PowerPoint在實際工作中的實用技巧

董雪

摘 要：本文針對在使用PowerPoint過程中遇到的一些經典問題提出了快速有效的解決方法。尋求熟練掌握辦公軟件PowerPoint的使用。在實際工作中通過大量技巧的使用，切實提高辦公效率。使PowerPoint真正成為教學和辦公的得力助手。

關鍵詞：PowerPoint；技巧；方法

1.引言

PowerPoint是Microsoft公司的辦公軟件Office的組件之一，它既可以生成豐富高效的演示文稿，也是最常用的多媒體制作工具[1]。由于它的功能強大，簡單實用，并且能將各種素材導入到演示文稿中，所以在辦公教學，項目匯報等工作中得到了廣泛的應用[2]。

然而，在文稿的制作過程中，使用者經常無法靈活的配置一些已有的素材，從而影響了整個PowerPoint的設計，降低了演示文稿的制作質量。在本文中，我們總結了一些PowerPoint的使用技巧。這些技巧不但可以在制作過程中更加快捷有效，而且能夠提高文稿的設計感與美感[3]。

2. PowerPoint設計中的實用技巧

2.1自定義專用版式的使用

PowerPoint應用程序內置的幻燈片版式有限，如果其內置版式無法滿足用戶要求，那么用戶就需要自定義所需的板式。實現方案如下： 使用PowerPoint提供的自定義專用版式功能，通過“幻燈片母版”來實現，如圖1所示。我們首先將界面切換到“幻燈片母版”視圖，如圖2所示，在圖的左側顯示了PowerPoint現有的母版；通過“插入母版”選項可以自定義母版，如圖3所示，根據需要在圖1.3中可以對自定義的母版進行各種設置，最后保存為“模板文件”即可。

2.2借用其他幻燈片中的背景設計

在對演示文稿進行修飾的過程中，有時會發現其他演示文稿中的背景設計非常好。這時我們需要借用其他演示文稿的背景直接應用到當前演示文稿中。在PowerPoint中我們通過“全部重排”和“格式刷”功能來實現。具體方法為：首先打開兩個演示文稿，對演示文稿的窗口進行全部重排，如圖4所示，重排后的效果如圖5所示；然后在其他演示文稿的“幻燈片”選項卡中選擇要借用的背景格式所屬的幻燈片，單擊“格式刷”按鈕；最后在本演示文稿“幻燈片”選項卡中要借用背景格式所屬的幻燈片上單擊鼠標即可。

2.3 Word文檔對象的插入

在制作演示文稿的過程中，有時需要將已有的Word文檔直接放入PowerPoint中進行使用。對于這種情況，我們通過PowerPoint提供的“插入對象”功能來實現[4]。具體操作：首先為Word文檔設置樣式（標題1、標題2、正文等樣式），然后在PowerPoint中“插入對象”，如圖6所示。

2.4超鏈接的妙用

眾所周知，在PowerPoint中插入超鏈接，可以鏈接到網站、電子郵箱、同一演示文稿的其他幻燈片以及其他演示文稿中。默認情況下，當超鏈接到其他演示文稿時存在一個致命的缺點，即只能從其他演示文稿的第一張幻燈片開始播放。如果用戶需要在其他演示文稿的任意一張幻燈片處都可以開始播放，那我們就需要利用鍵盤符號“#”。具體操作很簡單，在超鏈接到的其他演示文稿的文件名字后面加上“#5”（引號不用輸入，5表示用戶希望從其他演示文稿的第5張幻燈片開始播放，這個數字可以任意設置）。

2.5打印時頁眉和頁腳的顯示/隱藏

以講義形式打印演示文稿時，用戶不希望將演示文稿的頁眉和頁腳元素顯示出來，那么需要設置頁眉和頁腳的顯示或隱藏狀態。我們通過“頁眉和頁腳”中“備注和講義”選項卡來設置，如圖4.1所示。如果取消選中圖7的“頁眉”“頁腳”的復選框后，以講義形式打印演示文稿時仍然出現頁眉和頁腳，那么可以通過頁眉和頁腳的刪除和“講義母版”選項卡的使用兩種方法來隱藏頁眉和頁腳，“講義母版”如圖8所示。

2.6公式顏色的設置

在PowerPoint應用程序中可以插入各種數學公式，設置簡單公式的顏色非常簡單，那么如何快速設置復雜公式的顏色呢？我們通過將公式轉換為圖片功能來實現[5]。具體操作為右擊復雜公式，在彈出的快捷菜單中選擇“另存為圖片”，如圖5所示，將公式保存為圖片，然后對圖片進行格式設置即可。

3.總結討論

PowerPoint的設計與制作是大家都關心的一項技能。我們不僅要設計好自己的演示文稿，更要在制作中提高效率和使用技巧。通過不斷的積累和實踐，就可以掌握PowerPoint軟件的精髓，熟練的使用它進行教學和辦公。

參考文獻：

[1] 鄭靜華， 范婷婷， 李百怡，等. PPT課件設計原則和實用技巧[J]. 中國教育技術裝備， 2011， 2011（26）：115-117.

[2] 朱成斌. PPT演示文稿的設計與美化[J]. 中國教育信息化， 2012（2）：64-66.

[3] 曾慶茂， 徐妤. 高等數學PPT課件制作與使用技巧[J]. 濰坊工程職業學院學報， 2012， 25（4）：84-86.

[4] 彭學君， 霸桂芳. PowerPoint軟件使用技巧集錦[J]. 智能計算機與應用， 2002（3）：24-25.

[5] 魯松. 基于PowerPoint的演示型課件中圖片、圖形的使用技巧[J]. 電腦知識與技術：學術交流， 2007， 4（21）：887-888.