總賬系統期初余額試算不平衡的原因及對策分析

殷鳴

摘要：隨著我國經濟和科技的發展，財務軟件的應用已成為會計工作中不可或缺的部分。在軟件應用的過程中，存在著各種各樣可能出現的問題。總賬系統主要進行日常財務的核算，在整個系統中處于核心地位，而總賬系統期初余額不平衡則會直接影響后面的結果，因此本文結合暢捷通T3財務軟件，分析期初余額不平的原因，并提供與之相對應的解決方法。

關鍵詞：總賬系統；期初余額；不平衡；原因

在暢捷通T3財務軟件使用過程中，每個系統在第一次使用時，都需要根據本單位業務性質和管理要求進行設置，這個過程就稱之為系統初始化。總賬系統初始化過程中，不可或缺的一個內容就是期初余額錄入，期初余額試算不平衡會對后續的處理產生直接影響，比如記賬、結賬無法進行，財務報表數據錯誤等等。因此，財務軟件用戶在出現期初余額試算不平衡時，應及時找到原因并更正錯誤的數據，以保證財務工作順利進行。

一、試算平衡的概念

在暢捷通T3財務軟件總賬系統中，在期初余額錄入的界面，提供了一個“試算”功能，點擊之后會出現兩種結果：試算平衡與試算不平衡。

試算平衡，是指在借貸記賬法下，利用借貸發生額和期末余額（期初余額）的平衡原理，檢查賬戶記錄是否正確的一種方法。試算平衡的理論基礎就是會計基本恒等式，即“資產=負債+所有者權益”。試算平衡包括發生額試算平衡和余額試算平衡兩種。

二、總賬系統期初余額試算結果不平衡的原因

1.金額錄入錯誤。在錄入期初余額的過程中，由于操作員的疏忽，錄入的金額有誤，或是將金額多錄漏錄都會導致期初余額試算不平。

2.不當修改引起的錯誤。基礎設置中的操作不完善，錄入期初余額后發現錯誤的不當修改會導致期初余額錯誤。

3.科目屬性設置錯誤。在對科目進行增添時，若科目性質設置錯誤也會導致期初余額試算不平。

三、解決總賬系統期初余額不平衡的方法

1.金額錄入錯誤的修改。

（1）末級科目金額錯誤。

例1：期初余額試算不平衡后，發現短期借款科目的期初余額為10 000元，實際應為100 000元。

修改方法：進入“總賬”——“設置”——“期初余額”窗口，找到末級科目“短期借款”。雙擊其對應的期初余額一欄數據，刪除原數據“10 000”，錄入“100 000”，按回車鍵即可。

（2）非末級科目金額錯誤銀行存款是非末級科目，其期初余額是由系統根據其下級科目自動匯總而來，因此需檢查其末級科目的期初余額并加以修改。

例2：期初余額試算不平衡后，發現銀行存款科目的期初余額為211 075元，實際應為211 057元。

修改方法：進入 “期初余額”窗口，發現其下設科目只有銀行存款——人民幣，但其金額錄入錯誤。雙擊其對應的期初余額一欄數據，刪除原數據“211 075”，錄入“211 057”，按回車鍵后，系統自動將銀行存款科目的期初余額修改為“211 057”。

（3）有輔助核算的科目金額錯誤。有輔助核算的科目期初余額錯誤需雙擊進入輔助核算窗口，修改其金額。

例3：期初余額試算不平衡后，發現應收賬款科目輔助核算為客戶往來，期初余額為17 750元，實際應為17 550元。

修改方法：進入 “期初余額”窗口，找到應收賬款科目，雙擊對應的期初余額欄，刪除金額欄原數據“17 750”，修改為“17 550”，按回車鍵，點擊退出即可。

2.不當修改引起的錯誤。期初余額試算不平衡后，操作員發現是由于前期的基礎設置錯誤，在未對期初余額進行修改的情況下，直接去修改基礎設置中的問題，導致數據錯誤更多。

例4：期初余額試算不平衡后，發現應付賬款科目輔助核算供應商往來未選，直接錄入了期初余額3 510元。隨后直接進入“基礎設置”——“財務”——“會計科目”中修改其輔助核算，并在期初余額中增加了應付賬款的期初輔助資料。

修改方法：

第一步，進入“期初余額”窗口，雙擊應付賬款期初余額欄，刪除金額欄原數據；

第二步，進入“會計科目”，取消應付賬款科目輔助核算“供應商往來”；

第三步，進入“期初余額”窗口，找到應付賬款科目，刪除之前錯誤錄入的期初余額；

第四步，進入“會計科目”，勾選應付賬款科目輔助核算“供應商往來”；

第五步，進入“期初余額”窗口，雙擊應付賬款期初余額欄，錄入輔助核算數據資料，按回車鍵，點擊退出即可。

3.科目屬性設置錯誤。例5：期初余額試算不平衡后，發現壞賬準備科目方向為借方，而正確的應為貸方。

修改方法：

第一步，進入“期初余額”窗口，找到壞賬準備期初余額，雙擊金額欄，刪除已錄入的數據“2 000”；

第二步，進入“會計科目”，修改壞賬準備科目的性質為貸方；

第三步，進入“期初余額”窗口，錄入壞賬準備期初余額“2 000”，按回車鍵即可。

在總賬系統中，期初余額的錄入工作非常重要。數據之間的關系是環環相扣的，前有基礎設置，后有憑證、賬簿、報表。當一個環節出現錯誤就會引起一系列的問題，因此操作員在錄入期初余額時，應謹慎細致，盡量不要出現差錯。當然，如果出現試算不平衡時，要仔細分析原因，用正確的方法解決錄入時出現的各種問題，以保證財務工作的順利進行。

參考文獻：

[1]李伯興，周建龍.會計學基礎.北京：中國財政經濟出版社，2012.

[2]汪剛，付奎亮.會計信息化實用教程.清華大學出版社，2014.