加強檔案信息化管理工作解析

馬寧芳

摘要：如今，我國的社會科技的發(fā)展日異月新，帶動了計算機網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，目前網(wǎng)絡(luò)科技已經(jīng)走進各行各業(yè)，并且給企業(yè)的發(fā)展帶來了很大的幫助。幾年來，我國的很多企業(yè)單位在檔案管理事業(yè)也發(fā)展迅速，而網(wǎng)絡(luò)科技在檔案管理工作中得到了很好的應(yīng)用，有效地提高了檔案管理事業(yè)的工作效率，使得檔案管理工作逐漸實現(xiàn)了系統(tǒng)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化目標。本文主要針對檔案管理對事業(yè)發(fā)展的重要性進行詳細地分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理；工作；分析

1檔案信息化管理的優(yōu)點

檔案管理是一項工作程序復(fù)雜，在實踐過程中涉及的內(nèi)容方方面面，傳統(tǒng)的工作方式采用的流程非常繁雜，這個工作開展帶來一定難度。通過手工操作不僅降低了工作效率，同時還大大地增加了工作時間，難以滿足閱覽人員的需求。如今，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的推動下，現(xiàn)代化的檔案管理工作可以有效地解決了傳統(tǒng)的復(fù)雜的工作流程。利用計算機信息技術(shù)來做好檔案管理工作，有利于企業(yè)的長期穩(wěn)定地發(fā)展。

1.1 能夠提升檢索速度、提高檢索準確性

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理人員對信息的錄入以及需要使用檔案信息的相關(guān)人員都是需要手工操作的，這樣的操作方法明顯地就降低了工作效率，從而也大大地提高了出錯率，不利于檔案信息管理工作的發(fā)展。自從實現(xiàn)了檔案管理的信息化管理模式，極大地提高了信息的查詢效率，有效地解決了傳統(tǒng)的管理模式中笨拙的操作方式，大大地降低了出錯率。

1.2 提高檔案信息利用率

隨著社會的不斷進步，人們對環(huán)保意識也擄愛越重視，在在企業(yè)工作過程中，單位辦公室都逐漸執(zhí)行無紙化模式，使得辦公程序的自動化技術(shù)得到明顯地提高，但是這無形中就使得辦公數(shù)字化與紙質(zhì)的檔案保存方式產(chǎn)生了巨大的矛盾。自從企業(yè)單位的檔案信息管理采用了信息化技術(shù)的方式后，使得檔案管理工作實現(xiàn)了信息化、數(shù)字化模式，同時還有效地改變了傳統(tǒng)性的檔案管理模式，這對減少工作人員的工作難度以及提升他們的工作效率有著重要作用，而且還能解決查閱人員的閱讀難度。

1.3有利于實現(xiàn)資源共享

辦公自動化技術(shù)對檔案信息化管理有著重要的意義，其可以幫助企業(yè)單位實現(xiàn)檔案信息的收集、整理和管理的一體化，逐漸向現(xiàn)代化科技不斷靠攏。檔案的信息化管理同時還可以對檔案信息進行分類保存，這給使用人員在查閱過程中提供了便捷，使用人員可以根據(jù)自己的信息性質(zhì)有目的性地尋找，這樣可以極大地減短了查找時間。

1.4 提升檔案管理工作效率

在這種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)達的背景下，檔案信息日常的管理過程中，相關(guān)檔案管理部門可以利用現(xiàn)代化科技的自動化技術(shù)來完成檔案信息的收集、整理、歸檔、保存以及使用過程。通過自動化管理模式可以提高檔案信息管理的工作效率，減少人工手工操作的失誤，同時還可以改變傳統(tǒng)性的紙質(zhì)的檔案管理模式，從而實現(xiàn)了檔案信息管理工作逐漸走向信息化、智能化和現(xiàn)代化的目標。

2檔案信息化管理的必要性

.1 轉(zhuǎn)變管理理念

當云時代不斷深入的過程中檔案管理工作正在向著信息化、智能化領(lǐng)域發(fā)展，信息化的檔案管理工作有效地解決了工作人員的復(fù)雜化，減輕工作人員的工作負擔。 因為計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展迅速，為了滿足檔案工作的發(fā)展需求，如今的檔案管理工作不僅僅只針對紙質(zhì)的信息錄入為電子版的形式，連檔案的錄音、錄像以及相片等也歸納為檔案管理工作范圍之內(nèi)。之所以不斷地優(yōu)化檔案管理工作，不僅是為了順應(yīng)時代潮流，而且還是改變傳統(tǒng)工作模式的一種途徑這對提升檔案管理工作效率，給人們提供更簡單、更便捷的方式。為了滿足現(xiàn)代化企業(yè)單位的發(fā)展需求，相關(guān)單位部門應(yīng)該要加強引用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，不斷地優(yōu)化檔案管理理念，從而促進檔案管理智能化、信息化。

