實現檔案管理信息化的途徑探究

鄧琳+張文英

（平高集團檔案館）

摘 要：檔案管理信息化也可以說是一種全新的檔案管理模式，主要是在現代計算機技術以及網絡技術的基礎上進行建立，最終實現智能化以及規范化的檔案管理。現階段我國檔案管理信息化建設仍然存在諸多問題，為在真正意義上實現對檔案資源管理的信息化，必須實現對其中存在問題的有效改善。這不僅對檔案管理工作自身發展有重要意義，同時對社會以及經濟發展有積極作用。

關鍵詞：檔案管理；信息化；途徑；方法

1 檔案信息化建設的主要目標及意義

我國有多部法律法規對檔案管理工作進行規范，同時這對檔案管理工作也有一定的指導意義。《全國檔案事業發展“十五”計劃》是由我國檔案主管部門頒布，其中主要對檔案信息化建設主要目標以及意義進行明確。首先是實現檔案信息化管理標準的制定，然后借助科學技術對檔案管理應用軟件進行管理與推廣。電力文件以及電子檔案的管理力度也要不斷加強，保證電子檔案的積累以及利用。為在真正上實現對現全國檔案網絡信息的建立，必須實現對區域網絡的有效規范與聯通，最終實現構建國家信息網絡的目標。加強檔案信息資源合理配置以及科學管理是實際進行檔案信息化建設的主要目標，這不僅對檔案信息資源實現數字化與標準化有重要意義，同時還可在一定程度上促使檔案信息資源的網絡化以及系統化。

基礎設施建設、檔案信息資源建設以及應用系統建設是檔案信息化管理體系的重要組成部分，同時標準規范建設以及人才隊伍建設也在上述范圍涵蓋之內。我們可以將信息化建設進行一種形象化的比喻，這也對該項工作的重要程度進行直觀體現。上述因素與檔案資源信息化之間存在不可分割的密切關系，必須進行科學的協作才能在真正意義上進行檔案信息化體系的建設。也就說在實際進行建設時必須實現對上述因素的綜合考慮。

2 國內檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 館藏檔案存儲的問題

經過長期的實踐與發展，我國檔案管理工作已經取得顯著成就，但在實際運行中還是存在諸多問題，這對檔案管理工作的順利進行有極大的阻礙作用。在傳統的檔案信息管理工作中，紙張是檔案儲存的主要形式，磁帶、錄像帶以及部分電子文檔資料只是作為一種輔助介質存在于檔案資料管理中。紙質文件在實現永久保存以及備份時存在一定的難度，外界環境會對紙質檔案造成嚴重損壞，同時需要對空間進行大量的占用。現階段處于信息大爆炸時代，信息的不斷增多導致檔案數量也在不斷增加，在這種環境與背景之下，倉儲費用以及管理成本也在呈現出不斷增加的趨勢。

2.2 檔案管理模式的問題

現代社會科學技術在不斷發展與進步，先進的科學技術以及信息手段已經逐漸實現在生產生活各個領域的廣泛應用，這對人類社會的進步與發展有極大的促進作用。為在真正意義上實現檔案管理的信息化，必須實現對科學技術合理運用。計算機輔助管理的手動模式是現階段實際進行檔案檔案管理時主要應用的模式，其中主要包括檔案的管理、接收以及利用等。這種管理存在極大的不科學性，不僅不能實現對工作效率的有效提升，同時導致檔案資源的充分利用存在較高難度。

2.3 信息查詢困難的問題

傳統的檔案管理工作已經不能滿足時代的需求與發展，必須結合實際情況以及先進的科學技術對其進行改革與創新，這是從根本上促使檔案資源實現信息化管理。手工查詢是現階段進行檔案信息檢索的主要辦法，檢索流程從查案件目錄開始，一直到辦理相關手續結束，其中還包括是查閱文件目錄以及通知庫房調卷等。紙質文件在一定程度上加大文件檢索工作的難度。查詢的途徑不夠全、查全率低以及查準率低問題長期存在于檔案檢索工作中，也沒有得到有效的解決，最終導致文件丟失以及損壞現象的出現。

3 實現檔案管理信息化的途徑與方法

3.1 配備統一、專業的管理設備

將紙質檔案信息轉化為信息化信息.就是為了讓檔案信息變成動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡，必須配備統的管理設備。實現計算機在檔案部門的全覆蓋。利用計算機檔案管理系統可現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，有實現統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，才能為檔案管理實信息化提供硬件保障。

3.2 建立科學的安全管理制度

檔案管理的服務性決定了檔案館要盡可能多地開發檔案信息，以便提供利用，以達到檔案信息利用功能的最大化，實現檔案信息資源共享，其核心是建立完善的安全管理制度和針對信息化檔案的一整套嚴格的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患。

3.3 健全與檔案管理信息化相關的標準與規范

檔案信息化建設的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數據庫中的信息。這要求檔案數據庫中信息存儲與呈現必須實現標準化與規范化，兼顧國際標準，做到標準規范，避免檔案信息資源的重復開發、利用率低等問題，為實現檔案信息資源共享奠定基礎。

3.4 加強高素質檔案管理人員的培養和引進

檔案信息化建設的核心內容，就是開發利用檔案信息資源，并與檔案管理工作有機整合。檔案信息化建設是一門專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能，全面了解和自覺執行檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準。

4 我國檔案管理信息化建設的發展方向

隨著全球信息化、信息化技術的發展，信息的信息化可共享程度要求也越來越高。我國的檔案管理正在向著全面的信息化發展，所謂的全面信息化不僅僅是讓檔案資料成為電子化文檔，而是要利用網絡和計算機技術讓檔案信息化資料成為可利用、可開發、可共享的優質化信息資源。因此在信息化建設中應當著重建立規范的統一的信息化轉化、管理、利用的標準，以此便于信息化檔案資料能夠被合理的利用和開發。檔案管理信息化建設的發展方向是建設信息化檔案館。所謂的信息化檔案館，不是單指某一個檔案館，而是通過計算機網絡連接在一起的若干檔案館群體。

參考文獻

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