檔案管理工作中存在的積壓問題和解決對策

張冬梅

（黑龍江省慶安縣黨史研究室）

摘 要：檔案作為信息資源的載體，記載著企業工作、活動、員工的具有保留價值的真實資料，是企業歷史的見證，因此在工作中有著極其重要的作用，但隨著科技信息技術的發展與在檔案管理工作中的應用，要求管理制度進行轉變，使檔案管理難度增加，檔案管理工作中的問題也顯露出來。其中，積壓問題就是檔案管理工作中的主要問題之一。面對積壓問題，需要工作人員尋找問題出現的原因，并探索問題的具體解決措施，以避免積壓問題的產生，導致影響檔案管理工作的有序性。

關鍵詞：檔案管理；積壓；對策

檔案是企業寶貴的歷史記錄，能夠為企業的追根溯源提供有力支撐，是真實、詳細、可靠的資料。隨著時間的變化，檔案記錄變得越來越多，面對大量的檔案文件，想要迅速準確地找到所需的檔案，就需要對檔案進行管理工作，檔案的管理工作要求將檔案資料按一定的順序進行整理，以便于檔案的查找與使用。但在檔案的管理工作中，積壓問題的出現會對管理工作造成混亂，增加了檔案的查找與使用難度，甚至會使檔案丟失。因此，為了使檔案充分發揮其效用，保證檔案管理工作的水平，提升管理服務質量，需要積極尋找問題的產生原因并提出有效的預防措施與解決辦法。

1 積壓問題產生原因

管理工作中積壓問題的產生原因各種各樣，可以依據環境條件將其分為主觀因素和客觀因素兩種類型進行分析。

1.1 主觀因素

1.1.1 領導不重視檔案的管理工作。許多領導認為檔案管理不重要，檔案工作就是簡單的抄寫以及保管保存，因此不將檔案部門的工作成績納入單位考核，不注重檔案管理的經費、場地、人員的落實。甚至將檔案部門與其他綜合性工作部門合并，工作人員由其他部門人員兼職工作，缺少專門經費，檔案管理設施、場地得不到改進升級。

1.1.2 檔案管理人員不重視工作。由于領導對檔案的管理工作不重視，對管理工作人員要求較低或者讓有其他工作的員工兼職，造成檔案管理人員專業水準不足，且管理人員自身也忽視檔案的管理，員工無心管理工作，使需要整理、歸檔的檔案長期得不到管理，堆放混亂。

1.1.3 缺乏完善的管理制度。管理制度是保障檔案管理有序進行的重要因素，但由于對檔案管理工作的不重視，對檔案的管理制度也缺乏需要完善的思想，沒有詳細制定對工作人員有約束力的制度，或者雖然建立了制度，但沒有落實，使規章制度成為擺設。

1.2 客觀因素

1.2.1 在短時間內進行大量的檔案資料移交工作或接受大量未經過整理的文件時，就會造成積壓問題。

1.2.2 檔案存放空間不足。由于社會的飛速發展，檔案資料的數量相較以前有著明顯的增加，而檔案文件的增加并沒有帶來相應設施的升級，庫房面積較小，檔案管理存放面積不足以完全放下越來越多的檔案。

1.2.3 管理崗位人員調動頻繁。由于檔案管理人員多數為兼職工作者，會因某些工作要求，頻繁進行調動或離職，對檔案工作的認識不夠，工作交接不清，給檔案的管理工作造成混亂，也會產生積壓問題。

2 積壓問題的預防措施

2.1 提高重視程度，完善管理制度

面對檔案的管理工作，領導與工作人員都應提高對其重視程度。做到經費專撥專用，提高任職要求，使用專業的管理人員；檔案管理人員要通過不斷學習，提升自身專業水平，認真對待檔案管理工作。建立完善的檔案管理制度，明確管理人員職責，落實規章制度。總得來說，各單位檔案管理方面的制度一定是要建立的，要通過一整套的規章制度來確保檔案管理工作的規范化、制度化。同時制定的制度要有實際操作性。例如檔案管理制度中要明確歸檔的時間節點與應歸檔期限，以及逾期歸檔應采取的措施。這樣檔案工作就有章可循、有據可依，嚴格控制歸檔時間能有效地防范積壓等現象。

2.2 增加存放空間，做好交接工作

應該正確認識和妥善做好交接工作，首先，交接雙方要對交接工作有一個充分、全面、正確的認識。做到“知無不言，言無不盡”“有疑必問，有漏必查，有缺必補”“不接糊涂賬，不接爛攤子”。其次，離任者要做好交接的準備工作，辦好交接手續。對工作中未盡事項、在辦事項、待辦事項等有關重要事項應加以文字說明，列出交接清冊。最后，各級檔案行政管理部門應加強對檔案交接工作的指導和監督。要做到及時知曉，依法監督、指導，對交接失誤者應按《檔案法》和有關條例之規定追究責任，給予相應處罰。使因交接工作而發生的積壓從根本上解決。另外，可以考慮分散或放寬征集、接收期限，避免短時間內接收量猛增。其次，增派人手集中整理，爭取在短時間內將接收檔案整理完畢。最后，短期的移交量驟增有其規律性，在管理上要有預見和總結，使檔案管理工作能夠順利開展。

3 檔案積壓的解決措施

當檔案積壓已產生時，可尋求內部集中整理和業務外包方式解決。

3.1 內部整理

首先建立專項整理小組，任命組長，確定直接負責領導。而在選擇整理小組成員時，必須有中、高級職稱專業人員參與其中。他們的工作重點在組織協調、制定標準、監督檢查。針對所要整理的檔案，結合實際研究制定出切實可行的整理方案，使整理工作有據可依，有章可循。其次，集中整理能在短時間內將檔案整理完畢，人力與財力的投入必不可少。檔案部門的人員必須參與其中，其次是相關的部門人員充分參與，共同組織進行。依據整理工作的時間要求、整理規模，核算相應的人力、財力支出，合理制定整理工作計劃。第三，由多部門、多崗位人員組成的整理小組，難免專業能力參差不齊。當專項整理工作計劃與方案制定后，應對整體參與人員進行崗前培訓。旨在通過授課或實際操作演示等方式，向組員闡明將要整理的檔案來源、存在問題、整理方案、操作要求，統一整理標準與手法。第四，全局統籌，合理分配。專項整理積壓檔案工作量極大，所以在組織工作之初就應全局統籌，而后又要合理分配。選定合適人員安排在合適崗位，申請充沛的預算應對必要的支出。

3.2 業務外包

業務外包是指企業整合利用其外部最優勢的專業化資源，從而達到降低成本，提高效率，充分發揮自身核心競爭力和增強對環境的迅速應變能力的一種管理模式。但由于檔案工作的機密性、安全性特點，檔案業務外包的提法還非常謹慎。雖然說目前一些政府機關為了把主要精力集中于核心工作上，將非核心的、次要的、技術含量低的輔助性業務以合約的方式委托給人力資源派遣的業務人員或外部專業中介服務機構辦理。

結束語

隨著社會的不斷進步，需要管理的檔案資料逐漸增加，檔案的管理工作極為重要，面對其積壓問題，需要提高工作人員重視程度，完善管理制度，制定合理有效的解決方案，減少因積壓問題給檔案管理工作帶來的不利影響，不斷促進檔案管理工作進步，充分發揮檔案的利用價值。

參考文獻

[1]袁紅.檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].黑龍江史志，2012（03）：25-26.

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