優化檔案管理辦法提高檔案管理質量

張文英+鄧琳

（平高集團檔案館）

摘 要：科技發展對檔案管理工作的影響十分深遠，這種影響主要以三大出發點展開，其一檔案管理人員對檔案知識結構層面的掌握程度，其二檔案管理人員對立檔工作的重視程度，其三檔案管理人員的綜合素質。本文重點探討了知識結構對檔案質量所產生的影響，分析了現階段檔案管理的基本管理對策，簡要介紹了檔案管理結合知識結構的重要性。

關鍵詞：檔案管理；優化方式；提升管理質量

檔案管理的初步概念是拓展管理人員自身的工作素質和知識結構領域，其概念的形成主要基于檔案管理人員的綜合業務素質?，F階段檔案中包含多元化的信息內容和個人資料，其管理模式主要建立計算機等智能設備的應用。其管理對象也隨著時代的快速發展而逐步改變，當下系統性的掌握管理知識已無法滿足現在的檔案管理要求。

1 認清蛻化，準確把握知識結構方面存在的問題

1.1 管理對象發生蛻化

隨著時代的快速發展，檔案的管理模式也隨之發生改變，尤其是對檔案管理對象出現的轉變尤為明顯。其變化形式主要是由于檔案介質變化之快，已逐步突破文件印刷的傳統格局，這種突破主要體現在檔案形式的變更。檔案介質眾多其中主要有磁帶、膠片及電介質檔案?，F階段伴隨著計算機應用的普及化，全新形式的檔案走進了人們的視野，其記錄方式相較傳統檔案更為詳細、高效，且資源信息的搜索范圍也更為廣闊，采集內容也更為全面。其中的檔案信息門類齊全，我國著名雜志編輯家比爾曼曾經說過：“當下的檔案管理形式僅是一時之需，在未來其形式將會延伸至多樣化，且以虛擬檔案為中心，虛擬檔案會隨著時間逐步替代傳統檔案的管理方式。”

1.2 管理目標發生蛻化

管理目標的蛻化主要體現在管理范圍的變更，現階段虛擬檔案的管理目標搜索目標廣，應用范圍大，其管理形式剛好符合我國當下的發展需求。而傳統檔案的管理方式則是注重對檔案信息的內容搜集，其缺陷主要是索引引擎應用范圍較小，且不符合現階段發展趨勢。檔案具備了一定程度的經濟性價值，這份價值在市場價值中逐步體現。彼時，檔案的審批進程瑣碎不堪，并且針對材料的記錄手段也非常欠缺，自立檔起便造成材料相關單位和工作人員情緒上的畏難，令工作人員逐漸產生拖延和逃避心理，且逐漸疏忽檔案資料之重要。

1.3 管理類別發生蛻化

經濟的飛速進展導致檔案類別增多，其管理措施也隨著現代化經濟建設的發展逐步規范，其審查程序也逐漸標準化。其目標形式出現的轉變致使人們重新審視起檔案的地位，檔案也從新回歸其原本面貌。其蛻化主要體現在員檔案管理者從原本保管檔案人員的身份逐漸轉變為服務員，針對這一轉變，其原有工作規劃也發生了變動，全新的規劃要求檔案業務的從業人員要在全新的管理環境下樹建樹新的服務概念，這項概念要求工作人員深入檔案材料的探究、調查。第一時間了解用戶對信息的需求以及導向，且遵從“服務至上”理念開展工作內容。

1.4 管理實踐發生蛻化

現階段人們逐漸加深依法辦事的基本概念，這項概念令人們重新審視檔案的重要性。我國法治程序主要依靠審批的性質實施行政綱領，并且依據規范化管理模式展開對信息資料盤查與獲取的操作，其核心操作項主要基于服務類別的信息和資料。國際交流日帶動了現代化經濟建設的發展，其交流核心在于對“知產權維系”下檔案管理的重視，其目的在于規范現階段的管理秩序。由此可見，檔案管理人員熟練掌握法律常識不僅有助于日常工作，同時更可充分提升自身權法意識。加深探究權法可全面提升管理人員的產權素質，管理人員應在保密規定的約束下，依法為公眾提供服務。

2 理論先行，合理構建管檔人員業務能力標準體系

2.1 業務素質要系統

做一個合格的檔案管理人員，要系統學習檔案管理的基礎理淪和專業知識，掌握檔案管理的各個環節的技能，熟悉檔案工作的政策、法規、標準、范圍及職能，還要具備一定的統籌管理能力，同時為做好檔案材料的開發和利用，還應有廣博的科學和文史知識。

2.2 法律意識要確立

檔案管理是一項法規性很強的工作，《檔案法》對檔案管理各個方面都做出了明確規定，相關的法律、法規對檔案查詢、使用的范圍、方式，涉及到個人隱私和商業秘密也做出界定。相關人員要增強檔案法律意識，堅持依法行政，推進依法治檔是否具有牢固依法管檔的意識，應該成為考評管檔人員能力素質的標準之一。

2.3 服務水平要跟上

管理人員應根據公眾的意見逐步改善自身的管理基準，這項基準主要建立在工人人員的服務形式，惟有提升檔案服務質量，建立全新的特色服務模式，才能提升檔案部的整體服務水準，也僅有服務概念逐漸賦予現代化要求，才能充分提升檔案的服務水平，致使檔案部得以延續發展。傳統服務模式缺乏主動性的特征，只有改進此問題，檔案管理人員的綜合素質才能符合服務標準。

3 學用結合，切實做到管理隊伍緣合素質的提高

3.1 繼續教育是提高的根本途徑

做好現有人員繼續教育，通過專業學歷教育、在職教育、崗位技能培訓和資格認證培訓等方法，是提高整體能力素質最根本的途徑學歷教育目標明確，課程設置系統，有利于全面提高受教育者的水平。崗位技能培訓側重于崗位所需理淪和技能訓練，為理淪更好地運用于實踐提供了可能。資格認證培訓，另一方面學到相關的業務知識。

3.2 引進高素質人才是提高的有效手段

知識經濟時代是學習的時代，在這個學習的時代里終身教育成為永恒的主題。根據需要培養人才和讓人才在實踐中成長，是提高管理隊伍綜合素質的有效方法對檔案管理人員的培訓要做到對癥下藥，避免盲目性、隨意性高素質人才的引進是提高綜合素質的最快捷、最有效的手段，也符合我國現有的人才發展戰略。

4 結論

管理人員在工作中應正視檔案管理層次的劃分，此結構正確的排序方式應依次展開排列模式，其層次劃分反映出當下管理人員知識結構導向。結構分層劃分代表了檔案管理者的全新工作態度，積極向上的工作態度可引領檔案管理工作在未來向著更好的方向發展?，F階段，幾乎在各行各業之中都能看到檔案管理者的身影，這意味著我國檔案管理模式逐漸賦予規范化。

參考文獻

[1]李振興，于清寶.建立人事檔案管理電子化，實現電子影像檔案信息共享[J].通訊世界，2017，25（04）.

[2]趙程.芻議疾控中心檔案信息化管理存在的不足及優化措施[J].辦公室業務，2017，10（03）.