企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路

張玲

（國網湖北省電力公司黃龍灘水力發電廠 湖北十堰 442000）

摘要：企業檔案信息管理對于企業而言是非常重要的，它能為企業檔案信息的開發提供有效的支持和保障。現階段企業及單位檔案管理要逐步實現信息化，這能極大的提高其檔案管理的工作效率，工作效率一旦提高，服務水平就會大幅度提高。本文將從企業檔案管理信息化建設為著手點，深入分析其中的問題，并提出更新、更能適應時代發展的相關措施。

關鍵詞：企業；檔案管理；信息化；問題；創新

1導言

企業檔案的建設是保證企業工作有序進行、高效運轉的基礎，而傳統的企業檔案管理方式，由于檔案數據信息的多樣性、復雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲存等都面臨很大挑戰，很難適應時代的高速發展和迅速變化。企業檔案的信息化建設決定了企業信息化建設的基礎是否建立妥善，對企業的發展也有一定的影響。不同的企業進行檔案信息化建設的方式也應該不同，不能一味照搬其他企業的方式，需要根據自身的特點進行建設。

2什么是檔案室的“四精”一流的思考

實現“四精”一流，必須將“一流”理念貫穿所有工作始終，真正做到入腦入心，要有一流的標準和要求，一流的業績和成效。黃龍灘電廠辦公室重抓檔案“四精”一流建設，管理實現“聚是一團火，散是滿天星”。創建“四精”一流企業的成效主要不在于局部的突破進步，而在于整體的管理提升，我的理解是必須全廠所有單位、部門、班組、個人都達到“四精”一流，一個都不能少。具體到檔案室，我認為是：人員做到“用心工作，專心做事，盡心履職”，經得起考驗、耐得住寂寞、受得了怨氣；認真學習法律法規和管理制度，遵章守紀“零考核”；立足崗位加強學習，掌握真本領、練就硬功夫，崗位技能和綜合素質有效提升，爭當技術能手；積極投身品牌建設，注重新聞挖掘深度，展示辦公室形象；深化作風建設，認真落實機關“十不準”要求，發揮好機關的示范引領作用；年度新增檔案數字化率達到95%；工作中實現溝通協調“零距離”、檔案查詢“零障礙”、服務質量“零投訴”；全廠干部職工能夠方便、準確、快捷地查找所需要的檔案資料，檔案資料的查全率、查準率均達到100%；有效開發企業檔案知識信息資源，檔案工作的價值得到充分體現。

3企業檔案管理現代化信息建設的問題

3.1企業檔案信息化認識不足

目前人們受傳統因素的影響，已經習慣了人工處理檔案。這種現象出現的原因是對企業檔案信息化的認識不足。隨著互聯網的發展，各個行業和部門積極利用這一便利基礎，順應時代發展要求，對于效率等各方面都有很大提高，企業檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業檔案的個人工作效率、提高企業部門的整體職能效率，還有利于對企業檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企業檔案信息化的整體發展奠定基礎。隨著信息化這個大環境的形成，一味堅持傳統思想觀念是不可取的，企業部門要加強對企業檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關積極信息，鼓勵二級單位積極開展檔案信息化工作，提高對企業檔案信息化建設的認識。

3.2檔案管理工作缺少專業人員

我國目前許多單位檔案管理人員的專業性不足，這是阻礙檔案管理工作的絆腳石。一方面，這些非專業人員都不是檔案管理專業出生，沒有經過系統性的學習和培訓，所以在網絡信息化迅速發展的時代，他們很難適應時代的發展潮流，嚴重影響了企業及單位檔案管理工作的發展；另一方面，許多檔案管理工作者的年齡都比較大，在工作上缺乏責任心和工作激情，導致檔案管理中存在很大的缺漏，他們也不能及時的發現，這就使得檔案管理工作只是形同虛設，并不能起到應有的作用，所以培養專業的檔案管理人員非常重要，只有讓專業的人員去從事這項工作，才能加快我國企業及單位檔案管理信息化建設步伐。

3.3信息化設備利用率低

企業檔案信息化建設已經經歷了一段時間的發展，部分企業檔案部門也積極引入計算機等信息化設備，以便提高檔案管理工作的效率，響應國家信息化戰略。但實際上，目前我國企業檔案信息化設備大部分處于閑置狀態、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據自己實際情況將已有設備利用起來或引入新的信息化設備是下一步促進企業檔案信息化的重要工作點。

4企業檔案管理信息化建設創新措施

4.1善于學習

檔案管理以安全管理為基礎，以確保安全為底線，以信息化建設為重點，推進協同發展。面對檔案種類繁多、現代信息化技術水平和業務能力方面要求越來越高的今天，要開展終身學習模式。一個合格的檔案管理人員：一是不僅要學好檔案管理技能，要對檔案法、目錄學和檔案保護學等學科有詳細了解，同時也需要廣博的知識體系，能夠看懂檔案里面的內容，并將各方面繁雜的信息進行區分和整理。二是結合自己的崗位工作，熟練掌握檔案數字化各種軟件運用，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識（靈活運用檔案管理信息系統、掃描儀、PDF編輯軟件、圖像處理軟件等等）、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。完成“檔案資料管理者”向“檔案信息的導航者”的職能轉變。

4.2加大檔案收集力度

著力重點工作、重大活動、重大建設項目、重大科研項目資料的收集，確保電子文件與紙質及其他載體形式檔案同步收集，確保我廠在安全生產、經營管理活動中形成的有保存價值的文件及各種載體形式的檔案不流失。針對我廠運維檢修、技改和小型基建項目管理實際，自覺學習工程建設管理環節的相關知識，做好與項目管理部門、設計、施工、監理等單位的溝通，做好科技檔案歸檔工作流程和業務規范，及時了解工程建設動態，將各階段形成的檔案及時收集整理直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。

4.3提升服務

服務是檔案工作的永恒主題。一是創新服務形式。依法做好檔案查閱服務，改進查閱方式，簡化利用手續，提供最快捷、最完善、最規范的服務，最大限度滿足利用者需求，拓展服務渠道，圍繞工作需要，主動開發檔案資源，積極提供檔案信息服務。做到檔案資料的查全率、查準率均達到100%。二是加大檔案開發力度。加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發，提供深層次、高質量檔案信息，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，更好為全廠各項工作提供參考。三是加快推進傳統載體檔案數字化。切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化，以數字化檔案代替原件提供利用。

4.4建立檔案信息化建設工作組

企業檔案信息化的建設是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環節的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對企業檔案工作進行總體布局，并制定詳細發展和工作計劃，同時推進和監督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎性、服務性很強的工作，但也是我國企業事業發展的重要一環，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好地完成。

結束語

綜上所述，企業及單位檔案管理信息化建設是時代發展的必然要求，各單位要重視這項隱秘的工作，學會用網絡信息技術去管理和監督，實現檔案管理的安全性和隱秘性目標。檔案管理信息化建設工作是一項十分復雜的工作，它并不是在短時間內就可以徹底解決和完成的，它需要檔案工作者在不斷的實踐中更新自身的服務理念與創新意識。

參考文獻：

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