檔案管理事務中存在的問題及對策探討

（昆明市盤龍區人民政府龍泉街道辦事處 云南 昆明 650000）

摘 要：作為政府的派出機構，街道在一個城市的建設和發展中發揮著重要的作用，街道辦事處的工作同時也是城市工作的重要環節之一。尤其在進入21世紀我國社會主義市場經濟取得進一步發展的今天，街道辦事處的地位和作用也在日益彰顯。另一方面，檔案管理工作繁瑣而又復雜，但是街道辦事處的檔案管理工作對一個城市的經濟發展起到極其重要的作用，如果檔案管理工作處理得好就能一定程度上推動經濟的發展，反之則會給經濟的發展帶來阻礙。本文旨在對當前我國檔案管理事務中存在的一系列問題進行分析和探討，并以街道辦事處的檔案管理工作為例，結合現實，針對現有的問題提出一些解決之策。

關鍵詞：檔案管理；街道辦事處；問題；對策

一、街道辦事處檔案管理工作存在的問題舉隅。

1.1 資金投入不足，基礎設施較差。

街道辦事處獲得的資金投入往往是有限的，如何用有限的資金創造出最大的效益成為街道辦事處負責人組要考慮的問題，和其他相關工作相比，檔案管理工作的重要性顯得微不足道，因此常常被作為忽視的對象。因此，在資金條件本來就不明朗的情況下，檔案管理辦公室的建設就一直被推遲和延后，直接導致出現的問題就是檔案庫房條件落后、設備簡陋、技術不到位，根本無法達到正常檔案庫房所需要的要求，使得檔案管理工作變得更加艱難，甚至很多街道辦事處的檔案庫房被當作儲物間，堆滿了亂七八糟的雜物，陳列著其他工作所需的設備，還有的直接被擱置，無人問津。另外，部分街道辦事處的檔案庫房設置在樓道的地下室或者底層，長期通風條件不暢，加上室內的文件紙張較多，引起檔案發霉、腐爛的情況造成大量重要的資料丟失。

1.2 檔案管理工作不規范。

檔案涉及到了個人的隱私，是個人極其重要的文件，應該得到有效的尊重和保護，否則的話大量隱私泄露造成的危害是后患無窮的，因此，對于檔案的管理應該抱有一個嚴謹、認真、負責的態度，在工作中要投入更多的耐心和細心，只有這樣才會保證檔案管理工作的有條不紊。然而現實卻讓人大跌眼鏡。部分街道辦事處的檔案管理工作在管理上毫無秩序，檔案的收集、整理、分類、借還等制度不健全，職責不明確，分工也沒有細化，出現問題大家相互推諉，拒絕承擔責任，因此即便出現了問題也無從下手，這種局面進一步導致管理人員工作態度的懈怠和散漫。此外，由于管理人員素質不高、管理不得當導致檔案的借出與歸還沒有得到有效的記錄，很多人的隱私因此泄露，而且也造成了諸多檔案的蹤跡消失。

1.3 檔案管理工作人員不固定。

目前街道辦事處的檔案管理工作人員大多是兼職人員，他們從事檔案管理的目的主要還是為了利用空余時間掙點外快，真正的心思并沒有放在檔案的管理上。而且，由于檔案管理的薪資水平較低，沒有足夠的吸引力，即便是兼職人員也很少有長期堅持下去的，因此在人事上調動性很大，三年換一次算是比較理想的狀態了，但常常是一年換一次，甚至一年換幾次。這種頻繁的人事更換造成工作的復雜，管理人員剛剛對業務比較熟悉就離開了工作崗位，于是街道辦事處又要去招聘新的管理人員，再對之進行新一輪的指導和培訓，造成時間和資源的浪費，同時也因為管理人員長期出于“新人上崗”的狀態，因此業務能力都不夠理想。此外，從管理人員自身的角度出發，很多管理人員明確自己不會長期做下去，因此在這里工作并沒有十分投入，三心二意，甚至應付了事，造成管理工作的遲鈍。

