PowerPoint在實(shí)際工作中的實(shí)用技巧

董雪

摘 要：本文針對(duì)在使用PowerPoint過(guò)程中遇到的一些經(jīng)典問(wèn)題提出了快速有效的解決方法。尋求熟練掌握辦公軟件PowerPoint的使用。在實(shí)際工作中通過(guò)大量技巧的使用，切實(shí)提高辦公效率。使PowerPoint真正成為教學(xué)和辦公的得力助手。

關(guān)鍵詞：PowerPoint；技巧；方法

1.引言

PowerPoint是Microsoft公司的辦公軟件Office的組件之一，它既可以生成豐富高效的演示文稿，也是最常用的多媒體制作工具[1]。由于它的功能強(qiáng)大，簡(jiǎn)單實(shí)用，并且能將各種素材導(dǎo)入到演示文稿中，所以在辦公教學(xué)，項(xiàng)目匯報(bào)等工作中得到了廣泛的應(yīng)用[2]。

然而，在文稿的制作過(guò)程中，使用者經(jīng)常無(wú)法靈活的配置一些已有的素材，從而影響了整個(gè)PowerPoint的設(shè)計(jì)，降低了演示文稿的制作質(zhì)量。在本文中，我們總結(jié)了一些PowerPoint的使用技巧。這些技巧不但可以在制作過(guò)程中更加快捷有效，而且能夠提高文稿的設(shè)計(jì)感與美感[3]。

2. PowerPoint設(shè)計(jì)中的實(shí)用技巧

2.1自定義專用版式的使用

PowerPoint應(yīng)用程序內(nèi)置的幻燈片版式有限，如果其內(nèi)置版式無(wú)法滿足用戶要求，那么用戶就需要自定義所需的板式。實(shí)現(xiàn)方案如下： 使用PowerPoint提供的自定義專用版式功能，通過(guò)“幻燈片母版”來(lái)實(shí)現(xiàn)，如圖1所示。我們首先將界面切換到“幻燈片母版”視圖，如圖2所示，在圖的左側(cè)顯示了PowerPoint現(xiàn)有的母版；通過(guò)“插入母版”選項(xiàng)可以自定義母版，如圖3所示，根據(jù)需要在圖1.3中可以對(duì)自定義的母版進(jìn)行各種設(shè)置，最后保存為“模板文件”即可。

2.2借用其他幻燈片中的背景設(shè)計(jì)

在對(duì)演示文稿進(jìn)行修飾的過(guò)程中，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)其他演示文稿中的背景設(shè)計(jì)非常好。這時(shí)我們需要借用其他演示文稿的背景直接應(yīng)用到當(dāng)前演示文稿中。在PowerPoint中我們通過(guò)“全部重排”和“格式刷”功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。具體方法為：首先打開(kāi)兩個(gè)演示文稿，對(duì)演示文稿的窗口進(jìn)行全部重排，如圖4所示，重排后的效果如圖5所示；然后在其他演示文稿的“幻燈片”選項(xiàng)卡中選擇要借用的背景格式所屬的幻燈片，單擊“格式刷”按鈕；最后在本演示文稿“幻燈片”選項(xiàng)卡中要借用背景格式所屬的幻燈片上單擊鼠標(biāo)即可。

2.3 Word文檔對(duì)象的插入

在制作演示文稿的過(guò)程中，有時(shí)需要將已有的Word文檔直接放入PowerPoint中進(jìn)行使用。對(duì)于這種情況，我們通過(guò)PowerPoint提供的“插入對(duì)象”功能來(lái)實(shí)現(xiàn)[4]。具體操作：首先為Word文檔設(shè)置樣式（標(biāo)題1、標(biāo)題2、正文等樣式），然后在PowerPoint中“插入對(duì)象”，如圖6所示。

2.4超鏈接的妙用

眾所周知，在PowerPoint中插入超鏈接，可以鏈接到網(wǎng)站、電子郵箱、同一演示文稿的其他幻燈片以及其他演示文稿中。默認(rèn)情況下，當(dāng)超鏈接到其他演示文稿時(shí)存在一個(gè)致命的缺點(diǎn)，即只能從其他演示文稿的第一張幻燈片開(kāi)始播放。如果用戶需要在其他演示文稿的任意一張幻燈片處都可以開(kāi)始播放，那我們就需要利用鍵盤(pán)符號(hào)“#”。具體操作很簡(jiǎn)單，在超鏈接到的其他演示文稿的文件名字后面加上“#5”（引號(hào)不用輸入，5表示用戶希望從其他演示文稿的第5張幻燈片開(kāi)始播放，這個(gè)數(shù)字可以任意設(shè)置）。

2.5打印時(shí)頁(yè)眉和頁(yè)腳的顯示/隱藏

以講義形式打印演示文稿時(shí)，用戶不希望將演示文稿的頁(yè)眉和頁(yè)腳元素顯示出來(lái)，那么需要設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳的顯示或隱藏狀態(tài)。我們通過(guò)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”中“備注和講義”選項(xiàng)卡來(lái)設(shè)置，如圖4.1所示。如果取消選中圖7的“頁(yè)眉”“頁(yè)腳”的復(fù)選框后，以講義形式打印演示文稿時(shí)仍然出現(xiàn)頁(yè)眉和頁(yè)腳，那么可以通過(guò)頁(yè)眉和頁(yè)腳的刪除和“講義母版”選項(xiàng)卡的使用兩種方法來(lái)隱藏頁(yè)眉和頁(yè)腳，“講義母版”如圖8所示。

2.6公式顏色的設(shè)置

在PowerPoint應(yīng)用程序中可以插入各種數(shù)學(xué)公式，設(shè)置簡(jiǎn)單公式的顏色非常簡(jiǎn)單，那么如何快速設(shè)置復(fù)雜公式的顏色呢？我們通過(guò)將公式轉(zhuǎn)換為圖片功能來(lái)實(shí)現(xiàn)[5]。具體操作為右擊復(fù)雜公式，在彈出的快捷菜單中選擇“另存為圖片”，如圖5所示，將公式保存為圖片，然后對(duì)圖片進(jìn)行格式設(shè)置即可。

3.總結(jié)討論

PowerPoint的設(shè)計(jì)與制作是大家都關(guān)心的一項(xiàng)技能。我們不僅要設(shè)計(jì)好自己的演示文稿，更要在制作中提高效率和使用技巧。通過(guò)不斷的積累和實(shí)踐，就可以掌握PowerPoint軟件的精髓，熟練的使用它進(jìn)行教學(xué)和辦公。

參考文獻(xiàn)：

[1] 鄭靜華， 范婷婷， 李百怡，等. PPT課件設(shè)計(jì)原則和實(shí)用技巧[J]. 中國(guó)教育技術(shù)裝備， 2011， 2011（26）：115-117.

[2] 朱成斌. PPT演示文稿的設(shè)計(jì)與美化[J]. 中國(guó)教育信息化， 2012（2）：64-66.

[3] 曾慶茂， 徐妤. 高等數(shù)學(xué)PPT課件制作與使用技巧[J]. 濰坊工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)， 2012， 25（4）：84-86.

[4] 彭學(xué)君， 霸桂芳. PowerPoint軟件使用技巧集錦[J]. 智能計(jì)算機(jī)與應(yīng)用， 2002（3）：24-25.

[5] 魯松. 基于PowerPoint的演示型課件中圖片、圖形的使用技巧[J]. 電腦知識(shí)與技術(shù)：學(xué)術(shù)交流， 2007， 4（21）：887-888.