淺談辦公室秘書崗位的工作創(chuàng)新的幾點思考

郄航

（國網(wǎng)冀北電力有限公司技能培訓(xùn)中心（保定電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院））

摘 要：辦公室秘書工作內(nèi)容綜合性特征明顯，對崗位人才培養(yǎng)的要求是奉獻精神、工作高效、知識面廣、溝通協(xié)作能力強和創(chuàng)新力強等，新常態(tài)下，對辦公室秘書崗位要求和標(biāo)準(zhǔn)也不斷提高。本篇文章在此基礎(chǔ)上，主要對辦公室秘書崗位的工作創(chuàng)新內(nèi)容和方法進行研究與分析。

關(guān)鍵詞：辦公室秘書 崗位 工作創(chuàng)新 內(nèi)容 分析

不同企事業(yè)或機關(guān)機構(gòu)內(nèi)部均設(shè)有秘書崗位，主要是完成上級領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)以及一些日常行政事務(wù)性工作。現(xiàn)代社會中的辦公室秘書崗位職責(zé)不只是簡單的文秘工作，還包括綜合文稿、督察督辦、公務(wù)接待和信訪接待等工作內(nèi)容。

一、辦公室秘書崗位工作創(chuàng)新內(nèi)容

（一）關(guān)于溝通方面

辦公室秘書在工作實踐中需要努力提高與人溝通的技巧和水平，秘書在處理行政事務(wù)中與其他工作人員或來訪人員的接觸最多，在此過程中，秘書通過一定的溝通技巧將工作信息、問題處理方法和情感等內(nèi)容傳達給他人，一定程度上起到協(xié)商、協(xié)調(diào)、關(guān)愛他人的作用。關(guān)于辦公室秘書創(chuàng)新其首要前提就是在溝通方法和溝通方向上予以完善和改進，善于觀察、理性分析工作中存在的問題，根據(jù)不同溝通對象的性格，采用不同的溝通形式，提高溝通效率。[1]

（二）關(guān)于基礎(chǔ)事務(wù)

辦公室秘書在工作中需要處理的行政事務(wù)較多，在此過程中，秘書需要有條理、有秩序的安排不同事務(wù)的處理順序。辦公室秘書在處理內(nèi)部辦公事務(wù)要了解和分清事情的輕重緩急，對于上級領(lǐng)導(dǎo)傳達的指令要在規(guī)定時間內(nèi)傳達到位，而對于職工反映的問題也要在適當(dāng)?shù)膶嶋H反映給領(lǐng)導(dǎo)；而在處理外部接待訪問事務(wù)時，辦公室秘書需要做好輛車安排、食宿接待、會議安排等工作，使整體工作流程組織有序。

（三）關(guān)于工作方式

辦公室秘書工作不是單一性和機械性的工作類型，雖然秘書處理的日常事務(wù)對技術(shù)性要求不高，但是在工作實踐中要求秘書人員能夠根據(jù)自己的能力和性格，合理安排辦公適宜，并在工作方法和工作模式上予以創(chuàng)新和改進。[2]由于辦公室秘書工作不具有強制統(tǒng)一性，不同的單位機構(gòu)辦公室組織形式和工作內(nèi)容均不同，秘書在處理實際工作任務(wù)時不能生搬硬套理論模式，需要靈活變化，保證工作模式和工作內(nèi)容相適應(yīng)。

二、辦公室秘書崗位工作創(chuàng)新方法和要求

（一）做好工作規(guī)劃

辦公室秘書的工作內(nèi)容多且雜，但是要進一步提高其工作效率和工作質(zhì)量，就要在實際工作中做好工作規(guī)劃，積極樹立大局意識、服務(wù)意識。例如辦公室秘書在綜合文稿處理中可以提前與領(lǐng)導(dǎo)做好溝通工作，針對文稿中的主題內(nèi)容和需要集中表達的指導(dǎo)思想，收集相關(guān)資料，梳理思路，撰寫整體框架，添加詳細內(nèi)容，用計算機軟件如Word、Photoshop等統(tǒng)一編輯。文稿編輯完成后需要進行反復(fù)推敲和修改，同時做好文件備份，將文稿打印后交給需要人，尋求意見、再作完善，直至領(lǐng)導(dǎo)滿意為止。辦公室秘書對于不同的工作內(nèi)容做好前期規(guī)劃，需要在工作前期進行基本的思路分析，細化工作程序，從而進一步保證工作效率和工作質(zhì)量。[3]

（二）注重時效性

辦公室秘書在工作中需要嚴(yán)格遵守辦公室事務(wù)處理的基本方針政策，對于上級領(lǐng)導(dǎo)下達的指令，要及時傳達給各部門，在溝通聯(lián)系中將各部門的反饋意見再傳達給領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助管理層人員更好的制定和完善工作計劃，在此過程中尤其要注意指令傳達和意見反饋的實效性。例如在督察督辦過程中，辦公室秘書需要針對各部門的工作計劃和管理決策執(zhí)行情況展開調(diào)查和了解，對于政策執(zhí)行不力的部門要了解和記錄原因，將部門總體的工作運行情況及時、準(zhǔn)確的反映給領(lǐng)導(dǎo)。對于督察督辦中的基本信心、過程內(nèi)容、進展情況和延期、評價等情況均要記錄在冊，在規(guī)定時間內(nèi)詳盡的反饋給有關(guān)部門，為領(lǐng)導(dǎo)決策修改提供理論依據(jù)。

（三）綜合服務(wù)水平提高

辦公室秘書工作的服務(wù)性和綜合性強，在處理不同辦公事務(wù)時需要堅持制度化、規(guī)范化和科學(xué)化的原則，注重禮儀和態(tài)度，對于辦公室內(nèi)部成員要處理好關(guān)系，勤學(xué)善問，樂于請教他人和幫助他人，增強團隊力量；對于來訪外賓，則應(yīng)該做到積極熱情、禮貌大方，及時詢問其需求，在合理范圍內(nèi)為其提供周到服務(wù)。[4]例如在公務(wù)接待和信訪接待工作中，辦公室秘書應(yīng)該充分做到“快”、“實”、“勤”，快速實施招呼、接待，強化時間觀念，實事求是的記錄和反應(yīng)相關(guān)情況，并且做到以勤補拙，處處留心，隨時做好資料記錄。

結(jié)語：

辦公室秘書在協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)處理相關(guān)事務(wù)時，還需要在程序性的辦公室工作中做好其他行政服務(wù)，針對這些，需要對辦公室秘書崗位工作創(chuàng)新方法展開研究，進一步提高秘書工作效率，保證辦公室事務(wù)處理高效和優(yōu)質(zhì)。另外，辦公室秘書在工作實踐中需要堅持科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)思想，要求能夠在工作實踐中做到解放思想和實事求是，恪盡職守、提高綜合崗位能力。

參考文獻：

[1]王濤.提升企業(yè)辦公室秘書綜合素質(zhì)，助力企業(yè)發(fā)展[J].山東社會科學(xué)，2015，S2：191-192.

[2]李默穎，潘建華.辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)工作技巧及要點解析[J/OL].企業(yè)改革與管理，2016（16）.

[3]賈雪燕.辦公室秘書對檔案管理工作問題的探討[J].黑龍江史志，2014，01：106-107.

[4]皮漢萍.辦公室秘書如何提升自己的辦事能力[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，14：51-52.