，檔案管理人員要加強對檔案信息的管理，還要定期的做好計算機設備殺毒工作，晚上好計算機防火墻，從而保證檔案信息的安全性。同時，作為一名合格的且專業的檔案管理人員，在接觸檔案信息時，務必嚴格按照相關規定要求，嚴格按照程序走，不能隨意打開任何的檔案管理系統，確保檔案信息的安全性。

4 結束語

綜上所述，檔案信息管理工作對企業發展的重要性不言而喻，由于檔案管理工作是一項系統性強、結構性緊密的一項工作，因為，在管理工作過程中，需要每個部門已經每個工作人員的積極配合，才能把檔案管理工作做得最好。基于此，企業單位要重視檔案的管理工作，積極優化檔案的管理模式，完善好相關的管理體系，加快檔案信息化管理的進程。同時，還要不斷地提高檔案管理人員的綜合素質水平，端正管理人員的管理態度和理念，增加管理人員的檔案管理對企業發展的重要性的意識，才能更好地保證檔案管理工作做得更好。

參考文獻：

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