從目前檔案管理問題談檔案管理信息化建設(shè)

張仁喜

摘要：隨著信息化時(shí)代的到來，各行各業(yè)都在緊鑼密鼓的走向信息時(shí)代的前沿。針對(duì)目前的檔案管理模式也已經(jīng)不順應(yīng)時(shí)代的呼喚，難以契合到各行各業(yè)對(duì)檔案管理的需求。計(jì)算機(jī)等高智能的科技手段對(duì)檔案管理的優(yōu)勢(shì)已初現(xiàn)端倪。將檔案管理信息化建設(shè)也已經(jīng)不是設(shè)想，現(xiàn)在我們就以檔案管理信息化建設(shè)作為切入點(diǎn)，結(jié)合當(dāng)下的檔案管理模式，加以討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案管理信息化建設(shè)；信息化建設(shè)舉措

自我們進(jìn)入21世紀(jì)以來，高科技的出現(xiàn)深深影響了我們學(xué)習(xí)、生活以及經(jīng)濟(jì)。我們每天都充斥著各種信息、數(shù)據(jù)。作為整改信息、數(shù)據(jù)的檔案管理，漸漸發(fā)揮著自己重要的作用。但隨著信息呈指數(shù)形式的爆炸式增長(zhǎng)，目前的檔案管理也滿足不了高頻率的更新速度，此時(shí)各行各業(yè)都亟待找出適宜企業(yè)發(fā)展的檔案管理模式，將檔案管理信息化建設(shè)也提上企業(yè)、政府的運(yùn)行日程。檔案信息化的重要特點(diǎn)之一，就是在不改變其檔案的真實(shí)內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行內(nèi)容信息化及存儲(chǔ)方式更新化，且能夠?qū)n案資料及信息能夠及時(shí)與人互享。

1 檔案管理信息化建設(shè)的定義

檔案是由有一條條記錄有機(jī)整理起來具有研發(fā)價(jià)值得資料，而將檔案管理信息化則是指一方面，是將檔案里涵蓋的大量資料信息化，另一方面則是指，將檔案里的資料與實(shí)際生活相互接軌。不置可否的是，一個(gè)社會(huì)體系對(duì)檔案管理的需求將越來越嚴(yán)苛。檔案管理信息化就是為了更好的服務(wù)社會(huì)，檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)有的高科技手段的支持下，加速融合檔案資料和社會(huì)運(yùn)作體系。因?yàn)闄n案資料一經(jīng)人們使用，必定會(huì)造成與社會(huì)中的其他資源相互匯總，發(fā)生一系列鏈?zhǔn)椒磻?yīng)。檔案管理信息化在各行各業(yè)都起到舉重若輕的地位。

2 檔案信息化建設(shè)的舉措

2.1 培養(yǎng)檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力

傳統(tǒng)的檔案管理單純靠人力進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔。繁重、沉悶的任務(wù)，極易使檔案管理人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠的狀態(tài)。結(jié)合當(dāng)今的高科技手段，不斷更新檔案管理人員的能力，首先應(yīng)加大力度培養(yǎng)檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力，政府及其企業(yè)不僅要在硬件設(shè)備要保證其質(zhì)量，如計(jì)算機(jī)的配置、設(shè)備，光盤、掃描儀等等，還要提高其軟實(shí)力-檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力，要求檔案管理人員能夠熟練運(yùn)用高科技技術(shù)手段將檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，不管是存儲(chǔ)還是運(yùn)行都牢牢把握用到信息化這一理念。搞好政府或企業(yè)管理，就要培養(yǎng)出一批批優(yōu)秀的高水平的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才。對(duì)工作人員的能力要不斷提高，因?yàn)槲覀冞@個(gè)時(shí)代是瞬息萬變的，只有在不斷學(xué)習(xí)中，為自己補(bǔ)充知識(shí)，才能達(dá)到一個(gè)社會(huì)、一個(gè)時(shí)代的要求。

2.2 提升檔案信息化的研發(fā)水平

在將檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力提高之后，企業(yè)或政府就要建構(gòu)一個(gè)完備的檔案管理信息化的完備體系。除了上述我們所說的計(jì)算機(jī)的設(shè)備及配置的優(yōu)良性，還要注意對(duì)軟件的研發(fā)與運(yùn)用，研發(fā)各種軟件不僅在維護(hù)檔案信息的安全性能的作用上起到巨大的作用，還在優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)設(shè)備也發(fā)揮著，獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，這可以通過專業(yè)的技術(shù)人才實(shí)現(xiàn)這一功能，將為聯(lián)機(jī)分享打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是，將檔案資源進(jìn)行結(jié)構(gòu)化分類，就像一臺(tái)電腦中有根目錄、子目錄一樣，對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的劃分，這樣不僅免除了繁重的操作步驟，也縮短了運(yùn)行時(shí)間。三是，信息化建設(shè)不僅僅采用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也結(jié)合了電子商務(wù)的大量?jī)?yōu)點(diǎn)，如今在無處不在的高科技手段下，檔案管理信息化也漸漸得到革新，使系統(tǒng)不斷優(yōu)化。

綜上所述，隨著信息化建設(shè)的不斷滲透，對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了重要影響，不想被社會(huì)淘汰，必須不斷更新自己的運(yùn)營(yíng)模式，檔案管理是一項(xiàng)龐大的工作任務(wù)，利用高科技手段，不僅可以減少人力、財(cái)力的消耗，還可以提高工作人員的辦事效率，也為普通老百姓利用檔案資源更為方便、快捷。將檔案管理信息化，不僅符合企業(yè)或政府的需求，也順應(yīng)這個(gè)時(shí)代的需求。

參考文獻(xiàn)：

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[2]劉海英.從目前檔案管理問題談檔案管理信息化建設(shè)[J]科技檔案，2016，21（23）：123-124.

（作者單位：黑龍江省綏化市北林區(qū)新華鄉(xiāng)人民政府計(jì)生中心）