大數據時代下的檔案管理方式變革分析

李勝男

（嫩江縣疾病預防控制中心）

摘 要：檔案管理能夠為人們的智力成果起到很好的保護作用，在信息化的時代的今天，檔案管理離不開數據的收集、整理、編輯和檢索等環節，新時期經濟的快速發展給檔案管理帶來了機遇挑戰。大數據時代下的檔案管理對社會的人才管理有著很深的意義，但在實際的操作中還有很多的不足需要進行完善，使檔案管理能夠更好地為社會服務，深入挖掘潛力，讓大事故居時代下的檔案管理-為社會做出更多的貢獻。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；變革

科學技術的進步給人們的的生活帶來了便利，同時這種科技上的變革也給社會的進一步發展帶來了新的機遇與挑戰，特別是計算機行業的興起和網絡技術發展加速了信息化時代的到來，使數據信息急速膨脹，現代社會的發展離不開電子產品，電子產品是存儲資料的最佳設備，使數據時代有了爆炸式增長。檔案管理要緊跟時代步伐，與數據相結合，這樣方便快捷省時省力的方式需要推崇并要不斷完善，尤其是現在檔案管理工作正在急速增多。那么管理方式的變革迫在眉睫。

1 大數據時代的到來對檔案管理有何要求

現在的檔案管理盡管已經步入了信息化，但是還是無法跟上時代的步伐，大數據的到來給檔案管理工作帶來的了新的發展機遇，現在很多商家都在掛板住著這一新興的科技，因此現在檔案管理工作盡管很落后但也在不斷變革。

1.1 改變檔案管理的觀念

現在我國的檔案管理還比較傳統，而大數據時代下的檔案管理有兩個特點，一個是把檔案信息的范圍擴大了，不只是單純的個人檔案，有一些需要保存的文件、資料和數據等都算到了檔案中，也就是說把這些文件都數據化與網絡信息相聯系，形成電子檔案的模式，這樣檔案的整體范圍就擴大了，另一種是服務的觀念在改變，要以人為本，牢牢地把握好大眾的服務需求，讓前來辦理檔案的人們滿意舒心是現在檔案管理服務的宗旨。

1.2 提高檔案管理的技術水平

大數據的檔案管理是以技術為依托的，只有技術得以提高，檔案管理才能跟得上時代的發展步伐。傳統的檔案管理是以紙質檔案的存儲為主，檔案管理人員不需要懂任何的網絡技術，但大數據下的管理就不同了，這樣的檔案管理是在云計算的基礎上進行的，將數據技術與信息相結合，建立完整的數據系統。大數據的管理對技術手段有以下幾種要求：

1.2.1 數據的存儲量

現代社會是信息化社會對數據的存儲容量有著一定的要求，因為存儲的容量是有限的，信息的數量卻是無限的，這樣就給存儲技術帶來了極大的挑戰。同時，現在的數據形式是多種多樣的，有很多的形式還在等待著人們的挖掘，數據結構的多樣性帶來了便利的同時，也給存儲技術帶來了新的挑戰，它加大了存儲的難度，給存儲材質的選擇分類帶了極大的難題。

1.2.2 存儲的數據要確保安全

科技的進步給人們帶來了便利的同時也帶來了很多的難題，加大了存儲的容量，卻也增加了信息資源的丟失率，經常有信息泄露的情況發生，讓人們產生了極大的困擾。還有就是計算機也不是萬能的，它也會死機，出現一系列的故障，這時，計算機中存儲的數據就可能存在著丟失的風險，這樣的情況在生活中是經常能夠見到的。設備上有些丟失的資源還能進行彌補，可以進行備份，而資料在存儲的過程中需要整理與查閱，這一過程也極有可能發生泄露，即使再小心也是不能避免的，這些細節都可能被人利用。

1.2.3 數據的查閱

數據資源的查閱需要在計算機上進行，要求計算機的檢索功能集全，本身的配置要好，信息的處理能力要強，還有及時的更新，是查閱的人能及時的獲得他們想要的信息，現在的電腦反應能力還達不到這個要求，存在等待時間過長的問題，效率低下，搜索引擎的完善是必然的。

2 大數據時代下檔案管理方式的變革建議

2.1 要有明確的目標和標準

檔案管理在運用大數據時必須要弄清楚到底想從大數據中得到什么，否則就要花費大量的時間來分析數據。檔案資源太豐富，如果沒有明確的目標，就算沒有走入迷途至少也會覺得非常迷茫。因此，首先要定義使用大數據的目標和標準，之后再使用能夠解決特定問題的大數據工具。

2.2 規范檔案的管理制度

每一個國家的建設都離不開制度的約束，有科學合理的制度才能使這個社會穩健運行，同樣的檔案管理也離不開制度的約束，因此變革的第一要務就是要建立適合大數據時代下檔案管理的制度，規范管理中的操作行為，讓工作中的每個環節都能有條不紊的進行，從數據的采集、整理、上傳到計算機中每個環節都要嚴格的按制度進行，做到有章可循有法可依，讓社會的檔案管理更加的科學化合理化。

2.3 檔案管理要多方聯合發展

在大數據時代下，信息資源復雜，分類困難，檔案之間的流通存在困難，環節過多無法快速地進行資源-的傳輸，中間的環過于繁瑣，還可能使資源缺失，因此要采用計算機把檔案進行整合，這樣檔案信息在電腦上就可以完整的進行，只要進行搜索就可以得到我們想要的信息，形成一個完整的信息庫，這樣可以減少流程，節約了時間成本，讓各個機構的配合更加的默契，形成一種習慣，這樣就可以達到資源共享，促進我國檔案事業的整體發展。

2.4 提高檔案管理人員的技術水平和服務意識

文中提到大數據時代對科技有很高的要求，因為檔案的管理已經智能化信息化，因此管理人員及開發人員的技術水平都要有所提升，不斷的學習，相關部門要時常組織進修，提升工作人員的整體素質，只有不斷學習，掌握現代先進的信息技術和數據分析技術提升專業素養，在為客戶服務時才能更好的為客戶解答疑問，讓客戶因為我們的服務心情愉悅，達到客戶滿意是我們的追求，有了這樣的信念，才能更好的滿足客戶需求，為檔案事業的發展貢獻自己的一份力量。

3 結論

大數據時代的來臨，對檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰，檔案行業需要努力抓住這個機遇，同時也要嚴肅對待挑戰，隨著大數據技術的發展和完善，大數據必有廣闊的應用前景，檔案管理在大數據時代將獲得巨大的突破，檔案信息資源中蘊藏著的巨大知識寶藏將會真正得以開發和利用。并且隨著信息技術與互聯網技術的不斷發展，社會組織的海量信息衍生了巨量的數據，大數據時代的到來，給檔案管理工作中檔案資源的收集、存儲、挖掘、編輯、檢索等環節帶來了巨大的發展機遇和挑戰。在此背景下，加深對大數據的認識和分析，加強對大數據技術的應用，是提升當下乃至未來檔案管理的重要應對策略。

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