1.4 檔案管理工作信息化水平低。

檔案管理工作的復雜程度不言而喻，需要極大的耐心和細心，但是不可否認人腦在處理這些細微的雜事上無論如何都是有缺陷和不足的，都會有遺漏之處，因此，在檔案管理工作中現代化的信息手段和信息技術顯得尤為重要。但遺憾的是現階段我國檔案管理工作原本就沒有受到應有的關注，基礎設施問題都沒有解決，談上層建筑無非就是天方夜譚。

二、提高街道辦事處檔案管理工作能力的對策分析。

2.1 有關部門提高重視程度，加大資金投入。

街道辦事處對檔案管理工作應該有一個更加深入的認識和了解，要明確意識到檔案對于當地經濟發展的積極促進作用，同時也應該認識到檔案管理不當造成的危害，樹立正確的認識是必要且必須的，只有有了一個正確的、積極的認識和態度，才能真正將檔案管理工作重視起來。我們且不去談引進現代化的設備，提高檔案管理工作的信息化水平，但是在基礎工作上必須給檔案管理工作一個良好的安置。因此，街道辦事處應該將檔案管理納入年度經費預算，對于檔案庫的建設提上日程，做好檔案庫的防火、防蟲、防潮等工作，確保檔案信息的完整性，對相關檔案的保密、分類、安置工作要更加細心。同時在管理人員上也要花費一點心思，提高檔案管理工作人員的薪資水平和工作條件，讓其有一定的歸屬感，只有自身的權益得到了重視，管理人員獲得尊重，其工作才能投入更多的熱情。

2.2 加強對于檔案管理人員的培訓和監督。

街道辦事處檔案管理工作能力差的主要原因還是因為管理人員的能力和工作態度存在問題。因此，要想改善街道辦事處檔案管理工作能力必須要從管理人員入手。首先，街道辦事處要建立有效的激勵制度，對于有效的管理工作予以一定的褒獎，提高管理人員的工作積極性，讓其工作動力更充沛。另一方面要對管理人員進行一定的培訓，培訓的內容分為兩個部分，第一是思想，即工作態度，而是能力，即工作方法。對于管理人員，首先要讓他們明確意識自己工作的重要性，幫助其樹立正確的工作態度和責任心。其次，上層的檔案管理人員要對下層進行現場指導，提出相關建議，對下層管理人員的問題要即時解答，提高其工作能力。

2.3 提高街道辦事處檔案管理工作的信息化水平。

隨著科學技術水平的飛躍和進步，現代社會各行各業都能看到科技的足跡，檔案管理工作也不例外，人腦的有限性在面臨檔案管理事務的復雜性時，會顯得捉襟見肘，特別容易出差錯。而且，人力在處理檔案工作時即便能做到有條不紊，但是相對來說也會花費更多的時間和精力，說到底依然是一種資源的浪費。計算機在現代檔案管理工作上的應用已然十分廣泛，同時，也因為計算機技術的運用使得人力被極大地解放出來。因此，想要提高檔案管理工作能力，計算機技術知識的掌握和運用是必不可少的，管理人員應當熟練掌握計算機的相關操作，擺脫傳統工作觀念和方法的桎梏。

參考文獻：

[1]陳伙蘭：對街道檔案管理工作的幾點思考[J]. 辦公室業務，2013（10）

[2]周繼紅：街道辦事處檔案管理存在的問題及對策[J]. 黑龍江檔案，2015（5）

[3]許向文：淺析街道辦事處檔案管理信息化建設[J]. 辦公室業務，2013（10）

作者簡介：

李陌 1985年10月女漢族黑龍江佳木斯人 碩士學位現供職單位云南省昆明市盤龍區人民政府龍泉街道辦事處職稱：初級專業研究方向：檔案管理