淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率

韓秀英

（河北廣播電視臺器材購置服務中心）

摘 要：我國社會的快速發展推動了事業單位的不斷進步。事業單位辦公室的檔案管理是一項相當重要的工作。對于辦公室的檔案管理來說， 它所涉及的面比較廣， 而且也涉及較多的信息量。因此事業單位辦公室的檔案管理是一項具有較強專業性的工作。在進行辦公室的檔案管理時必須要由專業的人員來進行相應的整理、分類和收集工作。這樣才能使事業單位辦公室的檔案管理變得更加具有系統性和規范性， 進而能夠有效促進我國事業單位的快速成長。本文分析了提高辦公室檔案管理工作的效率。

關鍵詞：辦公室檔案；管理工作；效率；

檔案管理工作對于事業單位的發展是極其重要的，它能夠展現一個單位的成長過程，并能夠對其單位的未來發展以及決策進行有效的指導，而檔案管理的工作效率以及質量直接影響著辦公室的工作。各個單位必須要重視辦公室檔案的管理工作，才能夠對單位的實際情況進行全面地了解，才能夠為日后單位的發展以及決策提供可參考的依據，從而促進單位工作的有效進行。

一、必要性分析

1.提升事業單位檔案管理工作是人力資源管理的社會價值的重要體現。事業單位的檔案管理工作所具備的社會屬性，決定其應有的價值，檔案管理工作是根據國家法律，履行社會基本職能的一項基本而有重要的工作。事業單位檔案管理工作囊括極為多元化的內容，包括了事業單位員工的身份、資歷、工作表現等等基本情況，這些基本情況與事業單位員工的待遇、社會保證以及組織關系都有著密切的關系。

2.加強檔案管理是事業單位深化人力資源改革的的重要保證。受到種種歷史原因的影響，導致事業單位在檔案管理工作中存在一定的問題，例如事業單位人員冗雜，基本配置不合理，而且增設了許多社會職能較弱的機構，但是機構精簡極為困難。做好檔案管理工作對于提高事業單位行政效率，打破不合理工作狀態具有重要作用。

二、提高辦公室檔案管理工作的效率

1.要把檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程。以往的檔案管理工作都是依靠工作人員的經驗，通過各項匯報以及單位領導的指示來進行檔案工作，而這種工作模式已經不能夠適應經濟市場的新形勢，會直接影響工作質量，導致領導不能夠進行科學的指導和決策。然而作為事業單位需要重視辦公室的工作，這就需要依靠檔案管理工作。而這并不只是口頭上說說而已，需要明確工作的性質，將其列入工作計劃中，從而落實到行動上。領導的決策需要將檔案管理工作作為依據和基礎，同時，必須將檔案管理工作列為辦公室工作的一項主要職能，可以為各級行政領導在決策時作為一項可靠的依據。最重要的是檔案管理工作并不是一個獨立的部門，他需要各相關的部門進行統一的協作，為行政領導服務，進而為社會服務，使檔案工作能夠更有效地發揮最大的作用。

2.創新檔案管理服務手段，提高檔案利用效率。在我國各領域中，檔案利用效率低下的現象是一個極為普遍的現象，事業單位檔案同樣也不例外。因為事業單位對檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率低，相反，又因為檔案利用率較低，而又因影響到事業單位對檔案管理工作的重視程度。因此，事業單位應該重視起檔案開發利用工作，通過檔案管理服務手段的創新，而促進檔案利用率的提升。具體而言，事業單位可以通過內部局域網，增強網站的信息檢索功能，并模仿數字化圖書館的建立方式，提高檔案服務手段。除此之外，事業單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務系統，為用戶提供在線服務功能，以此促進檔案利用率的提升，促進事業單位檔案管理工作水平的提升。

3.推動現代化的信息技術的運用。事實上，檔案管理向信息化網絡化發展是未來的必然發展趨勢，也必然是實現檔案管理現代化的方向。所以，在實際的辦公室檔案管理工作中，應將現代化信息技術充分運用起來，切實從計算機技術、網絡技術等方面來指導檔案管理工作，實現檔案工作的現代化發展?？梢酝ㄟ^借鑒國外一些先進的檔案管理經驗，利用光盤、縮微等技術，或者聲像等技術來實現事業單位辦公室檔案工作的數字化。除此之外，還應加大對事業單位檔案管理的現代化信息技術的投入，并加快現代化管理進程的發展，以充分發揮出信息社會中檔案管理的價值。另外，必須加強事業單位檔案管理工作的經費投入，通過資金的投入，與加大宣傳力度，促進辦公室檔案管理工作的健康發展。

4.提高辦公室檔案管理人員的綜合水平。辦公室檔案管理工作水平的高低是決定事業單位發展的重要基礎，而為了更好的管理辦公室檔案，人員的因素必不可少。前面介紹過，辦公室檔案管理工作是一個系統性較強，綜合性高的工作，因此，其對于從業人員的要求也較高。事業單位必須明確好辦公室檔案管理的崗位職責，從能力與責任上來完善隊伍建設，出于崗位變動的考慮，要確保檔案管理人員的整體水平，應不斷開展能力培訓與實踐性的培訓活動，以提升檔案管理人員的能力與知識，進一步提升其管理經驗，增強責任感，扎實檔案管理的理論基礎與實踐知識，以此來確保事業單位辦公室檔案管理工作的隊伍水平。

事業單位的檔案資料記錄了事業單位的重要信息和發展歷程， 做好事業單位的檔案管理具有不可忽視的重要意義。要促進事業單位的快速發展， 事業單位的領導一定要切實重視起檔案管理的工作。要努力在檔案管理工作中選拔優秀的管理人員。這樣才能更好地推動事業單位的檔案管理工作不斷向前發展。

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