2.2 創(chuàng)新管理方法

由于社會經(jīng)濟科技的發(fā)展日異月新，使得每個企業(yè)單位的都在蓬勃發(fā)展，對企業(yè)的發(fā)展有著很大的積極的有影響，尤其是檔案信息的管理工作對企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。在實踐過程中，一些人認為檔案管理給企業(yè)帶來的效益并不大，這種想法是錯誤的，所謂的檔案管理其實就是對整個企業(yè)的發(fā)展目標、商業(yè)機密等重要的記載和管理，如果不對其加強管理，將會嚴重地影響著企業(yè)的長期穩(wěn)定地發(fā)展。如今，企業(yè)單位的市場競爭力十分激烈，在這種背景下，想要企業(yè)在激烈的競爭市場中立足，就必須加強管理檔案信息，不斷地優(yōu)化管理體制，轉(zhuǎn)變企業(yè)對檔案管理理念，不斷地改革創(chuàng)新，為企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展提供有利的條件。

2.3 完善內(nèi)部管理

如今，很多企業(yè)單位并不重視檔案的管理工作，使得檔案信息容易出現(xiàn)泄漏等現(xiàn)象，從而不利于企業(yè)的健康發(fā)展。由此可見，企業(yè)的發(fā)展離不開檔案管理工作。因此，在實踐過程中，為了使檔案管理工作實現(xiàn)智能化、現(xiàn)代化，企業(yè)在發(fā)展的過程中，就需要完善相關(guān)的管理體系，將健全的制度制定出來，貫徹落實好檔案信息管理的各個流程，每個工作環(huán)節(jié)都需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定和標準執(zhí)行，明確好各個崗位的工作職責，才能把檔案管理工作做得更完美，從而促進企業(yè)單位的發(fā)展。

2.4 要有先進的設(shè)備和技術(shù)

在實踐過程中，為了能夠促進檔案信息管理工作正常開展，在工作的過程中，電器設(shè)備是檔案管理工作的資本，是保證檔案信息管理工作的硬性條件。為此，為了實現(xiàn)檔案管理工作的智能化、科技化的發(fā)展，相關(guān)企業(yè)單位要給予檔案管理部門足夠的設(shè)備儀器，保證計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的齊全，才能給予檔案信息化管理最基本的保障。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，如今，檔案管理工作也逐漸地實現(xiàn)了信息化，在工作過程中，必須要著手對工作人員技能的培訓(xùn)，使其能夠技能理論相互結(jié)合。例如：具有一定的計算機技術(shù)地最基本的條件，還要有扎實的專業(yè)知識。由于檔案管理工作是比較繁瑣的，而且系統(tǒng)性很強，基于此，這就要求檔案管理人員要有耐心，并且在工作過程中要仔細的進行工作，同時還要具備良好的職業(yè)道德，唯有如此，才能保證檔案信息的真實性和實效性，保證檔案信息的安全，從而確保檔案信息不外漏。

2.5 加強檔案信息化管理的安全工作

都知道，如今雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到良好發(fā)展，并且對人們的工作和生活有著重要的意義，但是網(wǎng)絡(luò)信息也有漏洞，不能保證其是十分的安全，網(wǎng)絡(luò)信息容易遭受到不法分子的入侵盜走檔案信息，也會有其他黑客、木馬等病毒的入侵，導(dǎo)致有些檔案信息被盜或者消失等情況。為此，檔案管理人員要加強對檔案信息的管理，還要定期的做好計算機設(shè)備殺毒工作，晚上好計算機防火墻，從而保證檔案信息的安全性。同時，作為一名合格的且專業(yè)的檔案管理人員，在接觸檔案信息時，務(wù)必嚴格按照相關(guān)規(guī)定要求，嚴格按照程序走，不能隨意打開任何的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全性。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案信息管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻，由于檔案管理工作是一項系統(tǒng)性強、結(jié)構(gòu)性緊密的一項工作，因為，在管理工作過程中，需要每個部門已經(jīng)每個工作人員的積極配合，才能把檔案管理工作做得最好。基于此，企業(yè)單位要重視檔案的管理工作，積極優(yōu)化檔案的管理模式，完善好相關(guān)的管理體系，加快檔案信息化管理的進程。同時，還要不斷地提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，端正管理人員的管理態(tài)度和理念，增加管理人員的檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性的意識，才能更好地保證檔案管理工作做得更好。

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